Можно ли подтверждать инструктаж по охране труда ЭЦП работника?
Специалисты сайта Онлайнинспекция.рф ответили на вопрос, можно ли оформить документы о прохождении работником инструктажа по охране труда только с применением электронной подписи без его личной ручной подписи.
Вопрос: подтверждение прохождения инструктажа ЭЦП
Возникла ситуация, когда работодатель организует учет инструктажей по охране труда в электронном виде и хочет подтверждать факт их прохождения электронной подписью работника, без его собственноручной подписи в журналах или иных бумажных документах. Необходимо понять, допускает ли часть 3 статьи 22.1 ТК РФ такой порядок или для документов об инструктажах требуется именно личная подпись работника на бумажном носителе.
Ответ: подтверждение только личной подписью
Ответ Онлайнинспекции: документы, которые фиксируют проведение работнику инструктажей по охране труда, не могут подтверждаться только электронной подписью работника. Для таких документов законодатель прямо требует собственноручную подпись, поэтому использование одной лишь электронной подписи вместо личной подписи работника недопустимо.
Правовое обоснование позиции
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ устанавливает перечень документов, на которые не распространяются правила об электронном оформлении, предусмотренные статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса. В этот перечень включены и документы, которые подтверждают прохождение работником инструктажей по охране труда.
В норме прямо указано, что к этим документам относятся в том числе и те, которые работник подписывает лично. Это означает, что законодатель связывает их действительность именно с собственноручной подписью работника, а не с использованием механизмов электронного документооборота, описанных в статьях 22.1–22.3 ТК РФ.
Следовательно, работодателю требуется оформлять документы о проведении инструктажа по охране труда на бумаге с личной подписью работника. Подтверждение прохождения такого инструктажа только электронной подписью работника по правилам электронного кадрового документооборота не отвечает требованиям части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
Трудовой кодекс РФ, статья 22.1, часть 3: положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Вывод: для инструктажа нужна ручная подпись
Таким образом, документы, подтверждающие проведение работнику инструктажей по охране труда, должны содержать его собственноручную подпись и не могут оформляться исключительно с использованием электронной подписи по правилам электронного кадрового документооборота.
Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.