Сервис ЭДО с физлицами и самозанятыми. Контур. Сайн: подробный обзор от ppt.ru

Когда я задумалась о переходе на ЭДО, первым делом изучила рынок предложений — на тот момент оказалось около 5 различных сервисов, с помощью которых можно было наладить ЭДО с физическими лицами (как самозанятыми, так и нет). В итоге я выбрала для нас Контур. Сайн.

Главными аргументами в пользу конкретно этого продукта для ЭДО от Контура стали в итоге такие:

1. Сервис ЭДО Контур. Сайн выглядит просто и удобно. Мне нужна была простая система без наворотов. Сайн именно такой.
2. Компания Контур — известный разработчик, и всё, что она делает, обычно неплохо.
3. У компании Контур очень вменяемая техническая поддержка. Это отдельная проблема для многих разработчиков софта — попытка решить свои проблемы через техподдержку. Иногда (не буду называть имен и показывать пальцем) складывается впечатление, что задача сотрудника поддержки — не помочь клиенту разобраться, а доказать тому, что тот идиот. У Контура с этим все по-другому.

И вот я работаю с Контур. Сайн уже третий год. Сейчас я вам всё расскажу.

Что такое Контур. Сайн, и что он умеет

Это онлайн-сервис для электронного документооборота с физическими лицами. Интересно, что по закону ИП тоже является физлицом, но в терминах Контура он — юрлицо. Так что ЭДО с ИП настроить в Сайне не получится.

Мы используем его для подписания:

• договоров;
• допсоглашений;
• актов;
• соглашений о расторжении договоров.

Важны три момента:

1. Речь идет только о физлицах по договорам ГПХ. С трудовыми договорами Сайн не работает. Также в нем нельзя вести ЭДО с другими юрлицами и ИП: для этого у Контура есть отдельный сервис — Диадок.
2. Просто физлица или самозанятые — не важно, через Сайн подписывать документы можете и с теми, и с другими.
3. За пользование сервисом платит компания, которая заключает договоры. Физлица-контрагенты доступ получают бесплатно.

Преимущества использования Контур. Сайн

Я для себя выделила такие:

Первое. Весь бумажный документооборот переводится в юридически значимый электронный. Это колоссальное сокращение временных затрат!

Предположим, у меня есть 30 контрагентов, с которыми я раз в год заключаю договоры, а потом 6–10 месяцев в году они мне оказывают услуги, мы закрываем эти оказанные услуги актами выполненных работ. После чего акты нужно: 1) распечатать; 2) подписать и поставить печать организации; 3) вложить их в конверты, купить марки, написать адреса; 4) сходить на почту и все их отправить; 5) забрать чеки с почты с трек-номерами; 6) каждому контрагенту отправить трек-номер письма для отслеживания.

Дальше всё происходит обычно ещё веселее: из 30 человек 4–5 пропустят уведомления о письме, а треки потеряют. Письма ко мне вернутся, и мне придется заново проходить весь этот путь, попутно ругаясь про себя на недобросовестных контрагентов.

И так происходит 6–10 раз в год. А иногда и 12, если услуги — ежемесячные.

С ЭДО Контура весь процесс занимает около 1–2 часов в месяц: 1) загрузить в систему документы на подпись; 2) разослать контрагентам ссылку на подписание; 3) скачать подписанные документы. Последний шаг необязателен: нужный документ навсегда останется в Контуре, скачаем, когда потребуется... Но мой юрист — Плюшкин (в хорошем смысле), он любит всё держать в своем компьютере. Мало ли что...

Второе. Это не так дорого, как кажется. В ноябре 2024 года я оплатила Контуру новый счет: 500 документов за 13 192 рубля (со скидкой). Получается, что подписание 1 документа стоит 26 рублей (13 192 делим на 500). Это соизмеримо с печатными и почтовыми расходами (даже немного дешевле).

Третье. Для наших контрагентов — физических лиц работа в Контур. Сайн бесплатная: все затраты наша компания берет на себя.

Четвертое. Для работы в Сайне нужны простые варианты электронной подписи — они формируются через Госуслуги: и для физлиц-контрагентов, и для сотрудников нашей компании, у которых есть право подписи в Контур. Сайн. Это означает отсутствие лишних трат на выпуск УКЭП или КЭП. Да и оперативность выше: подпись через Госуслуги формируется примерно за 10–30 минут.

Пятое. Интерфейс системы очень простой, заблудиться невозможно.

Шестое. Весь архив документов там доступен всегда.

Седьмое. Это онлайн-сервис, войти в него можете с любого компьютера. И у себя ничего устанавливать не надо: ни ключи, ни криптозащиту.

Что умеет Контур. Сайн

Функционал максимально прост. В сервисе я могу подписывать любые документы с физлицами:

• договоры;
• допсоглашения;
• акты;
• согласия;
• приложения к договорам;
• и т.п.

Все загруженные в сервис документы, как подписанные, так и неподписанные, в нем сохраняются.

Подытожим, какие возможности есть у Контур. Сайна:

1. Возможность подписывать в электронном формате документы с контрагентами-физлицами (в том числе самозанятыми).
2. Возможность хранить всё подписанное в базе Сайна.
3. Возможность скачивать документы и подписи к ним.

Все эти бумаги уже не надо вести на бумаге и подписывать вживую.

