Может ли работодатель устанавливать различные правила для документооборота разных работников?

Вопрос

Работодатель планирует внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО) и интересуется, может ли он установить разные перечни работников для каждой категории документов. Например, для трудовых договоров — только удалённые сотрудники, для приказов об отпуске — все сотрудники, а для ознакомления с локальными нормативными актами — только те, кто читает их на русском языке. Возможен ли такой подход?

Ответ

Ответ Онлайнинспекции: работодатель вправе установить различные перечни работников для каждой категории документов, переводимых в электронный кадровый документооборот. Это возможно при утверждении соответствующего локального нормативного акта, принимаемого с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Правовое обоснование позиции

Согласно частям 2 и 3 статьи 22.2 ТК РФ, порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем с учётом мнения профсоюзной организации и может включать перечни электронных документов и категории работников, в отношении которых осуществляется данный документооборот. Локальный нормативный акт должен содержать сведения об информационной системе, перечень электронных документов и категорий работников, а также возможные исключительные случаи оформления документов на бумаге.

Трудовой кодекс РФ, статья 22.2:

Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который определяет перечень электронных документов и категорий работников для данного документооборота.

Вывод

Таким образом, работодатель имеет право установить разные правила для электронного документооборота в отношении различных категорий работников и видов документов, при условии соблюдения локальных и правовых норм.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекций в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.