Выплачиваются ли суточные при разъездном характере работы?

Как следует из положения ст. 168.1 ТК РФ, сотрудникам, чья занятость носит разъездной характер, кроме расходов на проезд и наем жилья, необходимо возмещать дополнительные расходы, которые связаны с тем, что сотрудник вынужден проживать вне места постоянного жительства (суточные). Т.о., обязанность работодателя выплачивать суточные закреплена законодательно и не зависит от желания работодателя. По решению руководства сотруднику, чья занятость связана с постоянными разъездами, могут компенсироваться иные траты, которые сотрудник произвел с разрешения или ведома руководства, если они необходимы для исполнения возложенных на него должностных обязанностей. К примеру, расходы на мобильную связь. Также трудовым договором, коллективным договором (колдоговором) или локальными нормативными актами (ЛНА) сотруднику может устанавливаться доплата за разъездной характер (в фиксированной сумме или в процентном отношении к окладу).

Какие расходы компенсирует работодатель при разъездном характере работы?

Мы обеспечиваем водителям проживание и оплату дороги, но возникает вопрос: какие еще расходы работодатель обязан компенсировать при разъездном характере работы? Есть ли какие-то законодательные нормы, которые это регулируют?

Отвечает Алешина Ольга

В соответствии с положениями ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам, занятость которых имеет разъездной характер, работодатель обязан возместить следующие расходы, связанные с поездками по служебной необходимости:

• по проезду;
• по найму жилья;
• дополнительные расходы, которые связаны с тем, что сотрудник вынужден проживать вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, которые сотрудник произвел с разрешения или ведома работодателя, если они необходимы для исполнения возложенных на него должностных обязанностей. К примеру, расходы на мобильную связь.

Перечисленные расходы работодатель обязан компенсировать работникам, занятость которых связана с постоянными разъездами. Все произведенные траты работнику необходимо подтвердить документально (к примеру, чеки, квитанции, путевые маршрутные листы и т.п.). В трудовом договоре с работником, коллективном договоре или ЛНА работодатель вправе закрепить доплату за разъездной характер.

В каких случаях поездки водителей считаются командировками?

Наши водители проводят несколько дней в других городах для выполнения служебных обязанностей. Как определить, что в данном случае это командировка, а не просто разъездной характер работы? От чего зависит это разграничение?

Отвечает Алешина Ольга

Отличие разъездного характера занятости от командировки заключается в том, что в первом случае исполнение работником возложенных на него обязанностей связано с постоянными служебными поездками, а во втором — служебные поездки совершаются периодически, а исполнение должностных обязанностей с ними не связано.

Ответ на ваш вопрос зависит от ряда факторов:

1. Если в трудовом договоре с водителем не закреплено, что его занятость носит разъездной характер, то поездки в другой город на несколько дней являются командировками и требуют соответствующего оформления (приказ на командировку, задание, командировочное удостоверение).
2. Если в трудовом договоре указано на разъездную занятость, то подобные поездки командировками не считаются.
3. Если в трудовом договоре указано на работу в разъездах, но поездка, куда направляется водитель, отличается от его обычного маршрута или маршрута, закрепленного в трудовом договоре, то она является служебной командировкой. К примеру, водитель всегда ездит в пределах одного района (области), а вы направляете его в другую область или за границу.

Как влияет разъездной характер работы на налогообложение?

Я слышал, что с 2024 года изменился порядок налогообложения суточных, но не совсем понятно, как это касается водителей с разъездным характером работы. Облагаются ли эти суточные НДФЛ и страховыми взносами?

Отвечает Алешина Ольга

В соответствии с положениями ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возместить сотруднику, работа которого связана с постоянными разъездами, дополнительные расходы за то, что сотрудник вынужден проживать вне места постоянного жительства (суточные). Размер суточных устанавливается работодателем самостоятельно и закрепляется в коллективном договоре или ЛНА. Максимальной суммой их размер не ограничен.

С 2024 г. норма суточных, которая не облагается НДФЛ и взносами по единому тарифу, составляет (абзац 12 п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ):

• 700 руб. — при разъездах по территории России;
• 3500 руб. — при поездках за границу. В 2024 г. было 2500 руб.

Т.о., с суммы сверх установленного лимита суточных НДФЛ и страховые взносы начисляются (ст. 264, 422 Налогового кодекса РФ). А вот для налога на прибыль и взносов на травматизм норму не устанавливают.

Как устанавливается размер суточных при разъездной работе?

Если мы решили выдавать суточные, то как правильно установить их размер? Есть ли нормативы или рекомендации, которым можно следовать, чтобы не возникло вопросов у налоговых органов?

Отвечает Алешина Ольга

Размер суточных устанавливается работодателем самостоятельно. Т.о., он может быть любым и верхним пределом не ограничен. Установленные суммы необходимо закрепить в коллективном договоре или ЛНА. Необходимо учитывать, что абзац 12 п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ устанавливает лимиты суточных, которые не облагаются НДФЛ и взносами по единому тарифу. Они составляют:

• 700 руб. — при разъездах по территории России;
• 3500 руб. — при поездках за границу. В 2024 г. было 2500 руб.

С суммы сверх установленного лимита суточных необходимо начислять НДФЛ и страховые взносы (ст. 264, 422 Налогового кодекса РФ).

Нужно ли фиксировать в договоре компенсационные выплаты?

Если компания компенсирует какие-то расходы водителям, то нужно ли это фиксировать в трудовом договоре или локальных нормативных актах? Какие стандарты или опыт для этого существуют?

Отвечает Алешина Ольга

Как следует из положений части второй ст. 168.1 Трудового кодекса РФ, размер и порядок возмещения сотруднику расходов, которые связаны с его занятостью в разъездах, устанавливаются:

• коллективным договором, соглашениями, ЛНА;
• трудовым договором. В таком случае в трудовом договоре необходимо сделать отсылку к коллективному договору или соответствующим ЛНА.