Штраф 100 тысяч при начислении отпускных

Что случилось?

Начался сезон отпусков, и многие бухгалтеры заняты начислением и выплатой отпускных своим работникам. Многие из них уже знают, что выплатить положенную работнику сумму лучше заранее, как минимум за 4 календарных дня до начала отпуска. Но все ли знают, что даже небольшая ошибка в расчетах отпускных может привести к штрафу в 100 000 рублей от Роструда или не менее крупному штрафу от ФНС России? Рассмотрим все возможные ситуации с ошибками, чтобы их избежать.

Правильный период для расчета отпускных — залог успеха

Отпускные — это не зарплата. Но многие бухгалтеры забывают, что по нормам статьи 139 Трудового кодекса РФ отпуск следует оплачивать исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев. Поэтому, если ваш сотрудник уходит отдыхать в июне 2018 года, то для того, чтобы правильно посчитать его отпускные, необходимо взять всю сумму его заработка за период с 1 июня 2017 года по 31 мая 2018 года. При этом, если работник новый и еще не успел отработать 12 месяцев, в расчет отпускных необходимо включить те месяцы, в которых он работал и получал зарплату. И только если работник идет в отпуск сразу после трудоустройства (бывает и так), ему можно посчитать отпускные исходя из его оклада или тарифной ставки.

Какие суммы включить в расчет отпускных?

При расчете отпускных важно помнить, что в сумму, на основании которой высчитывается среднедневной заработок, необходимый для расчета отпускных, следует включить:

• зарплату (оклад, тарифную ставку и т. д.);
• все трудовые надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
• компенсационные выплаты (доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
• премии и другие производственные вознаграждения.

Что не нужно учитывать при расчете отпускных:

• выплаты социального характера (пособия, больничные и т.д);
• выплаты, которые не относятся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда или обучения);
• командировочные;
• отпускные (если отпуск разбит на части и сотрудник уже отдыхал в расчетный период).

Все суммы, входящие в расчет, суммируются, а затем делятся на количество календарных рабочих дней, расчитанных за весь период. Полученную сумму необходимо умножить на число дней отпуска.

Отпускные не могут быть меньше МРОТ

С 1 мая 2018 года федеральный МРОТ составляет 11 163 рубля. Кроме того, существуют региональные минимальные размеры оплаты труда (проверьте себя по таблице в статье). Так вот, расчитанные отпускные за полный период отпуска (28 дней) не могут быть меньше установленного МРОТ. Если отпуск разделен на части, необходимо расчитать пропорционально дням. Если полученный средний заработок оказался меньше МРОТ, то отпускные необходимо пересчитать исходя из «минималки». Иначе накажет ГИТ.

Штрафы за неправильно посчитанные отпускные

Ошибки в пользу работника не интересуют ГИТ и Роструд, зато очень заинтересуют ФНС России. Ведь начисленные и выплаченные отпускные уменьшают налоговую базу по прибыли и по УСН с базой обложения «доходы минус расходы». За необоснованное занижение налоговой базы по статье 122 Налогового кодекса РФ налогоплательщика ожидает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога. Ответственность в этом случае несет организация. Но должностных лиц, в свою очередь, могут привлечь к административной ответственности.

Если же сумма выплаченных работнику отпускных оказалась ниже, чем надо, то штрафовать будет ГИТ за нарушение трудового законодательства. Размер штрафа в этом случае составляет для организации до 50 000 рублей, а для должностных лиц до до 5000 рублей, согласно ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Повторное нарушение может привести к дисквалификации на срок от одного года до трех лет, а также увеличению штрафа до 100 000 рублей. Так что дешевле все же правильно посчитать и своевременно выплатить отпускные.

Дополнительно:

• штрафы для работодателей за отсутствие графика отпусков;
• как оформлять оплачиваемый отпуск;
• чем отличается компенсация за отпуск от отпускных.