Пошаговая инструкция: электронное актирование в ЕИС
Для всех участников закупок обязательна электронная приемка по 44-ФЗ, с 2024 года некоторые правила изменились. Теперь заказчики и поставщики обмениваются документами в Единой информационной системе. Электронное актирование проводится по особым правилам.
Что такое электронное актирование
Электронное актирование — это приемка товаров, работ и услуг онлайн, без дублирования документов на бумаге. По правилам электронную приёмку и электронное актирование в ЕИС в 2024 году проводят при помощи специального функционала Единой информационной системы.
Сначала стороны подписывают в ЕИС госконтракт. Затем — после исполнения соглашения или отдельного его этапа — поставщик формирует в ЕИС счета-фактуры, товарные накладные, акты и другие закрывающие документы, подписывает и передает заказчику. Покупатель рассматривает и подписывает их со своей стороны. В результате заказчик и поставщик закрывают госконтракт (или отдельный этап) онлайн.
Может пригодиться: как работать со счетами-фактурами в ЕИС
В каких случаях обязательно электронное актирование
В Федеральной контрактной системе разъясняется, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ — да, электронное актирование в Единой информационной системе обязательно при исполнении контрактов, которые заключили по результатам электронных процедур (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Даже если заказчик проводил закрытые торги в электронном виде, то он обязан организовать электроприемку.
Но есть исключения — электроприемка не проводится, если:
- контракт заключен по итогам закрытых электронных процедур, а заказчиками выступают правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ);
- контракт отвечает критериям по п. 1 Особенностей, утв. постановлением Правительства РФ № 620 от 19.04.2023 № 620: документ о приемке составляют, подписывают и направляют без использования ЕИС в соответствии с условиями контракта (пп. «а» п. 2 Особенностей № 620);
- госконтракт заключили по итогам закупки, которую опубликовали в ЕИС до 01.01. 2022, но если условиями этого договора предусмотрено электроактирование, то требование все же надо соблюдать.
В Федеральной контрактной системе описаны случаи, когда обязательна электронная приемка товара в ЕИС при закупках товаров, работ и услуг у единственного поставщика:
- если проводите закупку до 5 000 000 рублей на ЭТП (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ). Торги на ЭТП — это электронные закупки, а для них обязательно электроактирование;
- если электропроцедура не состоялась, и заказчик заключает контракт с единственным поставщиком (п. 24, 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ). Такое соглашение заключают на условиях, указанных в извещении. А в каждом проекте контракта и извещении в ЕИС, которые публикуются в ЕИС, указывается требование об электроактировании — оно переносится в госконтракт с единственным поставщиком (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 44-ФЗ);
- по решению правительства или высшего исполнительного органа в регионе (ч. 2.1–2.3 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022). Но это правило действует только до 31.12.2024.
Надо знать: кто из госзаказчиков обязан применять электронное актирование
В каждый госконтракт надо включить условие об электроактировании. Пример, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС в проекте контракта:
Но есть случаи, когда документы приемки не публикуются в ЕИС:
- когда закупаются товары, работы и услуги у единственного поставщика по п. 2, 3, 4, 6, 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
- когда контракт заключен в случаях, указанных в ч. 2.1–2.3 ст. 15 46-ФЗ;
- когда заказчик работает в сфере обороны и безопасности страны (распоряжение Правительства РФ № 3095-р от 30.10.2021);
- когда при проведении закупок учитывают особенности неразмещения информации в ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).
Как проводят электронное актирование поставщики
Приведем пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС для поставщиков, подрядчиков и исполнителей госконтрактов.
Шаг 1
Поставщик формирует электронный документ о приемке в Единой информационной системе. Его надо сделать в срок, прописанный в госконтракте. В документ включают ряд обязательных сведений (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ) о:
- заказчике;
- поставщике;
- закупке (ИКЗ);
- результатах исполнения госконтракта: наименование товаров, работ, услуг, страна происхождения, количественные и стоимостные показатели.
