Как вести книгу доходов и расходов ИП на ОСНО

Что такое КУДиР

Для ИП на ОСНО действуют нормы ст. 54 НК РФ, обязывающие рассчитывать налоговую базу, исходя из доходных и расходных операций, регистрируемых в соответствии с предписаниями Минфина РФ. Эти данные служат основой для определения сумм НДФЛ, который ИП на ОСНО обязаны платить по условиям главы 23 НК РФ. Так как предпринимателям нет необходимости вести бухгалтерский учет, то для исполнения требований НК РФ возможно ограничиться заполнением налогового регистра — книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (сокращенно — КУДиР ИП на ОСНО), форма и порядок заполнения которой утверждены совместным Приказом Минфина РФ и МНС РФ № 86н/БГ-3-04/430 от 13.08.2002.

Советуем прочитать: все об ОСНО

Показатели книги используются в дальнейшем при заполнении налоговой декларации по форме № 3-НДФЛ, поэтому, проверяя декларацию, ИФНС затребует себе и КУДиР. Если инспекция установит, что сведения в ней искажены или отсутствуют, ИП (как минимум) получит штраф, например, по ст. 120 НК РФ.

Как мы видим, несмотря на давний срок применения КУДиР для ИП на ОСНО, вопросы по ее заполнению и оформлению возникают до сих пор.

Как оформлять и вести КУДиР: общие правила

Порядок ведения книги на ОСНО определен совместным Приказом Минфина РФ и МНС РФ № 86н/БГ-3-04/430 от 13.08.2002. Важнейшие правила, применяемые при заполнении книги по ОСНО, указаны в разделе II порядка. Например, регистрация операций о полученных доходах и произведенных расходах производится:

• непосредственно в момент их совершения (принципы своевременности и хронологической последовательности);
• на основе первичных документов (принцип достоверности);
• позиционным способом (принцип «одна операция — одна позиция (строка) КУДиР»).

Основанием для записей являются принятые к учету первичные документы на русском языке, информация из которых подлежит дальнейшему накоплению и систематизации. Оформление операций в КУДиР по ОСНО производят в рублях, причем инвалюта пересчитывается по курсу Банка России на дату операции (п. 5 порядка).

Отражение доходов и расходов производится в обособленных частях книги, отдельно по каждому виду из тех, что осуществляются на ОСНО (п. 7 порядка). Помимо расходных и доходных операций, в КУДиР фиксируется имущественное положение ИП и результаты его деятельности за налоговый период.

Способы ведения КУДиР на ОСНО

КУДиР ИП на ОСНО разрешено вести как на бумаге, так и в электронной форме. Если учет ведется в бумажной книге, необходимо подготовить ее до того, как начнется сама предпринимательская деятельность:

1. Купить КУДиР в типографии или распечатать ее своими силами.
2. Пронумеровать и сшить листы.
3. На последнем листе (сзади) указать общее количество страниц в книге, скрепив эту надпись подписью ИП и оттиском печати, если она есть.
4. Заверить книгу в ИФНС по месту учета (проставить подпись должностного лица, печать инспекции) и получить информацию для реквизитов титульного листа книги.
5. Заполнить сведения титульного листа: номер, серия и том, согласно данным регистрационного журнала ИФНС.

При заполнении книги по ОСНО в электронном виде при завершении налогового периода ее необходимо распечатать с учетом нумерации страниц. В дальнейшем необходимо выполнить с книгой все действия, перечисленные выше, не забывая о сроках: распечатку нужно зарегистрировать в ИФНС до подачи декларации 3-НДФЛ!

Порядок ведения КУДиР для ИП на ОСНО

Непосредственно сама форма книги для ИП на ОСНО закреплена в качестве приложения к совместному Приказу № 86н/БГ-3-04/430 от 13.08.2002. Книга очень объемна и рассчитана на десятки страниц. Причин для этого много, например, потому что в одной КУДиР приходится вести раздельный учет по каждому из видов бизнеса ИП. Кроме того, налогоплательщики НДС производят заполнение только своих таблиц, а освобожденные от него — других таблиц.

КУДиР для ИП на ОСНО формируется из титульного листа (с содержанием) и шести разделов. Реквизиты титульного листа, подлежащие заполнению, — это номер, серия и том, указываемые согласно данным, полученным из журнала ИФНС, в котором регистрируются книги предпринимателей на ОСНО.

Под титульным листом расположен раздел «Сведения об индивидуальном предпринимателе», заполнение которого производится на основе персональных, региональных и финансовых данных ИП, в т. ч. его Ф.И.О., ИНН, реквизиты ИФНС по месту учета, банковские реквизиты, адрес места деятельности и другие данные.

Далее, под сведениями об ИП, располагается раздел «Содержание», где приводится информация (в т. ч. номера страниц) о количестве заполненных таблиц следующих частей книги:

• раздел I «Учет доходов и расходов» (включает 7 таблиц);
• раздел II «Расчет амортизации основных средств» (включает 2 таблицы);
• раздел III «Расчет амортизации по МБП, не списанным по состоянию на 01.01.2002» (устарел, но из формы КУДиР до сих пор не исключен);
• раздел IV «Расчет амортизации нематериальных активов» (включает 2 таблицы);
• раздел V «Расчет начисленных (выплаченных) в виде оплаты труда доходов и удержанных с них налогов» (заполняется ежемесячно при наличии работников);
• раздел VI «Определение налоговой базы» (включает 3 таблицы).

