Приказ об утверждении штатного расписания: образец 2025 года

Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания

Список должностей и окладов — один из главных документов работодателя, где отражена вся структура организации, численность сотрудников, ежемесячный фонд заработной платы. При внесении любого изменения (в структуру, наименование должностей, размер заработной платы) понадобится обновить штатное расписание (ШР), а чтобы новшества заработали — принять документ об их введении. Он же понадобится, если работодатель принял решение полностью изменить ШР.

Новое ШР придется утверждать не только из-за изменений в должностях, изменении фонда оплаты труда, но и по другим причинам. Например, при оптимизации численности или штата (ст. 180 ТК РФ) и организационно-технологических переменах (ст. 74 ТК РФ).

Как часто надо утверждать штатное расписание

Законодательно сроки, как часто и когда утверждается штатное расписание на следующий год, не указаны, работодатель вправе самостоятельно регулировать этот вопрос. Корректировки вносят в любое время, как только появляется основание для этого.

Сформировать штатку допускается на любой период. Но на практике обычно это делают на год и затем ежегодно обновляют. Совсем не обязательно составлять его в начале года. Если вносить поправки нет необходимости, то и заново издавать приказ об утверждении ШР не требуется.

Кто составляет приказ об утверждении штатного расписания

Составляют распоряжение об утверждении ШР обычно секретари, работники бухгалтерии или кадровой службы. Такую функцию допустимо возложить и на руководителя, если организация небольшая.

Вам пригодится:

• правила составления ШР;
• образец штатного расписания.

Как правильно организовать утверждение нового штатного расписания взамен устаревшего

Применяют единые правила документооборота и учетной политики организации. Вся новая и измененная документация предприятий утверждается распоряжением руководителя.

В учетной политике предприятия допустимо закрепить, как утвердить штатное расписание на следующий год, если в организации произошли кадровые изменения. Новшества в кадровой структуре удобнее утверждать с началом года, чтобы наладить документооборот по всем отчетным периодам.

Если в учетной политике правил о введении нового ШР нет, составьте новый документ и утвердите его распоряжением директора. Если перед тем, как штатку утвердил руководитель, она проходила согласование с другими должностными лицами (главбухом, руководителем отдела кадров, финансовым директором), то их визу надо поставить на приказе.

Как правильно оформить приказ на утверждение штатного расписания

Распоряжение о введении ШР не имеет строгой формы. Закон не содержит единых требований, нормативно закреплены лишь правила оформления ШР.

Приказ оформляют на бланке предприятия в свободной форме с соблюдением основных требований к созданию распорядительной документации: обязательно указывают общие сведения о работодателе, дату выпуска и порядковый номер распоряжения, наименование документа.

Основная часть состоит из двух разделов. В первом уточняют причины принятия нового решения — реорганизация компании, совершенствование организационной структуры, расширение производства, мотивация сотрудников, другие основания. Второй раздел — вводная часть — содержит следующие данные:

• количество работников по новому (измененному) ШР;
• размер фонда оплаты труда;
• дату, с которой изменения вступают в силу;
• лица, ответственные за исполнение распоряжения.

Здесь же допустимы дополнительные указания.

Например, в случае сокращения штата допустимо дать распоряжение о подготовке и рассылке уведомлений о предстоящем изменении и подготовке соглашений об увольнении. Если принято решение повысить оклады, надо распорядиться о подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками.

В приложения к документу включают само ШР. В тексте распоряжения уточняют его номер и дату принятия. Подписывает распоряжение о введении ШР руководитель компании. Также в нем должны стоять подписи лиц, ответственных за кадровые изменения. Знакомить с текстом всех работников предприятия не требуется.

Дополнительно: сколько и где хранить штатку

Образцы приказов на утверждение штатного расписания

Новый приказ об утверждении штатного расписания в ДОУ на 2025 год, равно как и в любой другой организации, отличается от распоряжения о внесении изменений в старое ШР только формулировками. Если вводится новая штатка, то следует уточнить, что старая утрачивает силу с определенной даты. Если меняются только некоторые части ШР, указывают, что изменится, затем вносят новые сведения о структуре, штате работников, их заработной плате.

Подготовили несколько примеров, как выглядят приказы об утверждении ШР и внесении изменений в него.

Пример распоряжения об утверждении нового ШР:

Вариант распоряжения при введении новой должности:

Пример при изменении окладов:

Часто задаваемые вопросы по утверждению нового штатного расписания или изменений в него