Как нумеровать трудовые договоры с работниками
Как правило, каждый трудовой договор имеет собственные реквизиты — номер и дату заключения. Предлагаю разобраться, насколько это обязательный реквизит и нужно ли по закону нумеровать трудовые договоры с работниками или это необязательно.
Нужно ли нумеровать трудовые договоры
Оформление трудового договора, его содержание и обязательные для указания реквизиты содержатся в ст. 57 ТК РФ и включают следующие обязательные реквизиты:
- Наименование сторон договора: ФИО работника или работодателя, если он физическое лицо, название организации, между которыми заключается трудовой договор.
- Реквизиты документа, удостоверяющего личность работника и работодателя, если он выступает как физлицо.
- ИНН работодателя.
- Документ, подтверждающий полномочия лица, его заключившего (для директора — устав).
- Дата и место его заключения.
Подробнее: как правильно составить трудовой договор
Из положений указанной статьи не следует обязанность работодателя нумеровать трудовой договор. В других НПА также не сказано, что он подлежит обязательной нумерации, однако существуют специальные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые были утверждены постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, которыми предусмотрена нумерация трудовых соглашений, хотя и с 2014 года соблюдение данных форм не является обязательным. Поэтому, если указать вместо номера «б/н», это не является нарушением, однако большинство работодателей продолжает их нумеровать и ведет журналы учета, поскольку это помогает быстрее идентифицировать документы, упорядочивает и облегчает ведение делопроизводства в организации.
Подробнее: как вести журнал регистрации трудовых договоров
Как нумеровать трудовые договоры с работниками
Нумерация выполняется в формате, установленном в организации без каких-либо ограничений. Например, включает, помимо порядкового номера, месяц и год его заключения (№ 15/04-2024) или индекс в зависимости от подразделения, к которому относится работник.
Для каждой категории документов работодатель вправе разработать отдельный буквенный код.
Например, во время моей работы в одном из крупных бюджетных учреждений Москвы код для трудовых договоров обозначался как ТД. Так было предусмотрено инструкцией по делопроизводству для организации и ее филиалов. И это существенно облегчало работу кадровика, ведь вся информация находилась в специальном журнале их регистрации, не возникало проблем с отчетностью (о количестве заключенных договоров) и с заключением новых.
Поэтому, если в вашей организации еще не разработана инструкция (положение) по делопроизводству, стоит ее сделать, чтобы в дальнейшем было проще оформлять кадровые документы и вести их учет.
Основных видов нумерации два:
- Единая сплошная (сквозная) нумерация.
- Отдельная нумерация по каждому виду документов в организации.
Для организаций с небольшим числом работников актуально ведение единой сплошной/сквозной нумерации, поскольку это удобно, если документов немного и они оформляются нечасто, поскольку нет разделения на группы, а всем документам присваивают номера, идущие друг за другим, по мере их издания. Но при большом объеме документов искать неудобно.
В крупной организации или в компании с большой текучкой или большим объемом документации логичнее выделить трудовые соглашения в отдельную группу, поскольку по регистрационному номеру проще посчитать, сколько документов в организации, систематизировать их и, соответственно, быстрее найти при необходимости.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, каков порядок нумерации трудовых договоров и пунктов в них. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как нумеруются допсоглашения к трудовым договорам
Когда появляется необходимость включить в договор дополнительные условия, дополнить его или внести то, что изначально не внесли, работодатель заключает к работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Такие дополнительные соглашения вправе издавать без ограничений в письменном виде, и они являются частью трудового договора и хранятся вместе с основным договором.
Минтруд высказал позицию о том, что работодателем следует нумеровать дополнительные соглашения. Как это должно осуществляться в отдельно взятой организации, необходимо прописать в локальном нормативном акте. На практике это реализовывается установлением хронологического порядка в нумерации, начиная с первого дополнительного соглашения к договору и далее идет по возрастанию в зависимости от срока его заключения.
Может пригодиться: как прошить трудовой договор
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Если в организации не велась нумерация трудовых соглашений, то как начать ее вести?
Издайте ЛНА (инструкцию, положение или приказ), в котором пропишите порядок ведения договоров, какие обозначения следует применять для их нумерации и в каком виде она теперь ведется. Определите здесь же порядок нумерации для дополнительных соглашений. После чего вводите нумерацию в работу в соответствии с принятым ЛНА.
-
Что обязательно следует включить в трудовой договор?
В силу требований ст. 57 ТК РФ обязательными для внесения в договор условиями являются:
- трудовая функция по штатке;
- место работы;
- дата начала работы;
- для срочного договора — срок действия и обстоятельства его окончания;
- вопросы оплаты труда (сумма оклада/тарифа, доплаты, надбавки и прочие выплаты);
- режим работы и отдыха;
- условия труда, при наличии вредности — гарантии и компенсации за нее;
- характер работы;
- обязательное соцстрахование в соответствии с ТК РФ.