Как заполнить больничный лист: пошаговая инструкция

Как оформляют больничные по новым правилам

Еще в 2022 году повсеместно ввели ЭЛН — электронные листки нетрудоспособности. Новый порядок утвержден Приказом Минздрава № 1089н от 23.11.2021. Больничные на бумаге оформляют только в особых случаях (п. 1, 2 Порядка № 1089н, ч. 4 ст. 3 20-ФЗ от 17.02.2023), если:

• сведения о работнике содержат гостайну;
• работник находится под госзащитой.

То есть сейчас работодатели сами не заполняют листки нетрудоспособности: образца заполнения больничного листа по беременности и родам работодателем в 2024 году нет, поскольку это пособие полностью оплачивает СФР. А работодатели передают в Соцфонд необходимые сведения для начисления пособия.

А формируют БЛ по-прежнему врачи. Их выдают только медорганизации с лицензией на медицинскую деятельность, которая включает работы и услуги по экспертизе временной нетрудоспособности

Как работать с электронным больничным

В России повсеместно перешли на ЭЛН. Больше нет образцов заполнения больничного листа в 2024 году работодателем — большинству работников не надо получать бумажный экземпляр и отдавать его на проверку в бухгалтерию. Взаимодействие сторон по работе с ЭЛН проходит через электронные сервисы — программу СФР, ЛК страхователя или вашего оператора электронного документооборота (ПП РФ № 1567 от 16.12.2017).

Актуальная пошаговая инструкция, как оформить больничный лист в 2024 году:

Шаг 1. ЭЛН формируют в ЕИИС «Соцстрах». Чтобы принять электронный листок, достаточно получить номер ЭЛН от работника. А сотрудник вправе сообщить реквизиты по телефону или на бумаге: никаких выписок, распечаток и талонов нести в бухгалтерию не надо.

Шаг 2. В СФР проверяют подлинность ЭЛН и контролируют все дальнейшие действия. По сути, образец бухгалтеру как правильно оформить больничный лист в 2024 году, больше неактуален. Бухгалтер не проверяет содержание листка и не подтверждает его достоверность — этим занимаются сотрудники Соцфонда. Благодаря электронной форме подделать листок нетрудоспособности нельзя.

Шаг 3. Работодатель передает в ЕИИС сведения, которые понадобятся фонду для расчета и выплаты пособия. СФР сообщит вам, какие конкретно сведения ему нужны. Информацию подписывают УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 4. Работники отслеживают сведения по БЛ в личном кабинете гражданина на сайте СФР. Заходят туда по логину и паролю Госуслуг. На самом портале государственных услуг тоже дублируют информацию об открытии, продлении, закрытии ЭЛН: при необходимости, настройте оповещения. В личном кабинете Госуслуг отражают:

• номер листка;
• название медорганизации;
• ФИО врача;
• период нетрудоспособности.

Как работодателю заполнить электронный листок

В порядке № 1089н инструкции нет, поскольку страхователи больше не заполняют ЭЛН. Единственное, что обязан сделать работодатель — отправить в ЕИИС нужную информацию для СФР. Сделать это надо в течение 3 рабочих дней после закрытия электронного листка и получения запроса от СФР. Сведения надо подписать УКЭП, а вот больничный работодатель не подписывает — он его не оформляет.

Все ЭЛН формируются и хранятся в системе «Соцстрах». Электронный лист не надо распечатывать и подкладывать их копии для локального документооборота. ЭЛН имеет полную юридическую силу.

Как выглядит бумажный больничный лист

Бланк бумажного больничного утвердили Приказом Минздравсоцразвития № 347н от 26.04.2011. С тех пор он не менялся.

Больничный — это бланк строгой отчетности. Стандартизированная бумажная форма обязательно имеет водяной знак. Каждый бланк имеет уникальный порядковый номер для защиты от подделок. Он находится в верхнем правом углу, прямо под штрихкодом. Оборотная сторона бланка не предусмотрена для внесения сведений. На обороте указаны правила заполнения больничных листов работодателем, бухгалтером и врачом.

