Как рассчитать, выплатить и провести больничный за счет работодателя организациям и ИП на УСН

Больничный за счет работодателя при УСН: ключевое

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие упрощенную систему налогообложения, обязаны выплачивать сотрудникам пособия по временной утрате трудоспособности в общем порядке.

Это — первые три дня заболевания. Их компания (ИП) оплачивает из собственного бюджета.

Надо знать: в какие сроки должен быть оплачен больничный лист

Больничный лист рассчитывается, исходя из заработка сотрудника за предыдущие два года. При расчете учитываются ограничения. В 2026 году минимальный дневной размер пособия составляет 890,73 рубля.

Для включения в расходы по УСН ориентируйтесь на максимальный дневной размер пособия по временной нетрудоспособности. Он в 2026 году равен:

• 6827,40 руб. — при стаже работы более 8 лет;
• 5461,92 руб. — при стаже 5–8 лет;
• 4096,44 — при стаже до 5 лет.

Сумму, выплаченную работникам, «упрощенец» вправе принять к вычету (УСН «Доходы») или включить в расходы (УСН «Доходы минус расходы»). Но вычет при расчете налогооблагаемой базы положен только в размере, предусмотренном законодательством. Работодатель вправе выплатить большую сумму, но принять ее к вычету не получится. Остальная сумма — доплата — не уменьшает налогооблагаемую базу. Но если работодатель включит такую доплату в коллективный договор, то она будет учитываться как оплата труда.

Как учесть оплату больничного за счет работодателя при УСН «Доходы»

Пример.

Компания работает на УСН «Доходы» и уплачивает «упрощенный налог» в размере 6 %. За 1-й квартал 2026 года ею:

• получен доход в размере 300 000 рублей;
• уплачены страховые взносы на сумму 24 000 рублей;
• оплачены первые 3 дня больничного листа сотруднику в размере 6000 рублей.

Сумма авансового платежа за 1-й квартал составила:

300 000 * 6 % = 18 000 рублей.

50 % от этой суммы составит 9000 рублей. Вычет, на который может рассчитывать организация, складывается из страховых взносов и оплаты по ЭЛН за счет работодателя. Это — 24 000 рублей (взносы) + 6000 рублей (пособие) = 30 000 рублей. Это более 50 % от рассчитанного налога.

Уменьшить налогооблагаемую базу по УСН компания вправе только на 18 000 рублей.

Узнайте:

• как оплатить больничный лист совместителю;
• как оплачивается больничный лист после увольнения.

Как учесть оплату больничного за счет работодателя при УСН «Доходы минус расходы»

За первые три дня временной нетрудоспособности пособие выплачивается организацией за собственный счет и учитывается в составе расходов, если применяется упрощенная система налогообложения с объектом «Доходы минус расходы». Остальные дни оплачиваются за счет Фонда социального страхования и не учитываются в налоговой базе по единому налогу. Затраты на финансирование указанных выплат у организации отсутствуют, согласно статье 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16, пункту 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ и Письму Министерства финансов РФ от 08.11.2011 № 03-11-06/2/154.

Пример.

ИП применяет УСН «Доходы минус расходы». За 1-й квартал 2026 года предприниматель получил:

• доход в размере 1 000 000 рублей;
• произвел расходы на сумму 800 000 рублей.

В расходы он включил пособие по временной нетрудоспособности, выплаченное сотрудникам:

1. Коммерческому директору было выплачено фактически по ЭЛН — 25 000 рублей. В расходы вошло только 20 482,20 (6827,4 * 3) рублей. Сумма рассчитана, исходя из максимального дневного размера больничного, установленного на 2026 год.
2. Продавцу было выплачено по ЭЛН 8000 рублей. Это сумма вошла в расход полностью, так как не превышает предельной величины и рассчитана, согласно нормам действующего законодательства.

При «упрощенке» с объектом «Доходы минус расходы» не действует правило 50 %. В расходы включается вся сумма выплаченных пособий. Но только та часть, которая является пособием, а не доплатой.

На заметку: что делать, если СФР задерживает часть больничного, оплачиваемую работодателем