Нужно ли в дубликате трудовой книжки указывать общий стаж и как заполнять графу 4?

Вопрос: дубликат и общий трудовой стаж

При оформлении работнику дубликата трудовой книжки, у которого уже было несколько периодов работы в одной и той же организации и у других работодателей, возникает вопрос, должна ли в дубликате быть отдельная запись об общем стаже до текущего приема на работу и какие именно документы нужно отражать в графе 4 раздела «Сведения о работе» — приказы, справки или копии этих документов.

Ответ: общий стаж обязателен, в графе 4 — реквизиты документов

Ответ Онлайнинспекции: в дубликат трудовой книжки обязательно вносится запись об общем трудовом стаже работника до поступления к данному работодателю, если такой стаж подтверждён документами. Сначала вносят суммарный стаж (общие количество лет, месяцев и дней без перечисления конкретных работодателей и периодов), а затем — по отдельным записям все подтверждённые периоды работы у разных работодателей, включая прежние периоды работы у нынешнего работодателя.

Основанием для этих записей служат либо оригиналы документов о работе (приказы, справки, выписки и т.п.), либо надлежащим образом заверенные их копии. В графе 4 дубликата указываются реквизиты документа-основания: его наименование, дата и номер. Сами оригиналы после снятия и заверения копий возвращаются работнику.

Правовое обоснование позиции

Подпункты «е» и «ж» пункта 28 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России № 320н, устанавливают, что в дубликат трудовой книжки включаются сведения об общем стаже работника до приёма к данному работодателю, если этот стаж подтверждён документами, а также сведения о работе и поощрениях по последнему месту работы, которые раньше уже вносились в трудовую книжку.

Пункт 29 того же Порядка конкретизирует, как это делается: если до поступления к данному работодателю человек уже работал, в разделе «Сведения о работе» сначала в графе 3 делается суммарная запись об общем стаже до приёма (в годах, месяцах и днях, без указания работодателей и должностей). После этого по каждому подтверждённому месту работы вносятся отдельные записи: в графе 2 — даты приёма и увольнения, в графе 3 — наименование организации, должность (профессия) и, при наличии данных, причина увольнения или перевода.

Когда документы не содержат всех необходимых сведений, в дубликат заносятся только те данные, которые реально подтверждены. В графе 4 по каждой записи фиксируются реквизиты документа, на основании которого сделана запись: наименование, дата и номер. Допускается использовать как оригиналы документов, так и надлежащим образом заверенные копии; оригиналы после копирования и заверения должны быть возвращены владельцу. Если книжка утрачена по вине работодателя, именно работодатель обязан помочь работнику получить необходимые подтверждающие документы о предыдущем стаже.

Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, пп. «е», «ж» п. 28: в дубликат вносятся сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально, а также о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Вывод: общий стаж фиксируется, графа 4 — реквизиты документов

Таким образом, при оформлении дубликата трудовой книжки работодатель обязан внести запись об общем стаже работы до приёма к себе и отразить все подтверждённые периоды работы, а в графе 4 по каждой записи указывать только реквизиты документа-основания (приказ, справка и т.п.), опираясь на оригиналы или заверенные копии этих документов.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.