К приемочным регистрам прикладывают документы, которые являются их неотъемлемой частью (если они есть). Но если информация в приложениях противоречит электродокументу приемки, то приоритет отдают электронным актам (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Вот видеоинструкция об особенностях работы с электронным актированием из-за разницы форматов закрывающих документов ФНС и ЕИС.
Шаг 2
Поставщик подписывает электродокумент своей электронной подписью и отправляет его заказчику. Документы подписывают только уполномоченные лица, которым назначено такое полномочие администратором организации в Единой информационной системе. Администратором обычно назначается руководитель компании.
Если не знаете, как настроить права для подписания электродокументов, то посмотрите пользовательскую инструкцию. Перейдите в раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Руководства пользователей» — «Руководство по регистрации» — «Регистрация организаций и пользователей».
Шаг 3
Если после обработки документов заказчиком нужна корректировка, то поставщик вносит все необходимые исправления. Приемочные электродокументы исправляют в ЕИС (ч. 14 ст. 93 44-ФЗ). Поставщики вносят коррективы и подписывают регистр, затем направляют его заказчику для согласования.
Приемочные регистры исправляют двумя способами (Письмо Федерального казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):
- Если ошибки несущественные, то вносят правки. Исправить несущественные условия разрешают и до, и после подписания электродокумента.
- Если ошибки значительные и меняются существенные условия контракта, то формируют корректировочный документ. То есть, если меняется стоимость или количество товара, просто исправить акт не получится. Понадобится корректировочный документ приемки: его формируют, если есть официальный документ-основание. И в таких случаях требуется дополнительное соглашение об изменении существенных условий госконтракта.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы организовать приемку по 44-ФЗ без ошибок и нарушений.
Как проводят электронное актирование заказчики
А теперь — инструкция для заказчика по электронной приемке в ЕИС, т. е. проверке и подписанию документов в Единой информационной системе.
После того как контрагент подпишет электродокумент, оператор направляет его заказчику. Файл доставят в течение одного часа с момента размещения в Единой информационной системе. Дата поступления — дата размещения в ЕИС (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Ответственный сотрудник переходит в личный кабинет для электронной приемки в ЕИС и начинает проверять электродокумент.
Рассмотреть, подписать и опубликовать акт в системе надо в срок, который прописан в контракте, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления.
Если приемкой занимается комиссия, то порядок такой (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):
- Члены комиссии подписывают электродокумент или формируют мотивированный отказ от подписания. Если в комиссии участвуют только работники заказчика, то они подписывают акты только усиленными электронными подписями. Если в комиссию привлекли сторонних специалистов, то подписание производится без ЭП.
- Заказчик подписывает приемочный электродокумент и публикует его в ЕИС. Если комиссия подписывала бумажный регистр, то его сканируют и прикладывают к публикуемому акту.
Все это надо сделать в течение 20 дней после получения электродокумента. Как только акт подпишут и опубликуют, он автоматически отправится поставщику. Дата приемки — дата размещения в ЕИС приемочного документа, который подписал заказчик (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Что делать поставщику, если заказчик отказывается принимать товар
Выделяют:
- полную приемку — когда заказчик принимает все товары, работы и услуги, которые получил от поставщика;
- частичную приемку — когда принимают только часть товара, а от другой отказываются из-за выявленных несоответствий;
- отказ от приемки — когда заказчик полностью отказывается от поставки из-за нарушения условий госконтракта.
В ч. 13 ст. 94 44-ФЗ указано, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС, — подписать акт или отказаться от подписания, разместив в системе мотивированный отказ и указав его причины (п. 4 ч. 13 ст. 94). В приемке отказывают, если выявили недостатки товаров, работ, услуг или несоответствие характеристикам и условиям, прописанным в контракте.
Допускается только мотивированный отказ (ч. 7, пп. «б» п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). К примеру, если поставили товар в меньшем количестве и в другом ассортименте (п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468 ГК РФ). Бланк отказа не унифицирован, составьте его в произвольном виде.
Заказчик оформляет отказ только в письменной форме. Его подписывают члены комиссии (если она создавалась для приемки) и руководитель заказчика. В электродокументе, который создают для мотивировочного отказа в ЕИС, отражают:
- реквизиты госконтракта;
- характеристики товаров, работ, услуг, комплектность и количество непринятой продукции, другие существенные причины для отказа;
- факт проведения экспертизы;
- наличие претензий, нарушений и недостатков при приемке;
- сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
- возможность и сроки для исправления нарушений.
