Как составить акт приема-передачи документов при смене директора

При смене директора необходимо передать документы: в бухгалтерию, кадры, хозяйственные договоры и пр. Чтобы ничего не потерялось и не возникло претензий в будущем, я рекомендую осуществлять передачу по акту. Расскажу, как передать документы при смене директора по акту приема-передачи.

Содержание

Кто оформляет акт приема-передачи документов при смене директора

Его составляет директор, который уходит, и новый руководитель, который принимает дела. Если новый руководитель официально не вступил в должность, то документацию принимают учредители или замдиректора. В некоторых организациях предусмотрено участие юридической службы или кадрового отдела для подтверждения правильности оформления.

Это важный документ для учета передачи ответственности за управление организацией, поэтому к составлению необходимо подойти ответственно.

Советуем прочитать: как сменить директора ООО

Порядок и правила передачи документов при смене директора

Вот пошаговая инструкция по порядку сдачи документации при изменении руководителя:

Шаг 1. Подготовьтесь к передаче:

  • убедитесь, что изменение руководителя официально оформлено (есть решение собрания учредителей о назначении гендиректора, приказ о назначении, подписан трудовой договор);
  • составьте список документации для передачи.

Шаг 2. Подготовьте акты.

Составляют единый документ на всю документацию или отдельно по направлениям: бухгалтерия, архив, отдел кадров и пр. В нем указывают наименование всех передаваемых бумаг, их состояние.

Шаг 3. Согласуйте вручение документации.

Убедитесь, что как уходящий, так и новый руководитель (учредители) согласны с перечнем передаваемых бумаг. При разногласиях — например, если отсутствует документация, поименованная в акте, — проверьте его и скорректируйте.

Шаг 4. Передайте бумаги.

На встрече между уходящим и новым руководителем (учредителями) передайте документацию. Обсудите важные моменты, связанные с их содержанием и правилами хранения.

Шаг 5. Подпишите бумаги.

Обе стороны подписывают акт. Каждая сторона получает по экземпляру.

Соблюдайте правила передачи бумаг:

  • перечень документации включает: устав компании, лицензионные разрешения, финансовые отчеты, договоры, кадровые дела, утвержденные протоколы собраний, счета, налоговые декларации и прочие важные материалы;
  • обе стороны должны вести процесс открыто и честно, чтобы избежать недоразумений;
  • при передаче необходимо следить за сохранностью конфиденциальной информации;
  • допустима коллегиальная передача — например, руководитель совместно с главным бухгалтером и юристом. В документации указывают всех присутствующих при приеме и передаче бумаг.
Надо знать: как уведомить налоговую о смене директора ООО

Как оформить акт приема-передачи документов при смене директора

Унифицированной формы законом не утверждено, его составляют по свободному шаблону. В нем указывают:

  • ФИО передающих и принимающих сторон, их должности;
  • наименование и ИНН организации, по которой передают бумаги;
  • дату и место передачи;
  • перечень передаваемых бумаг;
  • подписи сторон.
ВАЖНО!
Единичные бумаги (например, учредительные документы и лицензии) необходимо поименовать отдельно. Массовые (например, ведомости на выплату зарплаты, хозяйственные договоры и пр.) допустимо передавать папками без индивидуального упоминания.

Вот стандартный шаблон, которые вправе использовать организации любой организационно-правовой формы:

Акт приема-передачи документов ООО «_______________»

Дата составления: «__» ___________ 20__ г.

Место составления: _______________

1. Стороны акта

Мы, нижеподписавшиеся:

Передающая сторона:

Директор: ________________ (ФИО)

Организация: ________________ (название организации)

Принимающая сторона:

Директор/учредители : ________________ (ФИО)

Организация: ________________ (название организации)

2. Предмет передачи

В настоящем акте фиксируется передача следующих документов:

  1. Устав организации (дата, номер).
  2. Лицензии и разрешения (при наличии).
  3. Бухгалтерская документация (финансовые отчеты за последние 3 года).
  4. Договоры с контрагентами (перечень).
  5. Протоколы собраний (перечень, даты).
  6. Кадровая документация (трудовые договоры, личные дела сотрудников).
  7. Налоговые документы (декларации, документы о налоговых проверках).
  8. (добавьте другие релевантные документы по мере необходимости).

3. Состояние передаваемых документов

Все передаваемые документы находятся в надлежащем состоянии, и у обеих сторон есть к ним доступ.

4. Подписи сторон

Передающая сторона:

_______________________ (подпись)

(ФИО, должность)

Принимающая сторона:

_______________________ (подпись)

(ФИО, должность)

5. Примечания (при необходимости)

(дополнительные замечания или условия, если они имеются)

Образец заполнения:

Может пригодиться:

Часто задаваемые вопросы по теме

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.