Надо знать: как проверить больничный лист на подлинность

Как заполнить бумажный больничный: общие правила

Случаи, когда заполняют больничный на бумаге, указаны в п. 1 Порядка № 1089н и в ч. 28 ст. 13 255-ФЗ от 29.12.2006. Вот как оформляют БЛ на бумаге:

1. Основную информацию о заболевании вводит лечащий врач в медучреждении.
2. Работник передает листок работодателю.
3. Бухгалтер заполняет свою часть о заработке и о величине страховых выплат.

Учитывайте следующие правила (п. 76, 86 Порядка № 1089н):

1. Одна ячейка бланка содержит только один символ — букву, цифру, знак.
2. Заполняйте, начиная с первой ячейки. Нельзя, чтобы записи выходили за пределы границ.
3. Пишите на русском языке печатными заглавными буквами.
4. Слова вносите печатными буквами от руки либо с помощью печатных устройств.
5. При внесении сведений от руки используйте только гелевые, капиллярные или перьевые ручки и только черные чернила. Вносить запись шариковой ручкой и синими чернилами нельзя.
6. Если ошибку допустил врач, то исправления не вносятся, следует выписать дубликат. На повторно заполненном бланке делается отметка «Дубликат».
7. Если ошибку допустил работодатель, то исправления вносятся по общепринятым правилам.

Прочерки в бумажном листе нетрудоспособности не ставят. Если есть незаполненные ячейки, то оставляйте их пустыми. К примеру, обычно не заполняют условия исчисления и дату начала работы.

Что заполняет медучреждение в бумажном больничном

Лечащий врач заполняет только первый раздел документа. Он указывает:

1. Тип БЛ — первичный или дубликат.
2. Название медучреждения, адрес и ОГРН.
3. Дату выдачи листка нетрудоспособности.
4. ФИО пациента, дату его рождения.
5. Название работодателя — со слов больного. Отметка о месте работы: основное или по совместительству.
6. Степень родства — если выдали листок по уходу за родственником. ФИО родственника, за которым ухаживают.
7. Период временной нетрудоспособности.
8. Должность, ФИО, подпись лечащего врача.
9. Дату, когда пациент сможет приступить к работе.

Что заполняет работодатель в бумажном больничном

Инструкция, как правильно заполнить больничный лист работодателю, если вам принесли его на бумаге.

Шаг 1. Укажите место работы

В этой графе больничного укажите полное или сокращенное наименование организации, если оно есть. Каждую букву вписывайте в отдельную ячейку. Между словами пропускайте одну клетку. Использовать для одного знака меньше одной клетки не нужно. Если пустые ячейки закончились, то продолжать заполнение строки нельзя, следует оставить название недописанным.

Шаг 2. Определите статус трудоустройства

Необходимо указать, в каком статусе специалист трудится на предприятии: совместитель или нет. Если вы — основной работодатель для этого сотрудника, то в бланке поставьте галочку в соответствующем поле.

Шаг 3. Определите регистрационный номер СФР

Его присваивают при постановке на учет в Социальный фонд России.

Шаг 4. Укажите СНИЛС и ИНН работника

Если у сотрудника нет ИНН, то не пишите номер.

Шаг 5. Предусмотрите особые условия начисления пособия

В отдельных ситуациях начисление пособия по болезни осуществляется иначе. К примеру, если сотрудник имеет инвалидность или заболел уже после увольнения. Для каждой такой ситуации чиновники определили конкретный код. Кодировки и их значения приведены на оборотной стороне бланка. Пособие по болезни исчисляется в отдельном порядке для следующих категорий больных:

• код 43 — при радиационном облучении;
• 44 — для работающих на территории Крайнего Севера;
• 45 — для граждан с инвалидностью;
• 46 — если общий стаж специалиста менее полугода;
• 47 — ЛН выдан в течение 30 дней после увольнения;
• 48 — больной нарушил режим, но по уважительной причине;
• 49 — если инвалид проболел более 4 месяцев подряд;
• 50 — инвалид проболел более 5 месяцев в году;
• 51 — для работающих неполный рабочий день.

