Начисление и выплата НДФЛ по новой шкале

Из вашего вопроса я поняла, что заемные средства предоставил сотрудник компании. Начнем с даты возникновения дохода. По зарплате она приходится на день выплаты сотруднику. Ставка налога по зарплате зависит от размера дохода, полученного с начала года. 18 % удерживается с работников, которые получили доход свыше 5 млн, но не более 20 млн. 20 % удерживается с физлиц, доход которых составил от 20 до 50 млн рублей. Что касается процентов по займу, то здесь разберемся подробнее. Во-первых, проценты по займу облагаются НДФЛ в общей массе дохода. Если вы выплачиваете проценты за использование заемных средств, то учитывайте общий доход, включая зарплату и иные доходы (в частности, проценты по займу) совокупно. Видимо, они превысили 20 млн рублей, поэтому программа 1С удержала НДФЛ по ставке 20 %. Разные ставки применять не нужно. Проверьте сумму дохода сотрудника с начала года и применяемую программой ставку НДФЛ.

Что делать, если ставка НДФЛ изменилась в период между начислением и выплатой дохода?

Я столкнулся с тем, что начислил доход сотруднику по одной ставке, а когда пришла дата выплаты — ставка уже изменилась согласно закону. Как корректно удержать налог: по старой ставке или по новой?

Отвечает Кутузова Лариса

Скорее всего, в вашем случае вопрос касается декабрьских начислений, которые выплачиваются в январе. Это следует из того, что вы пишете об изменении ставки. Налоговым периодом по НДФЛ является год. Ставка устанавливается на весь период и не меняется в течение его. На 2025 год установлены ставки в размере 13, 15, 18 и 20 %. Это — основные значения для российских резидентов. Остались отдельные случаи, когда применяется 35 %. Поэтому, если вы использовали ставки, действующие в декабре 2024 года (13 и 15 %), то при выплате дохода руководствуйтесь Письмом Минфина РФ № 03-04-06/88989. В нем сказано, что зарплата, выплаченная в январе следующего года, рассчитывается по правилам налогового периода, в котором произошла выплата (т.е. правилами 2025 года, касающимися НДФЛ). Пересчитайте зарплату, но вряд ли ставка поменяется, учитывая, что зарплата за вторую половину декабря вряд ли превысит 2,4 или 5 млн рублей. Но эта выплата войдет в совокупный доход 2025 года для применения ставки НДФЛ. Учтите, что существуют лимиты удержаний с сотрудников: если вопрос касается удержания налога на доходы физических лиц с материальной выгоды или с выплат в натуральной форме, то придерживайтесь нормы 50 % (п. 4 ст. 226 НК РФ). Когда имеются другие основания, то лимит не превышает 20 % (ст. 138 ТК РФ).

Нужно ли перерасчитывать уже выплаченные суммы, если позднее выясняется, что ставка налога была применена неверно?

Если я оплатил сотруднику проценты по займу, удержав НДФЛ по одной ставке, а потом оказалось, что должен был взять другую, — обязан ли я сделать перерасчёт, и как отразить это в бухгалтерии?

Отвечает Кутузова Лариса

Если от сотрудника получен заем, то ответ на вопрос был дан выше. Если сотруднику дали заем под низкий процент, то для расчета матвыгоды нельзя использовать стандартную ставку (13, 15, 18, 20 %). По закону вы должны были облагать материальную выгоду по ставке 35 % (п. 2 ст. 224 НК РФ). Бухгалтеру придется сделать перерасчет за весь период использования заемных средств помесячно. При расчете учитывается ставка рефинансирования ЦБ РФ. Она может меняться из месяца в месяц. Учитывая, что материальная выгода рассчитывается на последний день каждого месяца, бухгалтеру придется сделать перерасчет за весь период действия договора ежемесячно. В бухгалтерии составляется справка, на основании которой бухгалтер производит дополнительные удержания. Не забывайте о лимите удержаний. В отношении материальной выгоды от пользования беспроцентным займом он составляет 50 % от дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Какие существуют риски для компании в случае применения неверной ставки НДФЛ при выплате доходов, выпадающих на переходный период шкалы?

Если случайно при выплате дохода ошибиться со ставкой (например, применить 18 % вместо 20 % или, наоборот, в переходный период) — к каким последствиям меня как работодателя это приведет? Могут ли быть штрафы или доначисления?

Отвечает Кутузова Лариса

НДФЛ отличается от остальных тем, что при его расчете и уплате работодатель выступает в качестве налогового агента. Он рассчитывает налог не с дохода (прибыли) компании, а в отношении доходов физлиц. На работодателя возлагается обязанность в отношении полноты удержания и своевременного перечисления НДФЛ в бюджет. Ошибки в отношении сумм удержанного налога выявляются как компаниями (ИП), так и налоговым органом. Помимо этого, если неточность замечает сам сотрудник, то может обратиться в бухгалтерию. Положениями статьи 123 НК РФ на компанию (ИП), не исполнившую обязанности налогового агента, налагается штраф в размере 20 % от не удержанной или не перечисленной вовремя суммы. Если работодатель нашел ошибку в отношении удержания НДФЛ самостоятельно и исправил ее, то штрафные санкции не применяются. Для этого он высчитывает с сотрудника недостающую сумму НДФЛ, учитывая ограничения в 20 и 50 % от дохода, предусмотренные пунктом 2 статьи 224 НК РФ и 138 ТК РФ, сдает уточненную отчетность и перечисляет налог в бюджет вместе с пенями. Штрафные санкции не применяются, если работодатель заметил ошибку прежде, чем она стала известна налоговому органу.

Как правильно оформлять корректировки в 1С, если порядок выплат и дат изменился уже после первоначальных начислений?

Бывает, что планы по выплатам меняются: зарплату или проценты начинаем выдавать в другие даты, чем планировали изначально. Как в таком случае корректно внести изменения в бухгалтерии и документы, чтобы не ошибиться со ставками НДФЛ?

Отвечает Кутузова Лариса

В 2025 году НДФЛ удерживается и уплачивается в бюджет дважды. Если выплата дохода сотрудникам приходится на период с 1 по 22-е число месяца, то срок уплаты НДФЛ — 28-е число текущего месяца; если зарплата (аванс, иные выплаты) приходится на период с 23-го по последнее число месяца, то налог уплачивается до 5-го числа следующего месяца. Чтобы средства были переведены с Единого налогового счета на счет по КБК НДФЛ — налоговый агент подает уведомление. Документ формируется в программах 1С автоматически или вручную. Если вы вносите изменения в даты выплаты доходов работникам, то внесите исправления в первоначальный документ и перепроведите все документы, начиная с даты внесения изменений. Вряд ли это затронет прошлый (закрытый) месяц, иначе не сойдутся остатки по счету 50 «Касса» и 51 «Банк». При изменении даты поменяются цифры в уведомлениях по НДФЛ, если дата выплаты попадает в иной период.

Например, вы планировали выплатить аванс 20-го числа. Уплата НДФЛ приходится на 28-е число. Фактически выплата произведена 25-го числа. В этом случае срок уплаты НДФЛ попадет на 5-е число следующего месяца и отразится в уведомлении на 3-е число следующего месяца.

В программе 1С сложно ошибиться с датой выплаты, так как каждая ведомость на выплату сотрудникам подтверждается банковской выпиской или расходным кассовым ордером.