Какие документы нужны для оплаты проезда в отпуск при разном транспорте?

Вопрос: документы на компенсацию проезда

Работник планирует получить от работодателя компенсацию стоимости поездки в отпуск и обратно за себя и своих несовершеннолетних детей. Маршрут сложный: часть пути ― самолётом, часть ― поездом, часть ― автобусом. Возникает вопрос, какие конкретно проездные документы и другие бумаги нужно представить в организацию, чтобы подтвердить расходы и получить полную компенсацию по каждому виду транспорта.

Ответ: требования зависят от локальных актов

Ответ Онлайнинспекции: обязанность компенсировать расходы на проезд к месту использования отпуска и обратно установлена законом только для определённых категорий работников и всегда реализуется в порядке, который для них специально закреплён.

Для работников федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов, федеральных государственных учреждений и членов их семей правила компенсации, в том числе перечень подтверждающих документов, устанавливаются нормативными правовыми актами Правительства РФ.

Для работников государственных органов субъектов РФ, территориальных фондов обязательного медицинского страхования и государственных учреждений субъектов РФ порядок и условия компенсации, включая документы для её получения, определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти соответствующего субъекта.

Для работников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений такие правила закрепляются в актах органов местного самоуправления.

Во всех остальных организациях порядок компенсации проезда к месту отдыха и обратно, а также перечень документов, которые работнику нужно предоставить (билеты на самолёт, поезд, автобус, посадочные талоны и т. п.), закрепляются в коллективном договоре, локальных нормативных актах работодателя или в трудовом договоре.

Поэтому конкретный список бумаг, подтверждающих расходы по разным видам транспорта для работника и его детей, можно определить только после изучения внутренних и (или) отраслевых нормативных документов, действующих у данного работодателя.

Правовое обоснование позиции

Часть 1 статьи 325 ТК РФ закрепляет за работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, право раз в два года за счёт работодателя получить оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. Это право возникает одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый рабочий год.

Одновременно законодатель отдельно указывает, что сам порядок компенсации расходов (в том числе, какие документы нужны, как они предоставляются и в каком объёме компенсируются траты) определяется не единым для всех правилом, а разными нормативными актами в зависимости от статуса работодателя.

Для федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов и федеральных учреждений этот порядок, включая условия и документы для подтверждения расходов, устанавливает Правительство РФ своими нормативными актами. Для государственных органов субъектов РФ и их учреждений ― соответствующие органы власти субъектов. Для органов местного самоуправления и муниципальных учреждений ― акты органов местного самоуправления.

Во всех остальных случаях (у «обычных» работодателей) размер, условия и порядок компенсации, а значит, и перечень принимаемых к учёту билетов и иных документов, должны быть прописаны в коллективных договорах, локальных нормативных актах и (или) трудовых договорах. Именно поэтому специалисты не могут назвать единый универсальный список необходимых документов ― он зависит от конкретных правил, действующих у данного работодателя.

Трудовой кодекс РФ, статья 325, часть 1: лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Вывод: смотреть правила конкретного работодателя

Таким образом, конкретный перечень документов для компенсации проезда к месту отдыха и обратно при использовании разных видов транспорта за работника и его несовершеннолетних детей определяется только теми нормативными актами, которые действуют у данного работодателя (федеральными, региональными, муниципальными либо локальными), и без их анализа установить точный список необходимых бумаг невозможно.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.