Недоплатили больничный сотруднику, как исправить ошибку?

Да, необходимо доплатить сотруднику недостающие 600 рублей, поскольку это его законное право по ст. 183 ТК РФ. Более того, за задержку надо начислить компенсацию по ст. 236 ТК РФ — не менее 1/150 ключевой ставки Центробанка от недоплаченной суммы за каждый день просрочки.

Чтобы не задолжать еще больше, как можно скорее заплатите работнику всю положенную сумму — 600 рублей и компенсацию. Считайте просрочку от даты, когда должны были заплатить больничный за счет работодателя. Обычно это ближайший день зарплатных выплат работникам после закрытия больничного. С доплаты удержите и перечислите в положенный срок НДФЛ.

А вот подавать уточненную 6-НДФЛ в это случае не надо. Несмотря на то что доплачиваете за прошлый период, по сути, это текущая выплата. Ее надо учесть в 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором вы фактически рассчитались с работником.

Заметит ли налоговая расхождение в расчёте среднего заработка, если мы и СФР посчитали его по-разному?

Меня беспокоит, что из-за нашей ошибки средний дневной заработок, который мы передали в СФР, и тот, по которому мы сами рассчитали свою часть пособия, — разные. Могут ли налоговые органы или сам Социальный фонд при проверке сопоставить эти данные и увидеть несостыковку? Велика ли вероятность, что из-за 600 рублей нам могут предъявить претензии или на такие мелочи обычно не обращают внимания?

Отвечает Задорожнева Александра

Да, ФНС и СФР обмениваются данными через СЭДО и межведомственные реестры. Несоответствие в среднем заработке могут выявить при камеральных или выездных проверках. Вероятность выездных проверок за недоплату в 600 рублей низкая, на мелких ошибках без ущерба бюджету налоговики обычно не фокусируются. Но если вы системно нарушаете правила учета — это приведет к внеплановому контролю. А если сотрудник подал жалобу на недоплату, то проверит уже ГИТ. И штрафы там гораздо выше: за задержку или невыплату ЗП (в том числе больничного за счет работодателя) штрафуют по п. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ.

Чтобы подстраховаться от проверок и штрафов, доначислите сотруднику все положенные суммы — доплату и компенсацию за просрочку. Заплатите ему, рассчитайте НДФЛ и перечислите налог в бюджет. Покажите начисления в текущем расчете 6-НДФЛ. В дополнение можете написать и направить налоговикам пояснения по этой сумме.

Можно ли просто отдать сотруднику недоплату «из кармана» и не трогать отчётность?

Мы уже сдали все годовые отчёты. Исправлять ошибку официально — это большая головная боль: нужно подавать корректирующие 6-НДФЛ и РСВ, объясняться с налоговой, и всё это из-за смешной суммы. Директор предлагает просто отдать сотруднику эти 600 рублей наличными, чтобы он не был в обиде. Насколько это рискованно? Если мы так сделаем, а сотрудник, например, уволится и решит пожаловаться, чем это грозит компании?

Отвечает Задорожнева Александра

Ни в коем случае не рассчитывайтесь с работником наличкой. Если передадите сотруднику даже 600 рублей наличными и не оформите выплату официально — это создаст серьезные риски для вашей компании. Неофициальные выплаты приравнивают к сокрытию доходов и занижению налоговой базы. Это не исправление, а еще одна серьезная ошибка.

Вот к чему это приведет:

1. Административные штрафы. Если сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, то ГИТ признает невыплату больничного и оштрафует нарушителя по ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Налоговые последствия. По сути, это выплата ‭«в конверте», пусть и такая маленькая. Если не отразили ее в бухгалтерском и налоговом учете, не включили в отчетность и не заплатили налог, то ФНС доначислит НДФЛ, пени и штраф (ст. 123 НК РФ). Размер штрафа составляет 20 % от недоимки.
3. Судебные взыскания. Сотрудник может обратиться в суд, взыскать недоплату по больничному, компенсацию за задержку и запросить возмещение морального вреда. И если работник выиграет, то оплата судебных издержек тоже ляжет на вас.

Поэтому желательно не рисковать и проводить все расчеты с работниками официально. Тем более в учетной программе это занимает не более 15 минут.

Как правильно оформить доплату больничного за прошлый год в текущем периоде?

