Можно ли знакомить с результатами СОУТ простой электронной подписью?

Вопрос: электронная подпись при ознакомлении с СОУТ

Планируется наладить электронный документооборот и организовать ознакомление работников с результатами специальной оценки условий труда в электронном виде, без бумажных расписок. Возникает вопрос, допустимо ли использовать для подписи документов по СОУТ, в том числе карты СОУТ, электронную подпись и какие именно виды электронной подписи подходят для такого ознакомления.

Ответ: электронное ознакомление с СОУТ допустимо

Ответ Онлайнинспекции: ознакомление работников с результатами специальной оценки условий труда может проводиться в рамках введённого у работодателя электронного документооборота, в том числе с использованием электронной подписи. Работодатель вправе как продолжать знакомить с документами по СОУТ на бумаге, так и перевести это в электронный формат.

Для подписания отчетных документов по СОУТ и оформления ознакомления в электронной форме могут применяться различные виды электронной подписи. Работодатель и работник могут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, усиленную неквалифицированную электронную подпись (в том числе выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства), а также, при соблюдении установленных условий, простую электронную подпись.

В отношении работника прямо указано, что при подписании электронных документов, не отнесённых Трудовым кодексом к специальным случаям (таким как трудовой договор, соглашения к нему, документы о дисциплинарных взысканиях и др.), могут применяться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой стороны определяют в соглашении к трудовому договору;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная через инфраструктуру электронного правительства;
• простая электронная подпись, если в соглашении сторон прописаны правила идентификации подписанта по такой подписи и требования к сохранению конфиденциальности её ключа.

Таким образом, при налаженном электронном документообороте работодатель вправе знакомить работников с результатами СОУТ с использованием электронной подписи, в том числе простой электронной подписи, при условии заключения соответствующего соглашения и соблюдения требований Трудового кодекса к видам и порядку применения электронной подписи.

Правовое обоснование позиции

Федеральный закон № 426‑ФЗ устанавливает, что отчёт о проведении специальной оценки условий труда может быть оформлен как на бумаге, так и в виде электронного документа. Такой отчёт должен быть подписан членами комиссии и утверждён её председателем собственноручной подписью либо с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи, привязанной к инфраструктуре электронного правительства.

Тем же законом предусмотрена обязанность работодателя ознакомить работника с результатами проведения специальной оценки условий труда на его рабочем месте в письменной форме. При этом Трудовой кодекс в статьях 22.1, 22.2 и 22.3 объясняет, что под электронным документооборотом в сфере труда понимается создание, подписание, использование и хранение электронных документов без обязательного дублирования на бумаге, за исключением специально оговорённых случаев.

Нормы об электронном документообороте распространяются и на те документы, по которым закон требует письменной формы и (или) ознакомления работника под роспись, за исключением ограниченного перечня документов (например, трудовые книжки, акты о несчастных случаях, документы по инструктажам по охране труда и т.п.). Документы по результатам СОУТ в этот исключительный перечень не входят, поэтому они могут оформляться и подписываться в электронной форме.

Статья 22.3 ТК РФ разграничивает виды электронной подписи, которые может использовать работодатель и работник. Для ряда ключевых документов (трудовые договоры, договоры о матответственности, отдельные кадровые приказы, уведомления об изменении условий труда) для работодателя обязательно применение усиленной квалифицированной подписи, а в отдельных случаях допускается усиленная неквалифицированная подпись, выданная через инфраструктуру электронного правительства.

При подписании иных электронных документов, не входящих в этот специальный перечень, работодатель и работник могут использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную электронную подпись, в том числе с определением порядка её проверки в соглашении к трудовому договору. Для работника закон отдельно разрешает использование простой электронной подписи при условии, что соглашением сторон установлены правила идентификации подписанта и требования к конфиденциальности ключа.

Федеральный закон от 28.12.2013 № 426‑ФЗ, пункт 4 части 2 статьи 4: Согласно п. 4 ч. 2 ст. 4 Закона № 426-ФЗ работодатель обязан ознакомить в письменной форме работника с результатами проведения специальной оценки условий труда на его рабочем месте.

Вывод: электронная подпись для СОУТ допустима

Таким образом, если у работодателя организован электронный документооборот и с работниками заключены необходимые соглашения об использовании электронной подписи, ознакомление с результатами специальной оценки условий труда, включая подписание соответствующих документов, правомерно оформлять в электронном виде с применением усиленной или простой электронной подписи в установленных законом случаях.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.