Такие коды должны проставляться в больничном листе только при наличии этих исключительных условий. Если оснований нет, то не заполняйте эту графу.

Подробнее: коды нарушений больничного режима

Шаг 6. Проверьте наличие акта по форме Н-1

Соответствующее поле бланка больничного следует заполнить только в том случае, если работник получил травму. В такой ситуации необходимо вписать дату составления акта Н-1. Если болезнь не связана с травмой, то заполнять графу не нужно, оставьте ее пустой.

Шаг 7. Определите страховой стаж и нестраховые периоды

В сведениях о страховом стаже следует указать общий период трудовой деятельности в полных годах и месяцах. В страховой стаж следует включать все периоды, в том числе гражданскую службу и службу в органах внутренних дел.

Затем следует отдельно указать нестраховые периоды. К ним относятся периоды военной службы с 01.01.2007. Если начало службы выпало на период до 01.01.2007, то в нестраховой период включайте только время с 01.01.2007. Если сведения отсутствуют, то поле бланка не заполняется.

Подробнее: что такое нестраховые периоды в больничном листе и на что они влияют

Шаг 8. Определите период начисления пособий

Укажите даты открытия и закрытия ЛН.

Шаг 9. Рассчитайте средний заработок

Средний заработок — это сумма выплат в пользу работника за предшествующие два календарных года. В расчет следует включать не все суммы, а только те, с которых были начислены страховые взносы ВНиМ.

Подробнее: как рассчитать средний заработок для оплаты больничного листа

Шаг 10. Рассчитайте средний дневной заработок

Этот показатель в бланке является расчетным. Чтобы его вычислить, необходимо разделить средний заработок на количество дней в расчетном периоде (730 дней из расчета за два календарных года, полностью отработанных).

Шаг 11. Рассчитайте суммы пособия

В первую очередь указываем пособие, которое выплачивает работодатель: среднедневной заработок, умноженный на 3 дня. Соцпособие указывают в полном объеме, без вычета НДФЛ. Напоминаем, что работодатель платит только за первые 3 дня болезни, а остальные дни оплачивает Соцфонд.

Сумма за счет СФР рассчитывается таким способом: среднедневной заработок умножается на количество дней болезни за вычетом 3 дней, оплачиваемых нанимателем. Не обращайте внимание, что в бумажном листке написано «за счет средств Фонда социального страхования». Бланк БЛ не меняли: в СФР примут такой лист и выплатят нужную сумму из своего бюджета (п. 86 Порядка № 1089н).

В некоторых случаях пособие за счет нанимателя не платится. Это касается госпособия по беременности и родам и по производственной травме: весь объем средств выплачивает СФР.

А если соцпособие за весь период болезни оплатили только за счет страхователя — нетрудоспособность не превысила 3 дней — строку «за счет средств ФСС» не заполняйте, а в строке «ИТОГО начислено» укажите общую сумму больничного за ваш счет.

Шаг 12. Поставьте подписи ответственных лиц

Бумажный листок вправе подписать руководитель и главный бухгалтер страхователя. Если у вас нет должности главного бухгалтера, то напишите в этой строке фамилию и инициалы руководителя или того, кто ведет бухучет. Печать ставят, только если она есть и ее используют в работе.

Как исправить сведения в больничном

В порядке № 1089н исправление ошибок в ЭЛН не описано. Для бумажного листка тоже нет отдельной инструкции. Если СФР обнаружил ошибки в ваших сведениях для электронного больничного, то в течение 5 рабочих дней после закрытия ЭЛН специалист отправит извещение, где запросит исправление неточности. Страхователю надо внести исправления тоже в течение 5 рабочих дней.

Если ошиблись в бумажном листе, то аккуратно зачеркните запись и укажите верную информацию на оборотной стороне БЛ. Рядом напишите «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного и печать организации, если есть. Исправлять ошибки корректором нельзя. Если же внесли запись в строку, которую заполнять не надо, то зачеркните фразу, а на обороте БЛ укажите «Строку ________ считать незаполненной».