Кто восстанавливает трудовую книжку, если её потерял работодатель?

Вопрос: утрата трудовой книжки работодателем

Работник был принят в организацию в 2024 году. Затем компания прошла реорганизацию в форме присоединения к другому юридическому лицу, которое стало правопреемником. При проверке кадровых документов выяснилось, что трудовая книжка работника отсутствует, прежний кадровый специалист уволился. Работник просит выдать трудовую книжку для предъявления в СФР. Возникает вопрос, какие действия должен предпринять правопреемник: кто обязан оформить дубликат трудовой книжки и кто должен запрашивать документы о стаже у прежних работодателей работника.

Ответ: дубликат оформляет правопреемник

Ответ Онлайнинспекции: организация‑правопреемник, у которой должна храниться трудовая книжка и сделана последняя запись, обязана по заявлению работника оформить дубликат трудовой книжки. При этом такой работодатель должен не только внести собственные сведения о работе, но и оказать работнику содействие в получении документов, подтверждающих его предыдущий трудовой стаж до поступления к данному работодателю. На основании этих документов в дубликат вносится суммарный общий стаж до приёма в организацию, а затем — отдельные периоды работы у прежних работодателей. Если книжка утрачена по вине работодателя, обязанность по помощи в сборе подтверждающих документов (включая направление соответствующих запросов по согласованию с работником) лежит на правопреемнике.

Правовое обоснование позиции

Порядок оформления дубликатов трудовых книжек установлен Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. В нём закреплено, что при утрате трудовой книжки работником по месту последней записи работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней со дня получения заявления.

При заполнении дубликата учитывается, что работник мог иметь трудовой стаж до поступления к текущему работодателю. В таком случае в раздел «Сведения о работе» сначала вносится запись об общем стаже до приёма в данную организацию. Этот стаж определяется только по представленным документам и указывается суммарно — в годах, месяцах и днях — без детализации по работодателям и должностям.

Далее в дубликат последовательно вносятся конкретные периоды прошлой работы: даты приёма и увольнения, наименования организаций, должности, переводы, а также основания увольнения — ровно в том объёме, в каком эти сведения содержатся в представленных документах. В графе, отведённой для основания записи, указываются реквизиты документов, на основании которых внесены сведения. Оригиналы документов после снятия копий и их заверения возвращаются работнику.

Отдельно Порядок предусматривает ситуацию, когда трудовая книжка утеряна по вине работодателя. В таком случае именно работодатель обязан оказать работнику содействие в получении документов о стаже, предшествующем работе у него. Это означает, что правопреемник, утративший трудовую книжку, должен организовать помощь в сборе подтверждающих документов (в том числе направлять запросы в иные организации по согласованию с работником), чтобы обеспечить корректное оформление дубликата.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н), пункт 27: 27. лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Вывод: дубликат оформляет правопреемник работодателя

Таким образом, если трудовая книжка работника утрачена работодателем после реорганизации, дубликат оформляет организация‑правопреемник, у которой должна храниться книжка и сделана последняя запись. Этот работодатель не только вносит сведения о работе у себя, но и обязан помочь работнику собрать документы о предыдущем стаже, чтобы корректно отразить его в дубликате.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.