Хранение электронных копий документов сотрудников

Вопрос

Работодатель хотел бы узнать, можно ли хранить в электронном виде копии важных документов сотрудников, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН и иных документов, подтверждающих личность и другие сведения.

Ответ

Ответ Онлайнинспекции: хранение копий документов работников (паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельства о рождении детей, о браке, документы об образовании, военный билет и т.д.) в личных делах допускается только при наличии их письменного согласия. В случае отсутствия такого согласия копии должны быть возвращены сотрудникам или уничтожены.

Правовое обоснование позиции

Согласно статье 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», обработка биометрических персональных данных, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, и на основании которых можно установить его личность, может осуществляться только при наличии их письменного согласия. Исключение составляют случаи, связанные с реализацией международных договоров, правосудием, а также законодательством Российской Федерации.

Согласно статье 11 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»:

сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии, в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, о гражданстве Российской Федерации.

Вывод

Таким образом, работодатель может хранить копии документов работников только при наличии их письменного согласия. В противном случае эти копии должны быть возвращены сотрудникам или уничтожены.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.