Я всё-таки решила, что правильнее будет всё сделать официально. Как мне теперь провести эту доплату? Я должна оформить её текущей датой? Нужно ли брать с сотрудника какое-то заявление? И как быть с НДФЛ: удержать его сейчас и уплатить со свежим платежом? Самое главное, в какой отчётности и за какой период я должна буду отразить эту доплату?

Отвечает Задорожнева Александра

Официальная доплата — правильное решение, так вы минимизируете все риски. Оформите выплату текущей датой, прошлые периоды пересчитывать не надо. Необязательно брать и заявление от сотрудника на перерасчет. Вы можете сделать к операции бухгалтерскую справку и указать в ней, что начисляете эту сумму для ​исправления технической ошибки. Если хотите соблюсти формальности, то попросите у сотрудника письменное согласие на доплату. Хотя и это необязательно.

После того как рассчитаете сумму к выплате — напомню, это и 600 рублей доплаты, и компенсация за каждый день просрочки, — начислите НДФЛ. Начисление проводите текущей датой, перечисляйте в бюджет в срок, который соответствует периоду начисления. Так, если проводите начисление в 1С:ЗУП, то создайте документ ‭«Начисление зарплаты и взносов». Выберите вид начисления ‭«Доплата за дни болезни». Его можете включить в настройках 1С: зайдите в ‭«Настройки», затем в ‭«Расчет зарплаты» и поставьте флажок ‭«Доплата за дни болезни». Укажите период болезни, и программа автоматически пересчитает выплату.

Поскольку доплата по больничному и компенсация за просрочку относятся к новым выплатам, их надо учитывать в отчетности текущего года. Отразите и выплату, и начисленный подоходный налог в расчете 6-НДФЛ за тот квартал, в котором все провели в учете. Страховые взносы на доплату по БЛ начислять не надо, в РСВ эту выплату тоже не учитывают.

Какие штрафы грозят компании за ошибку в расчёте больничного, если мы её исправим сами?

Предположим, я подам все корректирующие отчёты и доплачу налоги и взносы. Будут ли со стороны налоговой или СФР какие-то санкции за то, что мы изначально допустили ошибку? Или тот факт, что мы сами её обнаружили и исправили до того, как её нашли проверяющие, освобождает нас от ответственности?

Отвечает Задорожнева Александра

Никаких корректировок за прошлые периоды подавать не надо. Все начисления и расчеты по доплате больничного относятся к текущему периоду, а не к прошлому, по которому уже подали расчет 6-НДФЛ.

Но если обнаружили техническую ошибку самостоятельно, то ее надо сразу же исправить. В вашем случае — доплатить положенную сумму по больничному и компенсацию, начислить подоходный налог и показать все это в отчетности. В таком случае налоговики не привлекут к ответственности, то есть не доначислят налог, пени и штраф. СФР тоже не применяет санкции при своевременном исправлении ошибок. Более того, выплаты за первые 3 дня болезни за счет работодателя никак не влияют на расчет СФР, поэтому и претензий к работодателям они обычно не предъявляют.

Что делать, если ошибка привела к переплате, а не к недоплате больничного?

А если бы ситуация была обратной? Допустим, мы из-за сбоя в программе заплатили сотруднику за первые три дня больничного больше, чем положено. Можем ли мы в таком случае удержать излишне выплаченную сумму из его следующей зарплаты? Или это разрешено сделать только с письменного согласия работника?

Отвечает Задорожнева Александра

Переплата за первые три дня болезни из-за технического сбоя в программе — это счетная ошибка работодателя. В таком случае вы сможете удержать излишек из следующей зарплаты сотрудника без его письменного согласия, но с соблюдением ограничений по ТК РФ. В 1С тоже надо сделать перерасчет: в документе ‭«Начисление зарплаты» укажите удержание как ‭«Счетная ошибка по больничному».

Запомните, что основанием для удержания является именно счетная ошибка, а не сбой программы. Удержать переплату необходимо ​не позднее 1 месяца со дня, когда выявили ошибку, а срок для ее исправления истек (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Еще одно важное условие — работник не оспаривает сумму удержания.​ Размер удержания составляет не более 20 % от зарплаты при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ). Если переплата составляет более 20 %, то удерживайте ее частями. Письменное согласие не требуется, если работник не оспаривает сумму и основание. Но его надо письменно уведомить за 3 дня до удержания.​