Можно ли приказ о работе в выходной оформлять в КЭДО и какой ЭП подписывать?

Вопрос: приказ о выходной работе в КЭДО

Организация переходит на кадровый электронный документооборот и планирует отказаться от бумажных приказов, в том числе о привлечении к работе в выходные дни. Возникает вопрос, допускается ли оформлять такие приказы только в системе КЭДО и каким видом электронной подписи работодатель должен их подписывать, чтобы документ считался оформленным надлежащим образом.

Ответ: допустимо в КЭДО с тремя вариантами ЭП

Ответ Онлайнинспекции: приказ о привлечении работника к работе в выходной день может оформляться в системе кадрового электронного документооборота, если работодатель ввёл КЭДО локальным актом и распространил его на такие приказы, а работник дал письменное согласие на электронное взаимодействие. В этом случае приказ формируется в используемой информационной системе и подписывается электронной подписью.

Для подписания электронного приказа о работе в выходной день работодатель может использовать один из трёх видов электронной подписи:

• усиленную квалифицированную электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой установлен соглашением сторон трудового договора;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Выбор конкретного вида подписи из этого перечня определяется локальными актами и соглашениями с работниками, при условии соблюдения требований статей 22.2 и 22.3 ТК РФ.

Правовое обоснование позиции

Статья 22.2 Трудового кодекса РФ даёт работодателю право принять решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется локальным нормативным актом с учётом мнения профсоюзного органа по процедуре статьи 372 ТК РФ. В этом акте работодатель обязан зафиксировать, в отношении каких категорий работников и по каким видам документов будет применяться электронный документооборот.

Переход конкретного работника на взаимодействие в электронном виде осуществляется только при наличии его письменного согласия (за отдельным исключением, предусмотренным частью седьмой статьи 22.2 ТК РФ). Если работник не согласился на КЭДО, взаимодействие по кадровым вопросам с ним продолжается в обычной (бумажной) форме, но он может дать согласие позднее.

Статья 22.3 ТК РФ отдельно перечисляет случаи, когда при подписании кадровых электронных документов через информационную систему работодателя обязательно используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя. К этим случаям относятся, в частности, заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, договоров о полной материальной ответственности, ученических договоров, договоров на обучение, а также подписание приказов о дисциплинарных взысканиях и уведомлений об изменении условий трудового договора.

Приказ о привлечении к работе в выходной день в этот перечень не входит, поэтому он относится к «иным» электронным документам, упомянутым в части третьей статьи 22.3 ТК РФ. Для таких документов работодатель вправе применять три варианта подписи: усиленную квалифицированную подпись или один из видов усиленной неквалифицированной подписи (по соглашению сторон либо выданную через инфраструктуру электронного правительства).

Соответственно, при соблюдении условий введения КЭДО и наличии согласия работника приказ о работе в выходной день может формироваться и храниться только в электронной форме, подписанной одним из перечисленных видов электронной подписи работодателя.

Трудовой кодекс РФ, статья 22.2: работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, и который содержит: перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;

Вывод: приказ в КЭДО и три вида ЭП

Таким образом, приказ о привлечении к работе в выходной день допустимо оформлять в системе кадрового электронного документооборота при условии введения КЭДО и согласия работника, а подписывать его работодатель может усиленной квалифицированной либо одной из предусмотренных законом усиленных неквалифицированных электронных подписей.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.