Обязан ли работодатель сразу выдавать копии приказов при ознакомлении?

Вопрос: изменение порядка выдачи копий приказов

Работнику до увольнения и последующего восстановления на работе при каждом ознакомлении с приказами сразу выдавали их копии. После восстановления в трудовых правах в отношении этого работника порядок изменили: теперь копии приказов предоставляются только после того, как работник подаст письменное заявление о выдаче копии. Возникает вопрос, допускает ли закон такой подход и обязан ли работодатель выдавать копии приказов в момент ознакомления без каких‑либо заявлений.

Ответ: выдача копий только по заявлению

Ответ Онлайнинспекции: трудовое законодательство не обязывает работодателя автоматически выдавать работникам копии приказов в момент их ознакомления. Обязанность выдать копии документов, связанных с работой, возникает у работодателя только после получения от работника письменного заявления. Поэтому ситуация, когда работнику выдают копии приказов не сразу, а по его письменной просьбе, не противоречит требованиям закона.

Правовое обоснование позиции

Часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ устанавливает, что работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, только по его письменному заявлению. В норме прямо перечислены виды таких документов, в том числе приказы о приёме на работу, о переводах, об увольнении, а также иные документы, связанные с трудовой деятельностью работника.

Также закон устанавливает срок исполнения такой обязанности ― не позднее трёх рабочих дней со дня подачи работником заявления. При этом копии должны быть оформлены надлежащим образом (заверены) и предоставляются работнику бесплатно.

Из этого следует, что законодатель связывает обязанность работодателя выдавать копии документов не с фактом ознакомления работника с приказом, а именно с наличием письменного обращения работника. Предоставление копий без заявления законом не предписано и является правом работодателя, а не его обязанностью.

Трудовой кодекс РФ, статья 62, часть 1: согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Вывод: копии приказов выдаются по заявлению

Таким образом, работодатель не обязан выдавать работнику копии приказов в момент ознакомления с ними. Закон требует предоставить копии документов, связанных с работой, только по письменному заявлению работника и в установленный трёхдневный срок, поэтому практика выдачи копий по заявлению соответствует требованиям Трудового кодекса РФ.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.