Электронный отказ направляют в срок, который прописан в контракте для приемки, но не позднее 20 рабочих дней. Поставщик вправе устранить нарушения и отправить приемочный акт повторно (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Дальше стороны действуют так:
- Если исполнитель устранил все замечания, то заказчик принимает товар, работу или услугу и подписывает регистры электронного актирования.
- Если нарушения не устранены, то заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке, но только если такая возможность прописана в госконтракте (ч. 9 ст. 95 44-ФЗ).
Какие проблемы могут возникнуть при электронном актировании
Электроприемку постепенно вводили для федеральных организаций, но теперь электронная приемка и электронное актирование в ЕИС обязательны для всех. Но пользователи уже сформировали перечень основных проблем, которые возникают при работе с электродокументами. Вот они:
- не загружается личный кабинет;
- система блокирует подписание актов;
- не отображается ИНН контрагента, и в результате не заполняется нужная вкладка;
- сопроводительные документы, которые прикрепил пользователь, препятствуют подписанию акта и прохождению контроля;
- в результате контроля отражаются ошибки, которых фактически нет.
Кроме того, стали появляться сложности с добавлением ТРУ на вкладке «Товары, работы, услуги». После нажатия кнопки «Добавить» не отображается выбор позиций, которые перечислены в госконтракте. Обычно такая проблема возникает, если в информации о контракте установлен признак: «Невозможно указать сведения о количестве товара, работы, услуги».
Поскольку функция электроактирования в ЕИС появилась сравнительно недавно, не все процессы по формированию, подписанию и отправке приемочной документации отработаны на практике. Если возникли проблемы при электроактировании, то пошагово проверьте документ на корректность показателей. Если всё заполнили правильно и все сведения соответствуют условиям госконтракта, то обратитесь в техническую поддержку Единой информационной системы.
Читайте также: электронное актирование и РСКП
Электронное актирование в госзакупках: вопросы и ответы
-
С какой даты все заказчики обязаны использовать электронное актирование?
Электронное актирование обязательно для заказчиков с 1 января 2022 года. И хотя некоторые заказчики начали переходить на электроприемку и до 2022 года, большинство все же оформляет электронные документы с 01.01.2022. После этой даты разработчики доработали Единую информационную систему и подключили все необходимые функции для электроактирования.
-
Какие документы об электронной приемке можно сформировать в ЕИС?
Через электронное актирование формируют:
- счета и счета-фактуры;
- товарные накладные;
- акты сдачи-приемки, выполненных работ, оказанных услуг.
Исправления в эти закрывающие документы тоже вносят через ЕИС.
-
Какой максимальный срок установлен для проведения электронной приемки?
Обычно заказчики и поставщики оперативно закрывают электронные документы через ЕИС. На практике это занимает 1–2 рабочих дня. Но при электроприемке стороны всегда руководствуются условиями контракта. А максимальный срок такого актирования не превышает 20 рабочих дней после поступления закрывающего документа. Столько дней отводится приемочной комиссии для изучения и подписания документов в рамках электронного актирования.
После электроприемки информацию о ней и сам акт размещают в реестре контрактов (п. 13 ч. 2, ч. 5 ст. 103 44-ФЗ). В некоторых случаях сведения размещаются в реестре, но не публикуются на официальном сайте Единой информационной системы.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать руководство пользователя по электронному актированию для заказчика
Скачать руководство пользователя по электронному актированию для поставщика
Распоряжение Правительства РФ от 30.10.2021 N 3095-р
<Письмо> Казначейства России от 08.02.2022 N 14-00-05/2543
Федеральный закон от 08.03.2022 N 46-ФЗ
Постановление Правительства РФ от 19.04.2023 N 620
Статья 466 ГК РФ. Последствия нарушения условия о количестве товара
Статья 468 ГК РФ. Последствия нарушения условия об ассортименте товаров