Оформляем образец сопроводительного письма к договору

Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.

Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.

Форма документа

Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2020 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Итак, для того чтобы инструкции, которые вы прилагаете к контракту, имели юридическую силу, необходимо указать следующие сведения:

• реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
• дату составления и исходящий номер;
• сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
• цель отправления и инструкции;
• перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
• подпись с расшифровкой руководителя;
• контакты ответственного лица (исполнителя).

Основная часть должна содержать:

• вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;
• устойчивые словосочетания: «Направляем Вам...», «Высылаем в Ваш адрес...», «Предоставляем Вам...» и т. п.

Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.

Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату).

В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад).

Поскольку речь идет о деловой переписке, то использовать нужно официальный бланк организации, заверив текст печатью (при наличии).

Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут: «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору».

По теме: как прошивать договор (инструкция и схемы)

Действия получателя письма

В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

• регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
• проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
• забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
• в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.

Может пригодиться:

• образец сопроводительного письма к документам в налоговую;
• образец сопроводительного письма к акту сверки.