Как нумеровать трудовые договоры с работниками

Как правило, каждый трудовой договор имеет собственные реквизиты — номер и дату заключения. Предлагаю разобраться, насколько это обязательный реквизит и нужно ли по закону нумеровать трудовые договоры с работниками или это необязательно.

Содержание

Нужно ли нумеровать трудовые договоры

Оформление трудового договора, его содержание и обязательные для указания реквизиты содержатся в ст. 57 ТК РФ и включают следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование сторон договора: ФИО работника или работодателя, если он физическое лицо, название организации, между которыми заключается трудовой договор.
  2. Реквизиты документа, удостоверяющего личность работника и работодателя, если он выступает как физлицо.
  3. ИНН работодателя.
  4. Документ, подтверждающий полномочия лица, его заключившего (для директора — устав).
  5. Дата и место его заключения.
Подробнее: как правильно составить трудовой договор

Из положений указанной статьи не следует обязанность работодателя нумеровать трудовой договор. В других НПА также не сказано, что он подлежит обязательной нумерации, однако существуют специальные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые были утверждены постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, которыми предусмотрена нумерация трудовых соглашений, хотя и с 2014 года соблюдение данных форм не является обязательным. Поэтому, если указать вместо номера «б/н», это не является нарушением, однако большинство работодателей продолжает их нумеровать и ведет журналы учета, поскольку это помогает быстрее идентифицировать документы, упорядочивает и облегчает ведение делопроизводства в организации.

Подробнее: как вести журнал регистрации трудовых договоров
ВАЖНО!
Формат нумерации трудового соглашения работодатель выбирает самостоятельно, также этот момент вправе внести в инструкцию по делопроизводству организации или иной ЛНА, с ней связанный.

Как нумеровать трудовые договоры с работниками

Нумерация выполняется в формате, установленном в организации без каких-либо ограничений. Например, включает, помимо порядкового номера, месяц и год его заключения (№ 15/04-2024) или индекс в зависимости от подразделения, к которому относится работник.

Для каждой категории документов работодатель вправе разработать отдельный буквенный код.

Например, во время моей работы в одном из крупных бюджетных учреждений Москвы код для трудовых договоров обозначался как ТД. Так было предусмотрено инструкцией по делопроизводству для организации и ее филиалов. И это существенно облегчало работу кадровика, ведь вся информация находилась в специальном журнале их регистрации, не возникало проблем с отчетностью (о количестве заключенных договоров) и с заключением новых.

Поэтому, если в вашей организации еще не разработана инструкция (положение) по делопроизводству, стоит ее сделать, чтобы в дальнейшем было проще оформлять кадровые документы и вести их учет.

Основных видов нумерации два:

  1. Единая сплошная (сквозная) нумерация.
  2. Отдельная нумерация по каждому виду документов в организации.

Для организаций с небольшим числом работников актуально ведение единой сплошной/сквозной нумерации, поскольку это удобно, если документов немного и они оформляются нечасто, поскольку нет разделения на группы, а всем документам присваивают номера, идущие друг за другим, по мере их издания. Но при большом объеме документов искать неудобно.

В крупной организации или в компании с большой текучкой или большим объемом документации логичнее выделить трудовые соглашения в отдельную группу, поскольку по регистрационному номеру проще посчитать, сколько документов в организации, систематизировать их и, соответственно, быстрее найти при необходимости.

ВАЖНО!
Нумерация состоит либо из цифровых обозначений (арабские цифры), либо из буквенно-цифровых. В некоторых организациях, помимо цифр и букв, добавляют другие символы, такие, как точки, тире, слэш. Если документ оформлен с получением по электронной почте (например с удаленными работниками), то иногда используют собаку (@).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, каков порядок нумерации трудовых договоров и пунктов в них. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как нумеруются допсоглашения к трудовым договорам

Когда появляется необходимость включить в договор дополнительные условия, дополнить его или внести то, что изначально не внесли, работодатель заключает к работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Такие дополнительные соглашения вправе издавать без ограничений в письменном виде, и они являются частью трудового договора и хранятся вместе с основным договором.

Минтруд высказал позицию о том, что работодателем следует нумеровать дополнительные соглашения. Как это должно осуществляться в отдельно взятой организации, необходимо прописать в локальном нормативном акте. На практике это реализовывается установлением хронологического порядка в нумерации, начиная с первого дополнительного соглашения к договору и далее идет по возрастанию в зависимости от срока его заключения.

ВАЖНО!
Работодатель вправе определить иной порядок нумерации допсоглашений к трудовым договорам, для этого следует издать отдельный локальный нормативный акт. Более подробно с позицией Минтруда по этому поводу ознакомьтесь в Письме № 14-2-519 от 28.04.2020.
Может пригодиться: как прошить трудовой договор

Часто задаваемые вопросы по теме

Юрист с 20-летним стажем работы в госорганах, в системе судебной и исполнительной власти. С 2017 года автор статей по кадровым и юридическим вопросам. Бывший инспектор труда, эксперт по трудовому праву. Сейчас - руководитель отдела кадров в образовании.