Образец счета-фактуры в 2026 году: новые правила заполнения и тонкости

Что такое счет-фактура и для чего он нужен

Подробный ответ на вопрос, что такое счет-фактура, дан в статье 169 Налогового кодекса:

Это документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету.

Понятие «счет» часто используют для определения документа оплаты, который продавец предъявляет покупателю. Официально закрепленного определения «счет» в нормативных документах нет. Его выставляют как на уже отгруженную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги), так и на авансирование (предоплату). Счет на оплату не является документом, на основании которого оформляется вычет по НДС. Счет — это форма, которую определяет сама организация.

Узнайте, в чем разница между счетом и счетом-фактурой

Тогда что же такое счет-фактура? Это и есть документ для подтверждения вычета по НДС, который продавец заплатил и включил в стоимость товаров, работ или услуг (п. 1 ст. 169 НК РФ). Простыми словами, СЧФ подтверждает право покупателя уменьшить свой налог к уплате на сумму входного НДС.

Кроме того, счет-фактура — это основа для налоговой отчетности. Данные из всех выставленных и полученных СЧФ регистрируются в книгах продаж и покупок, а затем по ним заполняется НДС-декларация и рассчитывается итоговая сумма налога к уплате или возмещению. Именно поэтому так важно правильно заполнять счета-фактуры. Ошибки в обязательных реквизитах и расчетах могут привести к искажению отчетности и отказу в НДС-вычетах. А за систематическое непредставление счетов-фактур или грубые нарушения при их оформлении продавцов привлекают к налоговой ответственности по статье 120 НК РФ.

Какой бланк использовать для заполнения счета-фактуры

Актуальная форма счет-фактуры в 2026 году утверждена постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 — в приложении № 1. Для заполнения СЧФ надо использовать только этот бланк: изменять или удалять обязательные реквизиты нельзя. А вот включать дополнительные реквизиты не запрещено, главное — сохранить унифицированную форму СЧФ. Электронный счет-фактуру заполняем только по правилам, указанным в Приказе Минфина № 14н от 05.02.2021.

Вот так выглядит бланк новой счет-фактуры 2026 в Ворде для заполнения в том случае, если реализуется товар, не подлежащий прослеживаемости:

В каких случаях заполняют счет-фактуру

Составлять и передавать счет-фактуру обязан продавец — плательщик НДС — при совершении любых операций, облагаемых этим налогом на территории РФ (п. 3 ст. 169 НК РФ). А вот покажем еще случаи, когда надо обязательно составить НДС:

1. При получении аванса в счет предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав (п. 3 ст. 168 НК РФ).
2. При освобождении от обязанностей плательщика НДС (к примеру, по ст. 145, 145.1 НК РФ), если операция не подпадает под освобождение. В таком случае выставляют СЧФ с пометкой «Без НДС» (п. 5 ст. 168 НК РФ).
3. При выполнении обязанностей налогового НДС-агента. К примеру, при покупке товаров в России у иностранной организации, которая не состоит на налоговом учете в РФ. В этом агент выставляет СЧФ самому себе и таким образом подтверждает право на вычет (п. 1, 2 ст. 161, п. 3 ст. 168 НК РФ).
4. При совершении операций по договору комиссии или агентского договора. Посредник, который действует от своего имени в интересах принципала-плательщика НДС, обязан выставить СЧФ как при покупке, так и при реализации товаров, работ, услуг.
5. Для строителей и экспедиторов. Застройщики, заказчики, выполняющие их функции, и экспедиторы, привлекающие третьих лиц, выставляют СЧФ клиенту на стоимость выполненных работ или услуг (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).
6. При экспорте товаров в ЕАЭС, даже если продукция освобождена от НДС по ст. 149 НК РФ (пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Когда можно не выставлять счета-фактуры

Вот когда продавец не должен выставлять СЧФ:

