Достаточно ли соглашения, чтобы взыскать с работника ущерб за порчу имущества?

Вопрос: оформление документов при взыскании ущерба

Работник повредил имущество работодателя, например служебный ноутбук. Возникает вопрос, какие документы необходимо оформить, чтобы работодатель мог законно взыскать с работника причинённый ущерб: достаточно ли соглашения о возмещении ущерба, соглашения о передаче имущества и акта приёма‑передачи имущества, или требуется дополнительный набор документов и специальная процедура?

Ответ: нужна проверка и приказ о взыскании

Ответ Онлайнинспекции: перечисленных соглашений и акта приёма‑передачи недостаточно, поскольку закон требует соблюдения специальной процедуры установления и взыскания ущерба.

Сначала работодатель обязан провести проверку, чтобы установить размер ущерба и причины его возникновения. Для этого работодатель вправе издать приказ о создании комиссии, определить в нём состав комиссии и срок проведения проверки. По результатам проверки размер ущерба целесообразно зафиксировать в отдельном акте.

Размер ущерба при утрате или порче имущества определяется по фактическим потерям: исходя из рыночных цен в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости по данным бухгалтерского учёта с учётом износа имущества. Именно этот рассчитанный размер затем и включается в акт о результатах проверки.

Обязательно нужно затребовать у работника письменное объяснение причин возникновения ущерба. Если работник отказывается его дать, это фиксируется отдельным актом, но попытка получить объяснение должна быть документально подтверждена.

Если работодатель собирается удержать установленную сумму ущерба из зарплаты и эта сумма не превышает средний месячный заработок работника, издаётся распоряжение (приказ) о взыскании. Такое распоряжение должно быть издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба.

Когда работник согласен добровольно возместить ущерб полностью или частично, стороны заключают соответствующее соглашение о возмещении ущерба, в котором можно предусмотреть порядок и сроки выплат либо иные способы возмещения.

Если месячный срок для издания распоряжения пропущен, работник не согласен добровольно возмещать ущерб или сумма ущерба превышает его средний месячный заработок, взыскать деньги можно только на добровольной основе либо через суд. В этих случаях одного соглашения без соблюдения процедуры или решения суда недостаточно.

Правовое обоснование позиции

Материальная ответственность работника строится на принципе возмещения только прямого действительного ущерба. В соответствии со статьёй 238 Трудового кодекса РФ работник обязан компенсировать реальное уменьшение имущества работодателя или ухудшение его состояния, а также необходимые расходы на восстановление или приобретение нового имущества. Упущенная выгода при этом с работника не взыскивается.

По общему правилу, установленному статьёй 241 ТК РФ, работник несёт материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если трудовым законодательством или иными федеральными законами не предусмотрен более высокий размер ответственности. Поэтому порядок оформления документов и способ взыскания зависят от того, превышает ли сумма ущерба средний месячный заработок работника.

Статья 247 ТК РФ обязывает работодателя до принятия решения о взыскании ущерба провести проверку для установления размера ущерба и причин его возникновения. Работодатель вправе оформить создание комиссии приказом и привлечь к работе специалистов, которые помогут оценить повреждённое имущество. В этой же норме прямо закреплена обязанность запросить у работника письменное объяснение; при отказе составляется соответствующий акт.

Статья 248 ТК РФ определяет порядок удержания ущерба из заработной платы. Если сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника, работодатель может издать распоряжение о взыскании, но сделать это нужно в течение одного месяца с момента окончательного установления размера ущерба. По истечении этого срока, а также при несогласии работника или превышении суммы ущерба над средним заработком, взыскание возможно только по соглашению с работником либо в судебном порядке.

Закон также допускает различные способы добровольного возмещения ущерба. Работник может компенсировать ущерб сразу, по соглашению о рассрочке, а также — с согласия работодателя — передать равноценное имущество или отремонтировать повреждённое. При рассрочке оформляется письменное обязательство работника с указанием сроков платежей; при увольнении невыплаченный остаток долга взыскивается через суд.

Возмещение ущерба оформляется и взыскивается независимо от того, привлекался ли работник к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за то же самое нарушение. Однако несоблюдение работодателем установленного законом порядка (проверка, объяснение, сроки, вид документа о взыскании) даёт работнику право оспорить действия работодателя в суде.

Трудовой кодекс РФ, статья 247: согласно ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Вывод: нужна проверка и приказ работодателя

Таким образом, для законного взыскания с работника ущерба за повреждение имущества недостаточно только соглашений и акта приёма‑передачи: требуется провести проверку, определить и заактировать размер ущерба, затребовать письменное объяснение работника и, в зависимости от суммы и согласия работника, либо издать распоряжение о взыскании, либо оформлять возмещение по соглашению сторон или через суд.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.