Как составить акт приема-передачи документов при смене директора
При смене директора необходимо передать документы: в бухгалтерию, кадры, хозяйственные договоры и пр. Чтобы ничего не потерялось и не возникло претензий в будущем, я рекомендую осуществлять передачу по акту. Расскажу, как передать документы при смене директора по акту приема-передачи.
Кто оформляет акт приема-передачи документов при смене директора
Его составляет директор, который уходит, и новый руководитель, который принимает дела. Если новый руководитель официально не вступил в должность, то документацию принимают учредители или замдиректора. В некоторых организациях предусмотрено участие юридической службы или кадрового отдела для подтверждения правильности оформления.
Это важный документ для учета передачи ответственности за управление организацией, поэтому к составлению необходимо подойти ответственно.
Советуем прочитать: как сменить директора ООО
Порядок и правила передачи документов при смене директора
Вот пошаговая инструкция по порядку сдачи документации при изменении руководителя:
Шаг 1. Подготовьтесь к передаче:
- убедитесь, что изменение руководителя официально оформлено (есть решение собрания учредителей о назначении гендиректора, приказ о назначении, подписан трудовой договор);
- составьте список документации для передачи.
Шаг 2. Подготовьте акты.
Составляют единый документ на всю документацию или отдельно по направлениям: бухгалтерия, архив, отдел кадров и пр. В нем указывают наименование всех передаваемых бумаг, их состояние.
Шаг 3. Согласуйте вручение документации.
Убедитесь, что как уходящий, так и новый руководитель (учредители) согласны с перечнем передаваемых бумаг. При разногласиях — например, если отсутствует документация, поименованная в акте, — проверьте его и скорректируйте.
Шаг 4. Передайте бумаги.
На встрече между уходящим и новым руководителем (учредителями) передайте документацию. Обсудите важные моменты, связанные с их содержанием и правилами хранения.
Шаг 5. Подпишите бумаги.
Обе стороны подписывают акт. Каждая сторона получает по экземпляру.
Соблюдайте правила передачи бумаг:
- перечень документации включает: устав компании, лицензионные разрешения, финансовые отчеты, договоры, кадровые дела, утвержденные протоколы собраний, счета, налоговые декларации и прочие важные материалы;
- обе стороны должны вести процесс открыто и честно, чтобы избежать недоразумений;
- при передаче необходимо следить за сохранностью конфиденциальной информации;
- допустима коллегиальная передача — например, руководитель совместно с главным бухгалтером и юристом. В документации указывают всех присутствующих при приеме и передаче бумаг.
Надо знать: как уведомить налоговую о смене директора ООО
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уволить руководителя (генерального директора) организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как оформить акт приема-передачи документов при смене директора
Унифицированной формы законом не утверждено, его составляют по свободному шаблону. В нем указывают:
- ФИО передающих и принимающих сторон, их должности;
- наименование и ИНН организации, по которой передают бумаги;
- дату и место передачи;
- перечень передаваемых бумаг;
- подписи сторон.
Вот стандартный шаблон, которые вправе использовать организации любой организационно-правовой формы:
|
Акт приема-передачи документов ООО «_______________» Дата составления: «__» ___________ 20__ г. Место составления: _______________ 1. Стороны акта Мы, нижеподписавшиеся: Передающая сторона: Директор: ________________ (ФИО) Организация: ________________ (название организации) Принимающая сторона: Директор/учредители : ________________ (ФИО) Организация: ________________ (название организации) 2. Предмет передачи В настоящем акте фиксируется передача следующих документов:
3. Состояние передаваемых документов Все передаваемые документы находятся в надлежащем состоянии, и у обеих сторон есть к ним доступ. 4. Подписи сторон Передающая сторона: _______________________ (подпись) (ФИО, должность) Принимающая сторона: _______________________ (подпись) (ФИО, должность) 5. Примечания (при необходимости) (дополнительные замечания или условия, если они имеются) |
Образец заполнения:
Может пригодиться:
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Кто оформляет акт приема-передачи документов при смене директора?
Его составляет уходящий руководитель, а подписывают оба – уходящий и принимающий. Если принимающий еще не вступил в должность, то документацию принимают учредители.
-
Какие бумаги указать в акте?
Учредительные, корпоративные, разрешительные, бухгалтерские, кадровые и договоры по хозяйственной деятельности.
-
По какой форме составляют акт приема-передачи документации при смене директора?
Универсальная форма не утверждена, его составляют свободно. В нем указывают ФИО сторон, наименование организации, перечень передаваемых бумаг.
-
Кто подписывает документацию приема-передачи при смене директора?
Передающая и принимающая стороны. Если передача осуществлялась коллегиально (например, с участием главных бухгалтеров), то присутствующих включают в перечень принимающих и передающих.