ФНС разрешила использовать в бухучете сканы первички
В исключительных случаях налогоплательщики вправе подтвердить расходы не самим первичным документом, а его отсканированной копией. При этом он обязательно оформляется по установленным правилам.
Федеральная налоговая служба выпустила письмо, в котором подтвердила, что налогоплательщики вправе использовать в бухучете отсканированные копии первичных документов. Но делать это разрешается в исключительных случаях. В каких ситуациях это допустимо, ведомство не уточняет, но очевидно, речь идет о ситуациях, когда обмен бумажными экземплярами невозможен по объективным причинам.
Подробнее: Порядок оформления первичной бухгалтерской документации
Как уточняют налоговики, позицию относительно использования копий документов, а не их самих, ранее высказывало Министерство финансов. Так, в письме от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 представители Минфина допустили использование сканов для регистрации и хранения данных в регистрах бухучета. В более раннем письме от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882 Минфин сообщал, что налогоплательщики вправе подтвердить расходы даже электронными первичными документами, подписанными ЭЦП, если только закон не требует оформлять их исключительно на бумаге. Но и в этом случае важно соблюдать общие требования к содержанию и виду документации, а если сделка заключается в другом государстве, то следует учитывать еще и иностранные обычаи делового этикета.
Обратите внимание: некорректно оформленная первичка часто становится основанием для отказа налоговиков учесть расходы компании при расчете налога на прибыль или предоставить ей вычеты по НДС. Но как показывает судебная практика, приравнивать отсутствие первичной документации к ее отсутствию недопустимо.