1. Операция не облагается НДС. К примеру, если место реализации находится за пределами РФ (ст. 146, 147, 148 НК РФ).
2. Операция освобождена от НДС по ст. 149 НК РФ. К примеру, продажа медицинских товаров или услуг. Но есть исключение: при экспорте льготных товаров ЕАЭС надо выставить счет-фактуру с нулевой ставкой (пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ).
3. Продавец применяет ПСН. По операциям в рамках патента СЧФ в общем случае не выставляются (п. 11 ст. 346.43 НК РФ). Исключение: ИП на патенте выступает посредником в сделке и проводит операции от своего имени в интересах принципала-плательщика НДС, СЧФ все же придется составить.
4. Продавец применяет УСН или ЕСХН и освобожден от обязанностей плательщика НДС (п. 5 ст. 168 НК РФ). Сельхозпроизводители вправе оформить освобождение, если их годовой доход не превышает 60 млн рублей. Упрощенцы автоматически освобождаются от НДС, если их доходы за 2025-й или в течение 2026 г. не превышают 20 млн рублей. Далее необлагаемый порог снизится: в 2027 году до 15 млн рублей и в 2028-м до 10 млн рублей.

А вот когда продавец сможет не составлять СЧФ:

1. Покупатель не является плательщиком НДС и не принимает налог к вычету. Но надо письменно согласовать с ним отказ от получения СЧФ (к примеру, в договоре). И еще важный момент: это требование не распространяется на реализацию товаров, подлежащих прослеживаемости, по ним всегда требуется СЧФ.
2. Покупатель — физлицо (не ИП) и приобретает товары, работы, услуги для личных нужд.
3. Иностранная организация оказывает электронные услуги физлицам (не ИП) в РФ или продает им товары через электронные площадки. Это правило не применяется, если услуги оказывают через российское обособленное подразделение (ст. 174.2, 174.3 НК РФ).

Когда выставляют авансовый счет-фактуру

СЧФ составляется в течение 5 рабочих дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ и услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Но если вы получили предоплату по любой облагаемой операции, то обязаны составить авансовый СЧФ по той же форме и в том же порядке, что и обычный, отгрузочный.

Если у покупателя есть авансовый счет-фактура, то он сможет заявить НДС-вычет. А у продавца полученный аванс формирует базу для расчета налога на добавленную стоимость.

Покажу на примерах.

Пример 1. Организация 03.07.2026 получила предоплату в счет будущей поставки. А отгрузку покупателю произвели 31.07.2026

Наиболее ранняя дата — поступление предоплаты, поэтому в июле составят два СЧФ:

• № 1 от 03.07.2026 — авансовый счет-фактура;
• № 2 от 31.07.2026 — отгрузочный счет-фактура.

Эти документы продавец зарегистрирует в книге продаж за июль 2026 г. Авансовый счет-фактура № 1 от 03.07.2026 при восстановлении налога регистрируется в книге покупок датой, когда произойдет фактическая отгрузка, то есть 31.07.2026. В итоге за июль к уплате в бюджет получится только НДС из отгрузочного СЧФ.

Пример 2. Отгрузка произведена 31.07.2026. Оплата поступила 10.08.2026

Поскольку наиболее ранняя из дат — дата отгрузки, составляется один, отгрузочный СЧФ.

Счет-фактуру на аванс не составляют во всех перечисленных выше случаях-исключениях (смотрим предыдущий раздел) и дополнительно при:

• использовании освобождения от НДС по ст. 145, 145.1 НК РФ;
• авансировании под поставку с длительным производственным циклом (более 6 месяцев), если налоговая база определяется только на дату отгрузки (п. 13 ст. 167 НК РФ);
• авансах по операциям, облагаемым по ставке 0 %.

