Какие покупки можно оплачивать бизнес-картами и как это делать правильно
Недавно ко мне обратился клиент в связи с тем, что часть оплаты по корпоративной карте признали нецелевыми расходами, а к компании возникли вопросы у налоговой инспекции. Разобравшись, я увидел типичную ошибку — не все покупки можно оплачивать с расчетного счета через бизнес-карту. Рассмотрим подробнее, на что обратить внимание, чтобы расходы по бизнес-карте не привели к проблемам.
В чем суть бизнес-карты
Бизнес-карта — технически такой же платежный инструмент, которым пользуются физические лица для личных расходов, но с одним ключевым отличием: корпоративная карта привязана к расчетному счету индивидуального предпринимателя или организации, а не к личному банковскому счету гражданина. Денежные средства на ней принадлежат не лично тому человеку, который ею пользуется, а компании или ИП. Это платежное средство выдается как самому предпринимателю или руководителю организации, так и уполномоченным сотрудникам, которые вправе ею пользоваться.
Ключевой особенностью такого платежного инструмента является целевой характер использования: каждая транзакция фиксируется в выписке по расчетному счету и должна быть подтверждена документально для целей налогообложения и банковского контроля.
Как оплачивать покупки бизнес-картой
Использование бизнес-карты подчиняется стандартным правилам безналичных расчетов, но имеет специфические ограничения и обязательства, напрямую связанные с целевым характером расходования средств организации или ИП.
Какие покупки можно оплачивать, а какие нет
Чтобы понять, в каких ситуациях допустимо пользоваться и оплачивать покупки корпоративным «пластиком», а в каких целесообразно воздержаться, необходимо руководствоваться положениями Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ и ст. 252 НК РФ. Во-первых, расходы должны являться экономически обоснованными и направленными на получение дохода, а во-вторых, иметь подтверждающие первичные документы.
Допустимые категории покупок следующие:
- Затраты на основную деятельность: покупка сырья, материалов для производства, офисного и производственного оборудования, оплата услуг подрядчиков, поставщиков и т.д.
- Административные и коммунальные расходы: оплата корпоративной связи, аренды офисных помещений, коммунальных платежей.
- Командировочные издержки: покупка билетов на самолёт, поезд или автобус, бронирование гостиниц, оплата питания в рабочих поездках.
- Представительские расходы: организация деловых встреч с партнерами, проведение корпоративных мероприятий, оплата ресторанов при переговорах с клиентами.
- Транспортные издержки: покупка топлива для корпоративных автомобилей, ТО и ремонт транспорта, автомойка служебных машин.
Не следует оплачивать подобным способом налоги, страховые взносы и прочие обязательные платежи в бюджет: их следует оплачивать только с расчетного счета безналичным переводом. Кроме того, «под запретом» и заработная плата сотрудников, и социальные выплаты.
Как оплачивать товары бизнес-картой оффлайн
Чтобы оплачивать покупки с корпоративного счета таким способом в обычных магазинах, следуйте простому алгоритму:
Шаг 1. Предъявление
Передайте платежное средство кассиру или вставьте его в платежный терминал для покупки.
Шаг 2. Подтверждение транзакции
Введите PIN-код или используйте бесконтактную оплату, если сумма покупки не превышает лимит.
Шаг 3. Получение чека
Обязательно возьмите кассовый чек и чек от терминала. Эти документы подтверждают расход и необходимы для отчётности перед бухгалтерией.
Подробнее: как подтверждать расходы по корпоративной карте
Как платить бизнес-картой в интернет-магазинах
Пользоваться бизнес-картой допустимо и для оплаты покупок в онлайн-магазинах. Для этого необходимо:
- Ввести реквизиты: укажите номер, срок действия, имя держателя и CVV-код с обратной стороны.
- Подтвердить покупку через смс-код, который банк направит на привязанный номер телефона.
После завершения транзакции обязательно сохраните электронный чек и при необходимости распечатайте его для приложения к авансовому отчету.
Как отчитываться за расходы по бизнес-карте
Перед тем как начать пользоваться бизнес-картой для оплаты покупок, рекомендуется оформить внутренний локальный акт (приказ или положение), который приравнивает средства на ней к подотчётным и определяет порядок её использования сотрудниками.
Узнайте, как работать с подотчетными лицами
Все операции по корпоративному «пластику» должны отражаться в авансовом отчете. К нему прилагаются все чеки, квитанции и первичные документы, подтверждающие целевое использование средств. Можете использовать унифицированную форму № АО-1, но она не является обязательной. Компания вправе разработать собственный формат авансового отчета. Авансовый отчет утверждается руководителем организации или ИП. Дата утверждения критически важна, так как расходы по бизнес-карте признаются для целей налогового учета именно на дату утверждения авансового отчета.
Для бухгалтерского учета необходимо учитывать, что операции по бизнес-картам отражаются на бухгалтерском счете:
- 51 «Расчетные счета» — если присутствует привязка к основному расчетному счету;
- 55 «Специальные счета в банках», если открыт специальный счет.
Оплата покупок бизнес-картой: частые вопросы
-
Можно ли пользоваться бизнес-картой для личных покупок учредителя или ИП?
Нет, таким способом запрещено оплачивать личные расходы как руководства, так и сотрудников.
-
Можно ли снимать наличные с корпоративной карты?
Технически можно, но крайне не рекомендуется. Частое и крупное обналичивание привлекает внимание банка и может привести к блокировке расчетного счета по 115-ФЗ.
-
Нужно ли вести авансовый отчет, если покупки совершает сам руководитель?
Да, авансовый отчет необходим в любом случае, даже если покупки совершает директор или сам ИП.