Можно ли по одному заявлению о смене фамилии изменить и паспортные данные в трудовом договоре?

Вопрос: изменение фамилии и паспорта

Получив от работника заявление об изменении персональных данных в связи со вступлением в брак, к которому приложены свидетельство о заключении брака и новый паспорт, работодатель заметил, что в заявлении прямо указана только смена фамилии. Работник находится в другом городе, на связь не выходит, документы присылает по почте, поэтому уточнить формулировки нет возможности. Возникли сомнения: вправе ли работодатель по такому заявлению обновить в кадровых документах не только фамилию, но и паспортные реквизиты, и нужно ли для этого отдельное заявление о замене паспорта? Кроме того, неясно, как правильно оформить изменения в трудовом договоре ― составлять дополнительное соглашение или вносить правки непосредственно в текст договора.

Ответ: меняются данные через допсоглашение

Ответ Онлайнинспекции: работодатель вправе, опираясь на заявление работника об изменении персональных данных и приложенные документы, одновременно откорректировать как фамилию работника, так и его паспортные данные во всех кадровых документах, включая трудовой договор. Отдельное заявление именно о замене паспорта для таких изменений не требуется, если новый паспорт предъявлен и его реквизиты известны работодателю.

Для отражения этих изменений в трудовом договоре рекомендуется оформить отдельное дополнительное соглашение, в котором зафиксировать новую фамилию и актуальные паспортные данные работника. Вносить исправления непосредственно в исходный текст трудового договора не нужно ― вся корректировка оформляется через допсоглашение, подписанное сторонами.

Правовое обоснование позиции

Статья 72 Трудового кодекса РФ устанавливает общий порядок изменения условий трудового договора. Любые согласованные сторонами условия договора, если они подлежат изменению, могут быть скорректированы только по взаимному согласию работника и работодателя и обязательно в письменной форме.

Персональные данные работника (фамилия, паспортные реквизиты), отражённые в тексте трудового договора, относятся к сведениям, которые стороны согласовали при заключении договора. Поэтому при их изменении требуется оформить письменное соглашение об изменении соответствующих данных. Оптимальный способ ― заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где указать новые реквизиты работника.

Таким образом, позиция базируется на том, что обновление персональных данных в трудовом договоре расценивается как изменение согласованных сторонами условий, а значит, должно оформляться двусторонним письменным документом.

Трудовой кодекс РФ, статья 72: В соответствии со ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Вывод: персональные данные обновляют допсоглашением

Таким образом, на основании одного заявления об изменении персональных данных и представленных документов работодатель может изменить и фамилию, и паспортные данные работника, оформив это отдельным дополнительным соглашением к трудовому договору, без внесения правок в исходный текст договора.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.