Как долго хранить журнал учета СИЗ и как правильно его уничтожить?

Вопрос

Работодателем для учета выдачи средств индивидуальной защиты использовался журнал учета средств индивидуальной защиты. Однако, при запросе работником его копии, выяснилось, что за интересующий работника период журнал был уничтожен работодателем. Какие предусмотрены действующим законодательством сроки хранения журнала учета выдачи средств индивидуальной защиты? Каким образом должно быть оформлено работодателем уничтожение журнала учета выдачи средств индивидуальной защиты? Соответствует ли действующему законодательству учет выдачи средств индивидуальной защиты в журнале, а не в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты? Какие предусмотрены действующим законодательством сроки хранения личной карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты? Каким образом должно быть оформлено уничтожение личной карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты?

Ответ

Ответ Онлайнинспекции: в соответствии с законодательством, срок хранения журнала учета выдачи средств индивидуальной защиты составляет 1 год. Уничтожение журнала должно быть оформлено комиссионным актом. Выдача средств индивидуальной защиты должна быть отражена в личной карточке учета, ведение журнала является необязательным. Срок хранения личной карточки учета составляет 3 года при отсутствии вредных и опасных условий труда и 50/75 лет при их наличии.

Правовое обоснование позиции

Согласно п. 428 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения списков на выдачу средств индивидуальной защиты и других аналогичных документов составляет 1 год. Выдача средств индивидуальной защиты и их возврат фиксируются в личной карточке учета, образец которой закреплен приложением № 2 к Правилам обеспечения средствами индивидуальной защиты (Приказ Минтруда России № 766н от 29.10.2021). В соответствии с п. 427 Перечня типовых управленческих архивных документов, срок хранения документов об обеспечении работников СИЗ при отсутствии вредных и опасных условий труда составляет 3 года, а при их наличии — 50/75 лет.

Вывод

Таким образом, журнал учета выдачи средств индивидуальной защиты должен храниться 1 год и уничтожаться комиссионным актом. Основной документ для учета СИЗ — личная карточка учета, срок хранения которой составляет 3 года при отсутствии вредных условий труда и 50/75 лет при их наличии.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.