Можно ли вести штатное расписание в Excel вместо 1С?

Вопрос

Организация ранее вела штатное расписание в 1С, но перешла на администрирование документа в программе Excel. Является ли это нарушением трудового законодательства, если штатное расписание не ведётся в специализированной программе?

Ответ

Ответ Онлайнинспекции: это не является нарушением. Закон не содержит требований к конкретной программе или формату, в котором работодатель должен вести штатное расписание. Главное — чтобы сама форма и содержание штатного расписания соответствовали установленному образцу, были доступны для контроля и правильно хранились. Использование Excel, Word, специализированных или любых других электронных средств — допустимо по выбору работодателя. Вести штатное расписание только в 1С закон не обязывает.

Правовое обоснование позиции

Нормы трудового законодательства не определяют обязательную программу или платформу для ведения штатного расписания. Главное — чтобы приказы, локальные акты и учет персонала соответствовали унифицированной форме Т-3 и иным требованиям, а сам документ был оформлен корректно и надлежащим образом хранился. Вопрос выбора программы — сугубо технический и организационный.

Трудовой кодекс РФ, статья 8: работодатели принимают локальные нормативные акты, определяющие порядок кадрового учета и описание рабочих мест, если это не противоречит закону и внутренней организации работы.

Вывод

Таким образом, ведение штатного расписания в Excel — это не нарушение закона; организация вправе самостоятельно выбирать форму и инструмент ведения документа.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.