Какие документы работодатель обязан выдать в день увольнения без заявления работника?

Вопрос: документы при увольнении

Работнику требуется понять, какой именно комплект документов работодатель обязан передать в день увольнения автоматически, без каких‑либо заявлений, а какие справки, копии приказов и иные бумаги выдаются только по письменной просьбе уже увольняющегося работника. Также интересует, как быть с формами персонифицированного учета, такими как СЗВ‑М и СЗВ‑Стаж.

Ответ: что выдают автоматически и по заявлению

Ответ Онлайнинспекции: в день увольнения работодатель обязан без каких‑либо заявлений со стороны работника выдать ему трудовую книжку (если она ведётся) либо предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя. Если работник относится к лётному составу гражданской авиации, дополнительно подлежит выдаче лётная книжка.

Все остальные документы выдаются по письменному заявлению работника. К таким документам относятся, в частности, справка о доходах и удержанном налоге по установленной форме, справка о среднем заработке за последние три месяца, а также копии локальных нормативных актов или заверенные выписки из них, которые затрагивают трудовую деятельность конкретного работника. Копии документов, связанных с работой, должны оформляться надлежащим образом и предоставляться работнику бесплатно.

По заявлению в день прекращения трудового договора работнику также могут быть выданы, например: копия приказа о приёме на работу, копии приказов о переводах, копия приказа об увольнении, справка о заработной плате, справка о начисленных страховых взносах для целей досрочного пенсионного обеспечения, справки о периодах работы, страхового стажа, работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных местностях, а также справка, уточняющая особый характер работы или условия труда для льготной пенсии. Форма последней справки законодательством жёстко не установлена и составляется в свободном виде.

Сведения по формам СЗВ‑Стаж и СЗВ‑М в ответе рекомендуют уточнять непосредственно в Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации, который ведёт персонифицированный учёт страховых взносов и даёт разъяснения по соответствующим формам отчётности.

Правовое обоснование позиции

Обязанность работодателя выдать в день прекращения трудового договора трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и произвести окончательный расчёт установлена частью 4 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ в связи со статьёй 66.1 ТК РФ. Эти нормы определяют, какие сведения о трудовой деятельности должны быть предоставлены работнику при увольнении в обязательном порядке.

Перечень документов, которые работодатель предоставляет по письменному заявлению работника, закреплён в статье 62 и частях 2 и 4 статьи 84.1 ТК РФ. Там закреплено право работника получать копии приказов, справки о заработке, стаже и другие документы, связанные с работой, а также обязанность работодателя выдавать их бесплатно и надлежащим образом заверенными.

Пункт 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ устанавливает, что налоговые агенты обязаны по заявлению выдавать физическим лицам справки о доходах и суммах удержанного налога по утверждённой форме (бывшая форма 2‑НДФЛ). Это объясняет, почему такая справка выдаётся не автоматически, а только по обращению работника.

Федеральный закон от 28.12.2013 № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» в статье 30 и статье 17 перечисляет документы, которыми подтверждаются периоды работы, особые условия труда, работа и проживание в районах Крайнего Севера, необходимые для досрочного назначения страховой пенсии. На основании этих норм работодатель по заявлению работника выдаёт справки о страховом стаже, северном стаже, условиях труда и начисленных страховых взносах.

Федеральный закон от 12.12.2023 № 565‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» в совокупности со статьёй 62 ТК РФ обосновывает обязанность работодателя выдавать справку о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для целей социальной защиты и, в частности, для обращения в органы занятости.

Трудовой кодекс РФ, часть 4 статьи 84.1: в соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.

Вывод: что выдаётся без заявления

Таким образом, без какого‑либо заявления в день увольнения работодатель обязан выдать только трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) и, при наличии, лётную книжку, а все остальные справки и копии документов, связанных с работой и необходимыми для налоговых и пенсионных целей, предоставляются работнику исключительно по его письменному заявлению и на безвозмездной основе.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.