Как восстановить кадровые документы, если работник отказывается подписывать дубликаты?

Вопрос: восстановление утерянных кадровых документов

После смены руководства в товариществе собственников жилья выяснилось, что часть кадровых документов не была передана: отсутствуют экземпляры трудовых договоров, должностные инструкции, приказы о приёме и другие кадровые документы. Новый состав правления пытается оформить дубликаты этих бумаг и предложить их работнику для подписания, но работник отказывается обсуждать вопрос и подписывать новые экземпляры. Возникает вопрос, как в такой ситуации привести кадровую документацию в порядок и какие действия возможны без согласия работника.

Ответ: оформление дубликатов и фиксация отказа

Ответ Онлайнинспекции: порядок восстановления утерянных кадровых документов напрямую законом не установлен, поэтому работодателю приходится воспроизводить документы исходя из имеющейся информации. Для приказов о приёме на работу, должностных инструкций и других локальных актов допускается оформить дубликаты: использовать прежние бланки либо чистый лист, но с теми же реквизитами и содержанием, что были у утраченного оригинала.

При восстановлении трудового договора требуется опираться на приказ о приёме на работу и иные документы работодателя, из которых видно, на каких условиях работник был принят. Однако трудовой договор по закону действует только при наличии подписи обеих сторон. Если работник отказывается подписывать восстановленный экземпляр трудового договора или другие документы, воспроизвести их в юридически действующей форме не получится.

В этой ситуации работодателю рекомендуется зафиксировать отказ работника в отдельном акте. Такой акт составляется комиссионно, с участием нескольких уполномоченных лиц, с указанием даты, сути предложенных документов и факта отказа работника от подписи.

Правовое обоснование позиции

Трудовой договор должен быть оформлен письменно и подписан и работодателем, и работником в двух экземплярах. Один экземпляр хранится у работодателя, второй передаётся работнику. Без подписи работника документ не считается заключённым в надлежащей форме, что и ограничивает возможности его «восстановления» в одностороннем порядке.

Приём на работу оформляется трудовым договором. На его основе работодатель вправе издать приказ о приёме. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Поэтому при восстановлении кадровых документов работодатель использует взаимосвязь между приказами, локальными актами и первоначальным трудовым договором: по приказу и другим бумагам можно воссоздать текст договора и локальных документов.

С точки зрения делопроизводства дубликат — это повторный экземпляр уже существовавшего подлинника, создаваемый для замены утраченного оригинала. То есть у работодателя есть право оформить дубликаты приказов и инструкций, воспроизведя их содержание и реквизиты.

Но трудовой договор, как двустороннее соглашение, требует подписи обеих сторон. Именно поэтому при отказе работника подписывать восстановленный экземпляр договора он не может считаться полноценным дубликатом юридически значимого документа. В этом случае единственно возможное действие работодателя — документально зафиксировать сам факт отказа, чтобы подтвердить, что попытки восстановить документы предпринимались, но были заблокированы отсутствием воли работника.

Трудовой кодекс РФ, статья 67, часть 1: в соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Вывод: без подписи работника договор не восстановить

Таким образом, работодатель может самостоятельно оформить дубликаты утерянных приказов и должностных инструкций, воспроизведя их содержание, но восстановить трудовой договор без подписи работника невозможно; при отказе от подписи работника следует комиссионно составить акт, фиксирующий его отказ.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.