По функционалу это всё. Но разве что-то еще нужно? Просто, доступно и без ненужных финтифлюшек.

Покажу, как выглядит процесс отправки документа на подпись через Контур. Сайн.

Шаг 1

Заходим в сервис, нажимаем большую зеленую кнопку справа:

Шаг 2

Загружаем файл на подпись:

После загрузки система предложит ввести название, я обычно пишу максимально понятно. И добавляю в название фамилию контрагента — так в списке все сразу будет видно.

Шаг 3

Дальше документ можете просто сохранить (кнопочка справа), чтобы, скажем, подписать его позже. А можете подписать его сразу (кнопочка слева).

Подписание происходит через смс-коды. Получаете смс-ку с 6-значным кодом, вводите код, подписываете — готово.

Дальнейшая работа очень простая. По умолчанию вы видите список всех отправок (внизу есть листание). В списке видны названия, статус (подписан или нет) и дата. После подписания в списке появятся получатели (те, кто подписали). Быстрые возможности скопировать ссылку на документ и выгрузить его целиком тоже на виду.

Есть ли у Сайна разные версии

Нет, этот продукт готов к употреблению ровно в том виде, в котором он разработан. Никаких дополнительных опций в нем нет, версий тоже нет.

Недавно в Сайне добавили возможность интеграции в 1С и по АПИ в любую собственную программу работы.

Чего не хватает в Контур. Сайн? Что бы хотелось добавить?

Я за эти годы для себя сформулировала несколько моментов:

Первое. Мне не хватает возможности создавать папки, куда бы я переносила документы. Мне было бы удобнее отдельно держать договоры, а отдельно — акты по месяцам и годам.

Я вообще-то люблю, когда все разложено по полочкам, а не свалено в одну кучу. В Контуре все складывается в кучу. Да, там есть быстрый поиск по названию, это помогает. Но мой внутренний перфекционалист-секретарь хочет папочек и полочек.

Второе. Как я уже писала, электронные подписи в Сайне оформляются через Госуслуги. Обычно это очень быстро — от 2 до 10 минут. Но иногда бывают задержки до двух дней, когда на стороне Госуслуг наблюдаются проблемы. И да, я понимаю, что это не проблема Контура, но у него не реализовано удобное информирование на этот счет. И вот ты ждешь выпуска ЭП и не понимаешь: то ли ты что-то сделал не так, то ли бежать в техподдержку и жаловаться.

Третье. Переоформить подпись на следующий год сильно заранее не получится. В этом году я собиралась в отпуск как раз в то время, когда должен был закончиться мой старый сертификат и потребовалось оформлять новый. Я хотела это сделать заранее, но не смогла. Переоформить электронную подпись разрешено только за несколько дней до окончания старой. Это неудобно, когда хочешь все заранее распланировать.

Что нужно, чтобы начать работу в Сайне

Для начала использования сервиса нужно:

1. Зарегистрироваться в нем онлайн.
2. Выпустить электронную подпись.
3. Оплатить счет.

Регистрация в Контур. Сайн стандартная: идете на сайт, заполняете форму (ФИО, телефон, е-мейл), получаете подтверждение на е-мейл, завершаете регистрацию.

Мой вам совет: если вы когда-то регистрировались в экосистеме Контура, то система вас запомнила. Это значит, что если вам нужна регистрация по другому поводу и вы не хотите поднимать старую, то регистрируйтесь на другие номера телефона и электронную почту. Я, например, специально для работы в Сайне завела отдельную сим-карту.

Выпуск электронной подписи — чуть посложнее. На этом этапе необходимо завести реквизиты организации или ИП, от имени которого планируете работать в сервисе, и личные данные лица, который станет подписывать документы. После — запустить одной кнопкой выпуск НЭП (именно она нам нужна в данном случае). Дальше требуется перейти на Госуслуги и подтвердить выпуск сертификата ЭП там. Затем надо вернуться в Контур и убедиться, что сертификат выпущен, и можете начинать работу.

На самом деле я зря все это расписываю: алгоритм Контура вам всё подскажет и поведет нужным путем.

Последний подготовительный шаг — оплатить счет. Это разрешено сделать непосредственно из личного кабинета Контура либо обратиться в поддержку и запросить счет по почте. Про тарифы я напишу чуть ниже.

Вуаля! Всё готово! Можете работать.

Тарифы Контур. Сайн

Для организаций и ИП

Сервис предлагает предустановленные пакеты по количеству документов. Каждый пакет действует 12 месяцев. Цены — только за отправку.

Сейчас цены такие:

Для самозанятых

Самозанятым предлагается только 1 опция — безлимитное количество документов в год за 2990 рублей.

Интеграция

Честно признаюсь: не пробовала. Но догадываюсь, что интеграция — удобная опция для крупных компаний, когда можно выгружать подписанные документы прямо в свою систему учета.

Стоимость интеграции заявлена такая:

• интеграция с модулем 1С на год — 15 700;
• интеграция по АПИ на год — 18 000;
• интеграция по АПИ на 5 лет — 38 000.

Думаю, что этими деньгами не обойтись, так как есть дополнительный ценник по консультациям по интеграции:

• консультации по интеграции при помощи API — 24 800;
• установка модуля в стандартную 1С — 16 700;
• установка модуля в нестандартную 1С — от 25 700.

Часто задаваемые вопросы по сервису Контур. Сайн