Подробнее: как составлять счет-фактуру на аванс

Как заполнить счет-фактуру: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заполняем шапку счета-фактуры

1. Строки 1 и 1а. Указываем порядковый номер и дату счета-фактуры. В строке 1а при первичном оформлении ставим прочерк, при исправлении — номер и дату уточненного документа.
2. Строки 2, 2а, 2б. Вносим полное наименование, адрес, ИНН и КПП продавца.
3. Строки 3 и 4. Заполняем только при отгрузке товаров. Указываем наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. При реализации работ, услуг или для авансового СЧФ ставим прочерки.
4. Строка 5. Указываем номер и дату платежного поручения — можете проставить последние 3 цифры, если это не «000». А если получили аванс наличкой, то ставим реквизиты кассового чека. Когда предоплаты не было или провели безденежный расчет, ставим прочерк.
5. Строка 5а. Указываем наименование, номер и дату документа об отгрузке — к примеру, накладная. Если документов несколько, то перечисляем их через точку с запятой.
6. Строки 6, 6а, 6б. Вносим полное наименование, адрес, ИНН и КПП покупателя.
7. Строка 7. Указываем наименование валюты и ее цифровой код. Если расчеты в рублях, то пишем: «Российский рубль, 643». По правилам валюта едина для всего счета-фактуры.
8. Строка 8. Заполняем только при наличии идентификатора госконтракта, договора о субсидии или взноса в уставный капитал. В остальных случаях оставляем пустой.

Шаг 2. Заполняем табличную часть счета-фактуры

Для каждого товара, работы или услуги надо заполнить отдельную строку СЧФ. А что именно ставить в графах документа, покажу в таблице:

Шаг 3. Завершаем заполнение и подписываем счет-фактуру

Сначала проверяем незаполненные поля: ставить прочерки надо только в строго определенных случаях — они описаны в правилах № 1137. Но прочерки в других полях не станут основанием для отказа в вычете.

После проверки всех данных СЧФ подписывает руководитель или уполномоченное им лицо. Подпись главного бухгалтера необязательна, но если в штате есть главбух, то он может расписаться в СЧФ.

В каких случаях составляется корректировочный счет-фактура

Корректировочный счет-фактура выставляется, если уже после отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг по соглашению сторон изменилась их итоговая стоимость: цена, количество или и то, и другое (п. 3 ст. 168, ст. 169, п. 10 ст. 172 НК РФ). Продавец и покупатель обязаны документально оформить это изменение и скорректировать сумму НДС.

Корректировочный СЧФ составляется при любом изменении стоимости:

• уменьшение стоимости — к примеру, из-за скидки или возврата части товара;
• увеличение стоимости — к примеру, допоставка, повышение цены;
• комбинированное изменение при одновременном увеличении по одним позициям и уменьшении по другим.

А вот когда корректировочный счет-фактура не выставляется:

1. При исправлении ошибок в первоначальном СЧФ. Если в исходном счете-фактуре допущена опечатка, арифметическая ошибка или неверно указано наименование товара, то надо выставить не корректировочный, а исправленный счет-фактуру.
2. При аннулирование операции. Если СЧФ выставили по операции, которая в итоге не состоялась, — его надо не корректировать, а полностью отменить через регистрацию в книге продаж с пометкой об аннулировании.

И немного об отдельных реквизитах

Если неправильно пронумеровали СЧФ — это не основание для отказа в вычете НДС, поскольку присвоенные не в хронологическом порядке номера не мешают налоговикам идентифицировать стороны и предмет сделки. Если обнаружили сбой в нумерации, то, чтобы избежать возможных претензий, составьте бухгалтерскую справку и укажите причины нарушения хронологии в присвоении номеров. Приложите эту справку к книге продаж. И хотя ответственность за нарушение нумерации законодательством не установлена, справка напомнит, почему в этом месяце (квартале) присвоена такая нумерация.

Некоторые реквизиты содержат такие показатели, для которых необходимо применять коды единиц измерения. К ним относятся:

• наименование валюты;
• единицы измерения отгруженных товаров, выполненных работ и оказанных услуг;
• страна происхождения.

Надо знать: что будет, если не указать единицу измерения в счете-фактуре

Заполняйте кодировки в строгом соответствии с действующими общероссискими классификаторами.

Счет-фактура: вопросы и ответы