Заполняем личный листок по учету кадров
Не в каждой компании увидишь личный листок по учету кадров, ведь этот документ обязателен для госструктур, организаций сферы образования и здравоохранения. Но его могут вести и коммерческие предприятия, если хотят иметь полную информацию на каждого из своих сотрудников.
Что такое личный листок по учету кадров и для чего он нужен
Личный листок по учету кадров представляет собой анкету, куда вносятся:
- персональные данные работника и членов его семьи;
- сведения об образовании сотрудника;
- информация о его профессиональной деятельности;
- данные о награждениях и иные подробности.
Эти же сведения вносятся в личную карточку по форме Т-2, скажут читатели. Да, и, как и форма Т-2, это необязательный документ для большинства работодателей. Среди тех, кто его ведет непременно, — государственные и муниципальные структуры, организации из сферы образования и здравоохранения, когда это прямо предусмотрено законодательством.
На вопрос, зачем нужна такая анкета, ответим — она позволяет сформировать профессиональный портрет сотрудника. Причем все данные в ней проверенные и актуальные, поскольку документ работник заполняет лично.
Для сведения: какие документы хранятся в личном деле работника
В целях актуализации сведений составляют дополнение к личному листку по учету кадров, которое сотрудник тоже заполняет самостоятельно. Оно обычно полностью дублирует первичный бланк, но в нем фиксируют только изменения, а не все подробности.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить дополнение к личному листку по учету кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какой бланк использовать и как его заполнять
Поскольку листок-анкета необязателен, унифицированной формы документа нет. Каждая организация разрабатывает и утверждает его структуру по собственному усмотрению, если только для нее не предусмотрен бланк на законодательном уровне.
Анкета заполняется один раз лично работником. Способ заполнения — от руки или на компьютере, как и время — во время подписания трудового договора или после, оговаривается во внутренних нормативных актах работодателя. В любом случае анкету подписывает сотрудник лично.
При заполнении информацию перепроверяют с помощью официальных документов:
- паспорта;
- военного билета;
- диплома об образовании и т. п.
Желательно разъяснить сотрудникам, как заполнить личный листок по учету кадров, какие данные вписывать, насколько объемно. Рекомендуется не допускать односложных ответов, писать все детали, внимательно переписывать все цифры и даты. В противном случае у вас появится бумага с персональными данными, за которую надо отвечать по всей строгости закона, но бесполезная.
Покажем пример заполнения на бланке, включающем основные сведения о работнике.
Для сведения: срок хранения личной карточки
После заполнения документ передается в отдел кадров, включается в личное дело сотрудника. Хранить его следует с иной документацией по персональному составу. Поскольку это теперь собственность предприятия, забрать анкету работник не сможет даже после увольнения. Но учитывая, что в ней содержатся персональные данные подчиненного, работодателю необходимо хранить бумагу с учетом требований законодательства.
Читайте также: как заполнять форму Т-54