Перед тем как приступить к расчету налоговой базы, требуется заполнение показателей доходов и расходов (раздел 1). При наличии основных средств информация о них указывается в разделе 2, а если ИП использует нематериальные активы, потребуется заполнение раздела 4. Расчеты по заработной плате ежемесячно отражаются в разделе 5, но лишь в том случае, если ИП имеет наемных работников.

По завершении налогового периода информация всех частей книги обобщается в разделе 6, с целью подведения итогов осуществляемой деятельности. Затем учетные данные КУДиР становятся основой для заполнения декларации по подоходному налогу (форма № 3-НДФЛ).

Может пригодиться: как заполнить налоговую декларацию 3-НДФЛ

Содержание КУДиР для ОСНО

Чтобы получить образец заполнения КУДиР для ИП на ОСНО, мы составили пошаговую инструкцию. Однако, в связи с огромным объемом учетных данных, показываем лишь результат заполнения раздела 1 и раздела 6 книги, составленной предпринимателем, уплачивающим НДФЛ и НДС.

Шаг № 1. Заполнение титульного листа и сведений об ИП

Заполненный бланк титульного листа КУДиР для ИП на ОСНО будет выглядеть следующим образом (извлечение):

Раздел «Содержание» составляется после формирования всех необходимых таблиц книги.

Шаг № 2. Заполнение раздела 1 «Учет доходов и расходов»

В разделе 1 отражаем все фактически полученные за год доходы (в т. ч. предоплату) и все расходы, осуществленные в этом же периоде.

Доходы включают все зачисления от продаж товаров (работ, услуг) с учетом затрат на их приобретение, выполнение, оказание и реализацию (п. 14 порядка).

При заполнении информации о расходах, непосредственно связанных с деятельностью на ОСНО, производится ее группировка на (п. 16 порядка):

• материальные затраты;
• оплата труда наемных сотрудников;
• амортотчисления;
• прочие расходы.

Так выглядит правильно заполненная таблица № 1-7А раздела 1 КУДиР ИП на ОСНО (для плательщиков НДС):

Шаг № 3. Заполнение разделов 2-5

При наличии основных средств (ОС) информация о них заносится в раздел 2. А если ИП использует нематериальные активы (НМА), необходимо заполнение раздела 4.

К ОС и НМА относится лишь собственное имущество ИП на ОСНО, используемое им для ведения бизнеса (для НМА — исключительное право). Их первоначальная стоимость исчисляется как совокупность затрат на приобретение, изготовление, доставку и ввод в эксплуатацию, за минусом НДС (п. 24 порядка). ОС и НМА классифицируются как амортизируемое имущество, стоимость которого погашается за счет амортизации (п. 30 порядка). Данные по ним отражаются в разделах 2 или 4 книги позиционным способом, обособленно по каждому объекту.

Раздел 5 подлежит заполнению данными учета зарплаты и налогов лишь при наличии наемных сотрудников. Таблица раздела имеет знакомые реквизиты расчетно-платежной ведомости, составлять ее необходимо ежемесячно.

Шаг № 4. Расчет и заполнение итогов налогового периода

Раздел 6 является обобщающим, определенным для расчета налоговой базы НДФЛ по итогам налогового периода (календарного года). Главной из трех таблиц раздела является таблица № 6-1, содержащая итоговые сведения, впоследствии используемые для заполнения декларации формы № 3-НДФЛ.

После ввода всех необходимых данных заполненная таблица № 6-1 раздела 6 КУДиР ИП на ОСНО имеет следующий вид:

При наличии у ИП на ОСНО прочих расходов, связанных с его бизнесом, их расшифровка дается в таблице № 6-2.

Подробнее: как вести КУДиР ИП на ОСНО

Тонкости ведения КУДиР на ОСНО

В связи с более чем 20-летним периодом применения порядка в нем накопились некоторые противоречия с действующим налоговым законодательством. В частности, к таким противоречиям отнесены требования п. 13 и пп. 1-3 п. 15 порядка, предписывающие вести учет кассовым методом. Решением ВАС РФ от 08.10.2010 № ВАС-9939/10 они признаны не соответствующими нормам НК РФ и аннулированными с 08.10.2010. При обосновании этого вывода судом указано, что нормы п. 1 ст. 221 НК РФ и п. 3 ст. 273 НК РФ предоставляют ИП право учесть произведенные расходы в полном объеме после их оплаты — без привязки к дате получения выручки. Эта позиция ВАС РФ нашла свое подтверждение и в решении ВС РФ от 19.06.2017 № АКПИ17-283.

Еще одним важным нюансом заполнения КУДиР на ОСНО является использование ИП учетных документов. П. 4 порядка установлено, что хозяйственные операции, регистрируемые в книге, должны удостоверяться первичными документами. При отсутствии или ненадлежащем оформлении таких документов предпринимателя ждут неприятности!

Однако некоторая неразбериха в их использовании требует от ИП выбрать конкретный вариант, разрешенный действующим законодательством, а именно:

• пользоваться собственными формами первичных документов, составленными в соответствии с п. 9 порядка и ч. 2 ст. 9 Фед. закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• пользоваться бланками первичных документов, утвержденными госорганами РФ (например, УПД — универсальный передаточный документ, предложенный ФНС РФ);
• применять незапрещенные унифицированные формы документов, утвержденные различными Постановлениями Госкомстата РФ до 01.01.2013 (например, ТОРГ-12 «Товарная накладная», утв. Пост. Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).

Дополнительным обстоятельством, которое необходимо учитывать после заполнения КУДиР на ОСНО, является сохранность данных налогового учета (первички, регистров), необходимых для исчисления и уплаты налогов. Законодательством срок их хранения установлен в 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а ответственность за это возложена на ИП.

Читайте также: как вести книгу учета доходов и расходов ИП на УСН