Можно ли подписывать отчёт по СОУТ факсимиле?

Вопрос: факсимиле в отчёте по СОУТ

При проведении специальной оценки условий труда между работодателем и организацией, выполняющей СОУТ, заключён договор, в котором стороны заранее согласовали возможность подписывать отчётные документы с использованием аналога собственноручной подписи (факсимиле) и признали такую подпись равной обычной. Возник вопрос, допускается ли по закону оформлять отчёт по СОУТ и его формы только факсимильными подписями председателя и членов комиссии.

Ответ: отчёт подписывается только вручную

Ответ Онлайнинспекции: подписание отчётных документов по результатам специальной оценки условий труда факсимильной подписью не предусмотрено. Методика и формы отчёта, утверждённые Приказом Минтруда России № 817н, прямо требуют указания фамилий, имён, отчеств всех участников комиссии и подтверждения этих сведений их собственноручными подписями с датой подписания. Отдельные разделы отчёта должны быть лично подписаны руководителем организации, председателем и членами комиссии, экспертами организации, а также работниками, занятыми на соответствующих рабочих местах. Поскольку установленные формы содержат реквизит именно подписи указанных лиц и не допускают использования аналога собственноручной подписи, документы, на которых проставлены только факсимильные подписи, считаются оформленными с нарушением требований Приказа № 817н и не отвечают установленной форме, даже если стороны договором признали факсимиле равнозначным обычной подписи.

Правовое обоснование позиции

Методика проведения специальной оценки условий труда и формы отчёта утверждены Приказом Минтруда России от 21.11.2023 № 817н. В них закреплено, что результаты СОУТ оформляются отчётом установленной формы, включающим несколько разделов и карту специальной оценки условий труда работников.

В пункте 108 Методики указано, что отчёт составляет организация, проводящая СОУТ, и он должен быть подписан всеми членами комиссии и утверждён председателем комиссии в определённый срок. То есть законодатель прямо требует личного подписания отчёта участниками комиссии.

Инструкция по заполнению формы отчёта (Приложение № 4 к Приказу № 817н) детализирует, кем и как подписываются конкретные разделы. На титульном листе должны быть указаны фамилии, имена, отчества председателя и членов комиссии, причём эти сведения должны быть подтверждены их подписями с датой. Раздел I подписывается руководителем организации с указанием его Ф.И.О. полностью и датой подписи, при наличии ставится печать организации. Раздел II подлежит подписанию председателем, членами комиссии и экспертом (экспертами) организации с указанием их персональных данных, удостоверенных подписями и датой. Аналогично раздел III (карта) подписывается председателем и членами комиссии, экспертами и работниками соответствующих рабочих мест.

Установленные формы отчёта, карты и сводной ведомости, приведённые в Приложении № 3 к Приказу № 817н, содержат отдельные строки для подписей председателя и членов комиссии. Никаких оговорок о возможности применения факсимильных подписей или иных аналогов собственноручной подписи в отношении этих документов нормативный акт не содержит.

Поскольку требование о личных подписях установлено обязательным нормативным документом, стороны договора о проведении СОУТ не вправе изменять его условия своим соглашением. Поэтому документы по результатам СОУТ, заверенные только факсимильными подписями председателя и членов комиссии, не соответствуют установленной форме и не считаются оформленными в порядке, предусмотренном Приказом № 817н.

Инструкция по заполнению формы отчета о проведении специальной оценки условий труда, пункт 2: на титульном листе указываются фамилии, имена, отчества (при наличии) председателя, утверждающего Отчет, и членов комиссии по проведению специальной оценки условий труда, удостоверенные их подписями с указанием даты подписания Отчета.

Вывод: факсимиле для отчёта нельзя

Таким образом, отчёт по специальной оценке условий труда и прилагаемые к нему формы должны быть подписаны членами комиссии, экспертом, руководителем и работниками собственноручно; использование только факсимильной подписи не отвечает требованиям Приказа № 817н и не признаётся надлежащим оформлением документов по СОУТ.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.