Приказ об ответственном за ЭЦП: пошаговая инструкция
Работа с электронной цифровой подписью требует документального оформления. Одним из необходимых документов для этого является приказ на ЭЦП сотрудников фирмы, составляемый в виде локального акта. Законодательно установленная форма отсутствует, поэтому следует уделить внимание процессу оформления.
Зачем передавать права подписи
Основным (первым) правом подписи в любой организации обладает руководитель. Но директор не всегда находится на рабочем месте и подписывает необходимую документацию. При необходимости, руководство делегирует полномочия и передает разрешение на подпись ответственным сотрудникам.
Многие организации уже давно используют электронную цифровую подпись. Более того, есть документы, требующие немедленного подписания. К таким регистрам относится и закупочная документация, которую подписывают исключительно ЭЦП. Правом электронного подписания документов госзаказа руководитель наделяет непосредственных исполнителей — главного бухгалтера (бухгалтера), контрактного управляющего, специалиста по закупкам.
Организации-заказчики используют ЭП в таких информационных системах:
- в ППО СУФД;
- в ЕИС;
- в Государственной интегрированной информационной системе по управлению общественными финансами и в программе «Электронный бюджет»;
- на официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях;
- в ИАС ФК (аналитическая система Казначейства) и др.
Заказчики формируют и подписывают в ЕИС не только закупочную документацию (извещение, проект контракта, техническое задание), но и все исполнительные регистры. Функциональные возможности Единой информационной системы позволяют создавать и визировать электронные документы о поставке и приемке товаров, работ и услуг. Заранее пропишите такое условие в госконтракте.
Подробнее:
Как это оформить
Возможность подписи от имени руководителя обычно оформляется доверенностью. Такая форма подходит для разовых операций. Законодательство не раскрывает, как сделать приказ на ответственного за сертификаты активации (криптографической) защиты информации, документ оформляется организацией с учетом особенностей локального документооборота. Доверенность действует строго ограниченный период времени.
Теперь разберемся, нужен ли приказ на ЭЦП, — не всегда. Законодательство не раскрывает, как сделать приказ на ответственного за сертификаты активации (криптографической) защиты информации, документ оформляется организацией с учетом особенностей локального документооборота. Если любые значимые действия в организации оформляются распоряжениями руководства, то передача прав подписи невозможна без составления специального приказа. Руководитель обязан официально разрешить ответственным сотрудникам подписывать ЭЦП все закупочные документы организации.
Распоряжение готовят и для наделения правом подписи, и для получения сертификата ключа ЭЦП. В первую очередь оформляют приказ о наделении правом технической возможности электронной подписи от имени руководителя организации. В первую очередь оформляют приказ об использовании ЭЦП от имени руководителя организации. Следующим готовят распорядительный документ о наделении правами подписи для Казначейства. Электронную подпись получают только в аккредитованных удостоверяющих центрах. Государственные и муниципальные заказчики обращаются за ЭЦП в территориальные отделы Федерального казначейства (ТОФК).
Для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (63-ФЗ от 06.04.2011). Квалифицированная ЭЦП означает, что зашифрованные сведения изменить нельзя. Все электронные документы подписывают только усиленной квалифицированной ЭП.
Если необходимо отозвать электронную подпись (закончился срок, изменились реквизиты, поменялся пользователь), подайте заявление через онлайн-сервис Федерального казначейства. Оформлять отдельный приказ об отзыве ЭЦП не требуется. Оформите обращение в ТОФК и укажите причину отказа от подписи. После проверки заявления казначеи отзовут ЭЦП автоматически.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, вправе ли ИП передать ЭЦП на время своего отсутствия другому лицу. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто оформляет
Распоряжение о наделении правом ЭП готовят как заказчики, так и поставщики. Распорядительный акт составляет ответственный сотрудник от имени руководителя учреждения. С целью уточнения данных сотрудников, которые наделяются правами и обязанностями при работе с ЭЦП, формируется приложение к приказу уведомления об электронной подписи, документ составляется в письменном виде. Работники, поименованные в приложении, знакомятся с приказом и делают об этом отметку. Заказчики передают приказ в ТОФК. Поставщики предоставляют акт специалистам удостоверяющего центра, в котором оформляется сертификат. Такие удостоверяющие центры находятся, в том числе, и в отделах Федерального казначейства.
Что пишут в приказе
В распоряжении необходимо подробно расписать порядок наделения ответственных лиц полномочиями на ЭП. Унифицированной формы указа нет — все примеры и образцы носят рекомендательный характер. Но есть требование об обязательной информации, которую надлежит указать в акте.
Чтобы не возникло проблем в ТОФК или УЦ при сдаче документов на получение электронной подписи, пропишите следующие сведения:
- полное и краткое (при наличии) наименование организации по уставным документам;
- основные реквизиты акта (номер, дата);
- количество лиц, наделяемых полномочиями по электронному подписанию документов, их Ф.И.О. (полностью), должности и зоны функциональной ответственности.
Если вы составляете распоряжение о передаче полномочий в случае замены основного сотрудника, укажите минимум двух ответственных работников.
Распорядительный акт на передачу полномочий по подписанию электронных документов носит название «О наделении правом подписи». В сам приказ обязательно включите фразу «Наделить правом ЭЦП сотрудников».
Образцы
Вот примерный образец приказа по ответственному за ЭЦП и наделением полномочиями отдельных лиц:
|
______________________________________________________________________ (наименование или Ф.И.О. предпринимателя, адрес, ОГРН (ОГРНИП), ИНН) Приказ о предоставлении полномочий по использованию электронной подписи г. __________ «___»________ ____ г. В силу производственной необходимости приказываю: 1. Наделить правом электронной подписи следующих сотрудников: 1.1. ___________________ - _________________________ - _______________. (должность, Ф.И.О.) (виды финансовых документов) (формат подписи) 2. Установить, что при оформлении финансовых документов применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. 3. При использовании электронной подписи все уполномоченные сотрудники обязаны руководствоваться Правилами использования усиленной квалифицированной электронной подписи. 4. Возложить персональную ответственность за сохранность сертификатов ключей электронной подписи на _______________________ (должность, Ф.И.О.); за соблюдение правил использования электронной подписи на -______________________(должность, Ф.И.О.). 5. Работники, указанные в п. 1 настоящего приказа, несут персональную ответственность за сохранность ключей электронной подписи. 6. ______________________ (должность, Ф.И.О.) ознакомить лиц, указанных в п. 1, с настоящим приказом. 7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _____________________________________ (Ф.И.О., должность) __________________________________________________ (наименование должности руководителя организации, наименование организации) ___________________ (Ф.И.О., подпись) С приказом ознакомлены: |
А так выглядит приказ о наделении правом использования ЭЦП:
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания