Инструкция: как вести карточку учета страховых взносов

Карточка учета страховых взносов: что это и зачем нужна

Этот учетный документ необходим для организации персонифицированного учета доходов, начисленных работодателем в пользу каждого застрахованного лица, и начисленных сумм обязательных страховых платежей.

В связи со слиянием с 1 января 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд надо вести карточки учета по взносам по новым правилам, так как часть информации образца 2022 года уже неактуальна.

Для информации: отличия камеральной проверки и выездной проверки

Какая форма карточки применяется

Утвержденной формы нет, хотя требования НК по учету всех видов вознаграждений, выплачиваемых каждому застрахованному лицу, и сумм обязательных страховых начислений предполагают наличие у работодателя такого документа.

Почти 10 лет назад ПФР и ФСС, объединив усилия, совместно выпустили письмо от 09.12.2014, в котором рекомендовали разработанную ими сводную карточку учета сумм страховых взносов на ОПС, ОМС и ОСС.

Понятно, что сейчас этот бланк в изначальном виде уже неприменим, учитывая последние (и даже предпоследние) изменения. Но, при желании, его можно осовременить и приспособить к потребностям предприятия или ИП.

Разработка и утверждение собственной формы

Все бухгалтерские программы реализовали персонифицированный учет доходов физических лиц и начисленных обязательных платежей, так что жаль терять время на разработку собственной формы.

Но если работодателя чем-то не устраивает карточка индивидуального учета в 1С или другой бухгалтерской программе, он вправе создать собственный бланк.

Не важно, как его назовут, но очень важно, чтобы форма содержала следующую информацию:

• наименование организации-страхователя (ИП);
• Ф.И.О. застрахованного лица, его гражданство, ИНН и СНИЛС;
• суммы начисленных в его пользу доходов помесячно и нарастающим итогом;
• базу для начисления страховых взносов помесячно и нарастающим итогом, с учетом предельной величины;
• сумму начисленных обязательных страховых платежей помесячно и нарастающим итогом;
• наименование должности, Ф.И.О. и подпись лица, ответственного за составление формы.

Как заполнять карточку

Бухгалтерская программа формирует отчеты на основании данных, которые в нее заложили сотрудники бухгалтерской службы.

Да, господин директор, бухгалтер — это не тот, кто получает готовый результат, нажав на кнопку. А тот, кто скрупулезно собирает и готовит точные и корректные данные, которые потом и обрабатывает программа.

Фактически формирование карточки по обязательным страховым платежам начинается с момента первого начисления дохода сотруднику или исполнителю по договору ГПХ. Мы уже упоминали, как отражать взносы в карточках учета взносов, — так же, как и доходы, — ежемесячно и нарастающим итогом. Вот пример:

При достижении предельной базы применяемый страховой тариф снижается с 30 до 15,1%. Напомним, что в 2023 году установлена единая предельная база для исчисления взносов — 1 917 000 рублей.

Для сведения: сроки уплаты страховых взносов для бюджетных организаций

Кто подписывает карточку учета страховых взносов

Как правило, главный бухгалтер, но это не обязательно. Подписать документ имеет право сотрудник, полномочия которого подтверждены приказом, распоряжением по предприятию или доверенностью.

Но подписать (сейчас не про ЭЦП) возможно только бумажный документ, а надо ли распечатывать карточки учета страховых взносов или достаточно вести их в электронном виде?

Законодатель не требует обязательного наличия бумажной формы документа. Формировать карточки (или иной разработанный страхователем для этой цели документ) необходимо, чтобы соблюсти требования НК. А вот печатать их совершенно не обязательно. По крайней мере, пока их не затребовали налоговики для проверки.

Может пригодиться: как вести бухгалтерский учет единого налогового платежа