Обязан ли работодатель выдать работнику экземпляр договора и копии кадровых документов?

Вопрос: невыдача экземпляра договора и копий

Работник столкнулся с ситуацией, когда после заключения трудового договора ему не передали его экземпляр, а также при обращении за копиями приказов и других кадровых документов работодатель отказывается их выдавать. Возникает вопрос, обязан ли работодатель предоставлять работнику его экземпляр трудового договора и выдавать копии документов, связанных с работой, и в какие сроки это должно быть сделано.

Ответ: работодатель обязан выдать документы

Ответ Онлайнинспекции: действия работодателя, который не передал работнику его экземпляр трудового договора и не выдает по запросу копии кадровых документов, противоречат трудовому законодательству. Экземпляр трудового договора должен быть вручен работнику сразу после подписания сторонами, а факт получения подтверждается подписью работника на экземпляре, который остается у работодателя. Копии документов, связанных с работой, работодатель обязан подготовить и выдать работнику бесплатно не позднее трёх рабочих дней с момента получения от работника письменного заявления.

Правовое обоснование позиции

Трудовой договор оформляется только в письменной форме и всегда составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются работником и работодателем, после чего один из них обязательно передается работнику. Второй экземпляр хранится у работодателя как часть кадровых документов. То, что работник получил свой экземпляр договора, подтверждается его подписью на экземпляре, находящемся у работодателя.

Отдельно закон закрепляет право работника на получение копий всех документов, которые связаны с его трудовой деятельностью у данного работодателя. Для этого работнику нужно подать письменное заявление. После получения такого заявления у работодателя есть максимум три рабочих дня, чтобы подготовить и передать работнику необходимые копии. Речь идёт, в частности, о приказах о приёме на работу, переводах, увольнении, выписках из трудовой книжки (если она ведётся), различных справках о заработке, страховых взносах и стаже работы.

Все такие копии работодатель обязан надлежащим образом заверить и передать работнику без какой-либо платы. Взимать с работника деньги за выдачу этих копий закон не допускает.

Трудовой кодекс РФ, статья 62: В соответствии с ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Вывод: работодатель нарушает закон

Таким образом, работодатель обязан выдать работнику его экземпляр трудового договора сразу после подписания, а при письменном обращении предоставить заверенные копии всех документов, связанных с работой, бесплатно и в срок не более трёх рабочих дней; отказ в этом считается нарушением трудового законодательства.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.