Кого включать в график отпусков: позиция по декретницам и другим отсутствующим сотрудникам

Вопрос, который возникает ежегодно, когда приходит время составлять график отпусков: включать или не включать в график тех, кто в декрете или продолжительно отсутствуют по другим причинам?

Моя позиция — да, включать всех, с кем есть трудовые отношения на дату утверждения графика.

Ст. 123 ТК РФ не дает нам списка категорий работников, в отношение которых можно не утверждать график следующего года, поэтому легальных оснований кого-то не включать в график просто нет.

Исключение — работники, с кем трудовой договор приостановлен, так как в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ в этот период осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством, приостанавливается.

Тем не менее, регулярно высказываются мнения, что тех же декретниц в график включать не надо — в том числе и Роструд на портале онлайнинспекция.рф.

По каким признакам выделяют именно декретниц, не понятно. Ведь есть и другие категории, кто не сможет воспользоваться отпуском в следующем году — попавшие по сокращение или уже находящиеся в отпусках с последующим увольнением.

И об этих категориях Роструд выпускал письма с разъяснениями, что их мы включаем: письмо от 02.04.2021 г. № ПГ/07303-6-1 говорит, что в график следует вносить всех, состоящих в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе тех, кто в ближайшей перспективе будет уволен. Письмо от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1А — о необходимости включения в график тех, кто в отпуске с последующим увольнением.

Но справедливости ради скажу, что в недавнем ответе на портале онлайнинспекция.рф Роструд, отвечая на вопрос, нужно ли включать в график работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет до 2028 года, ответил, что работодатель обязан указывать в графике отпусков всех работников (вопрос № 258103 от 03.11.2026).

С точки зрения обычной логики, чем отсутствующие на конец года отличаются от других работников в свете планов на следующий год?

Из отпуска по уходу можно в любой момент выйти. Или, наоборот, работающий сотрудник решить уволиться в начале года. Или же уйдут в декрет или попадут под сокращение до утвержденного отпускного периода те, кого вы график включили и по кому вопросов не возникло. График отпусков только планирует отпуск будущего года, но не гарантирует, что все пойдет именно так.

Например, если работник уйдет в отпуск без сохранения ЗП на полгода, то окончание его рабочего года сдвинется на эти полгода (минус 14 дн). И если за текущий рабочий год ему будет положено лишь 17, а не запланированные 28 и с этим придется что-то делать, так как предоставление отпуска «авансом» за следующий, еще не наступивший, год законодательством не предусмотрено.

Вернемся к декретницам

Если работница предположительно весь следующий год будет в отпуске по уходу за ребенком, имеет смысл запланировать ей отпуск на декабрь. Если она приступит к работе или перенесете отпуск на другие периоды или она потребует отпуск сразу (на что имеет полное право) или использует его по графику. Если к работе не приступит, сделаете отметку в графике, что отпуск не предоставлен в связи с нахождением отпуске по уходу за ребенком.

Я советую при составлении графика не придумывать себе лишних проблем. Это только план, который в силу 123-й статьи вы должны утвердить, включив весь списочный персонал.

Но у вас будет куча сотрудников, которые ему не последуют: уволенные, с длительными отпусками, имеющие право на отпуск в удобное время и решившие, что это время начнется конкретно послезавтра.

По всем, по кому есть понимание по периодам отпусков — вносите эти периоды. По кому такого понимания нет — вносите на конец года и к этому концу года ситуация уже будет более-менее понятна.

Ваша задача — утвердить график, а не предугадать на 100% жизнь всех работников на следующий год.