Можно ли заключить трудовой договор по паспорту, который скоро нужно менять?

Вопрос: оформление договора при замене паспорта

Работнику недавно исполнилось 20 лет, из‑за чего общегражданский паспорт подлежит замене. Работник знает, что такой паспорт ещё какое‑то время остаётся действительным и интересуется, вправе ли работодатель заключить с ним трудовой договор по этим данным до истечения 90 дней. Дополнительно возникает вопрос, как оформлять договор, если старый паспорт уже сдан для обмена, а новый ещё не выдан, и какой документ в этот период можно предъявить вместо паспорта.

Ответ: договор по старому паспорту возможен

Ответ Онлайнинспекции: трудовой договор может быть заключён по старому паспорту, если ещё не прошло 90 календарных дней с момента наступления возраста, когда документ подлежит замене, поскольку в этот период паспорт продолжает считаться действительным. После получения нового паспорта в трудовой договор и кадровые документы нужно внести обновлённые сведения о документе, удостоверяющем личность работника.

Если к моменту оформления на работу старый паспорт уже сдан, а новый ещё изготавливается, работник не лишён возможности трудоустроиться. В этом случае вместо паспорта он может предъявить другой документ, удостоверяющий личность, в том числе временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, которое выдаёт территориальный орган МВД на период оформления нового паспорта.

Правовое обоснование позиции

Трудовой договор обязан содержать сведения о документе, который подтверждает личность работника. Это прямо закреплено в перечне обязательных условий трудового договора в части 1 статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации.

При приёме на работу работник должен предъявить работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Такое требование установлено частью 1 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации. Закон даёт возможность использовать и другие документы, если они официально признаются удостоверяющими личность.

Порядок действия и замены внутреннего паспорта гражданина РФ регулируется Положением о паспорте гражданина Российской Федерации, утверждённым постановлением Правительства РФ. В нём установлено, что при достижении 20 и 45 лет, а также при изменении персональных данных паспорт продолжает считаться действительным до момента оформления нового, но не дольше 90 календарных дней с момента наступления соответствующего основания. Значит, в этот срок документ юридически не считается недействительным и может использоваться, в том числе при заключении трудового договора.

На время изготовления нового паспорта Положение о паспорте предусматривает выдачу временного удостоверения личности гражданина РФ органами МВД. Такое временное удостоверение выполняет функцию документа, удостоверяющего личность, и потому может использоваться работником для оформления трудовых отношений вместо сданного на обмен паспорта.

Положение о паспорте гражданина РФ, пункт 24: по достижении гражданином Российской Федерации 20-летнего или 45-летнего возраста, при изменении гражданином Российской Федерации в установленном порядке фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и (или) месте рождения, при внесении изменений в запись акта гражданского состояния на основании медицинского заключения врачебной комиссии медицинской организации, подведомственной федеральному органу исполнительной власти, осуществляющему функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере здравоохранения, о соответствии половых признаков признакам определенного пола, выданного в соответствии с частью 2 статьи 45.1 Федерального закона "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации", паспорт является действительным до дня оформления нового паспорта, но не более чем 90 календарных дней после дня наступления указанных обстоятельств.

Вывод: работать можно и со старым, и по временному документу

Таким образом, трудовой договор допускается заключать как по старому паспорту в пределах 90‑дневного срока его действия после наступления основания для замены, так и по временному удостоверению личности, выданному органами МВД на период оформления нового паспорта, а после получения нового документа работодателю требуется обновить паспортные данные работника в трудовом договоре и иных кадровых документах.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.