Обязан ли работник раскрывать цель при выдаче трудовой книжки или её копии?

Вопрос: указание цели при выдаче документов

Работник интересуется, вправе ли работодатель при подаче заявления на выдачу трудовой книжки или её копии требовать подробно указать, для каких целей и в какую именно организацию будет предъявляться документ. Сомнения возникают из‑за того, что трудовая книжка хранится у работодателя, но при этом работнику периодически требуются либо оригинал, либо копия для оформления различных выплат и услуг.

Ответ: цель требуется только для оригинала

Ответ Онлайнинспекции: требование работодателя указать цель и орган, куда понесут оригинал трудовой книжки, признаётся обоснованным, так как закон разрешает выдавать трудовую книжку на руки работающему сотруднику (кроме случая увольнения) только для целей его обязательного социального страхования или социального обеспечения. У работодателя есть право убедиться, что книжка выдается именно для этих целей.

При этом в отношении копии трудовой книжки такой подход не применяется. Работодатель обязан выдать работнику копию документов, связанных с работой, в том числе копию трудовой книжки или выписку из неё, независимо от того, по какой причине и куда работник намерен её представить. Условием выдачи копии не может быть раскрытие цели обращения или указание конкретного учреждения.

Правовое обоснование позиции

Часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ устанавливает обязанность работодателя по письменному заявлению выдать работнику трудовую книжку (если она ведётся) именно в целях его обязательного социального страхования или социального обеспечения. Из этого следует, что выдача оригинала в иных целях действующим законодательством не предусмотрена, поэтому работодатель вправе уточнять, что документ нужен именно для указанных законом целей.

Та же норма статьи 62 ТК РФ отдельно говорит о копиях документов, связанных с работой, среди которых названы, в том числе, выписки из трудовой книжки. Эти копии подлежат безвозмездной выдаче по заявлению работника и должны быть надлежащим образом заверены. При этом закон не увязывает обязанность выдать копию с указанием работником причин или места её предъявления, а лишь ограничивает срок выдачи тремя рабочими днями.

Часть 2 статьи 62 ТК РФ возлагает на работника, получившего оригинал трудовой книжки для целей обязательного социального страхования (обеспечения), обязанность вернуть её работодателю не позднее трёх рабочих дней после представления в соответствующий орган. Это дополнительно подтверждает, что речь идёт о кратковременной выдаче оригинала только для строго определённой законной цели.

Трудовой кодекс РФ, статья 62, часть 1: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Вывод: цель важна только для оригинала

Таким образом, работодатель может требовать указать цель и орган предъявления только при выдаче оригинала трудовой книжки, поскольку он выдается работающему сотруднику исключительно для целей обязательного социального страхования (обеспечения). Копию трудовой книжки или выписку из неё работодатель обязан выдать бесплатно и в срок независимо от того, зачем и куда работник собирается её представить.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.