Возмещение коммунальных расходов при применении УСН
Когда речь заходит об аренде, самое большое количество споров вызывают не сроки или штрафы, а компенсация коммунальных услуг. Я видела акты камеральных проверок, где сумма возмещения коммуналки становилась камнем преткновения. Проблема заключалась в том, что Гражданский и Налоговый кодексы смотрят на эту сумму по-разному: один признает ее неотъемлемой частью содержания имущества, другой — почти всегда трактует как налогооблагаемый доход. Расскажу, как учитывать коммунальные расходы у арендатора и арендодателя на УСН, чтобы избежать споров с налоговиками.
Что нужно знать про компенсацию коммунальных расходов по договорам аренды
Любая сделка по передаче имущества в пользование сопровождается потреблением ресурсов. Свет, вода, отопление, водоотведение, вывоз мусора — все это потребляет конкретный арендатор. Стороны выбирают один из трех вариантов расчета:
- включить фиксированную стоимость коммуналки в твердую арендную плату;
- установить переменную часть, которая рассчитывается исходя из фактического потребления, то есть по счетчикам;
- заключить отдельный договор на компенсацию затрат или агентский договор.
Узнайте, может ли арендатор заключить договор на ЖКУ с УК напрямую
Именно второй и третий варианты вызывают больше всего налоговых споров. Минфин и ФНС придерживаются единой позиции: любая сумма, полученная арендодателем в качестве компенсации расходов на оплату коммунальных услуг, учитывается в составе доходов при исчислении базы по УСН в полном объеме (письма Минфина № 03-11-11/51830 от 26.05.2025, № 03-11-06/2/44281 от 13.05.2022).
Логика чиновников довольно проста: статья 251 НК РФ содержит закрытый перечень доходов, которые не учитываются при налогообложении, и возмещения коммунальных платежей в этом перечне нет. Пп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ для упрощенцев отсылает нас к статье 251, а она, увы, такого исключения не содержит.
Таким образом, учет зависит от того, какую форму расчета согласовали стороны договора аренды.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, входит ли в состав возмещаемых расходов арендодателя чистка кондиционеров, которую проводит специализированная организация. Используйте эти инструкции бесплатно.
Компенсация в составе арендной платы
Вы указываете в договоре фиксированный платеж, в который уже включена плата за пользование помещением и ориентировочная стоимость ресурсов. С точки зрения УСН это самый простой путь: у арендодателя вся сумма является доходом от реализации услуг, у арендатора — расходом.
Фактическое потребление
Арендная плата состоит из двух частей: базовой (твердой) и дополнительной (переменной), которая рассчитывается ежемесячно на основании показаний приборов учета и тарифов ресурсоснабжающих организаций. На практике именно эту модель налоговики чаще всего пытаются переквалифицировать в объект обложения, если видят, что стороны маскируют доход.
Агентский или посреднический договор
Теоретически арендодатель может заключить с арендатором агентский договор, по которому он от своего имени, но за счет арендатора приобретает коммунальные услуги у ресурсоснабжающих организаций. В этом случае по правилам статьи 251 НК РФ доходом агента признается только агентское вознаграждение. Но практика показывает, что суды часто переквалифицируют такие отношения в обычное возмещение расходов, если агентский договор заключен между арендодателем и арендатором, а не между арендатором и ресурсоснабжающей организацией напрямую (постановление АС Центрального округа от 2023 года № Ф10-4714/2023 по делу № А54-9644/2019). В результате ИФНС доначисляет налоги и пени.
УСН при компенсации стоимости коммунальных расходов у арендатора
Арендатор получает от арендодателя счет на оплату переменной части, акт или УПД и, казалось бы, без проблем учитывает эту сумму в составе материальных расходов. Но здесь есть нюансы. На практике инспекторы нередко отказывают арендатору в признании расходов, если он представил неполный пакет подтверждающих документов. Акта выполненных работ с формулировкой «возмещение коммунальных услуг» без детальной расшифровки показаний приборов учета недостаточно. Для признания расходов при УСН «Доходы минус расходы» необходимо, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).
Минимальный комплект документов для арендатора:
- договор аренды с описанием правил расчета переменной части;
- счет/акт от арендодателя на компенсацию затрат;
- копии счетов ресурсоснабжающих организаций, выставленных арендодателю;
- копии показаний приборов учета, если помещение оборудовано отдельными счетчиками;
- копии платежных поручений об оплате.
Если помещение не оборудовано отдельными приборами учета, то порядок расчета доли арендатора должны закрепить в договоре. К примеру, пропорционально площади арендуемого помещения.
Приведу пример из практики. Арендатор заключил договор аренды офиса, где переменная часть рассчитывалась по показаниям отдельных счетчиков электроэнергии и водоснабжения. Арендодатель присылал акт и копию своего счета от энергосбытовой компании. Арендатор учитывал суммы в расходах. Через год налоговая запросила копию самого договора энергоснабжения, показания приборов и расчет доли. Поскольку арендатор хранил только акты, ему пришлось восстанавливать документы через арендодателя. В результате камеральная проверка затянулась на несколько месяцев.
УСН при компенсации стоимости коммунальных расходов у арендодателя
Для арендодателя вопрос учета компенсации — один из самых болезненных. Ошибка приведет к доначислениям, поскольку вся сумма поступившего возмещения включается в налоговую базу по УСН. Момент признания дохода — это дата поступления денежных средств от арендатора на расчетный счет, в кассу или на счет цифрового рубля (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Именно в этот день сумму возмещения надо отразить в КУДиР.
Если арендодатель применяет УСН «Доходы», то налог уплачивается со всей суммы поступившей компенсации без возможности учесть понесенные расходы на оплату коммунальных услуг ресурсоснабжающим организациям. Для таких арендодателей важно заранее рассчитать и заложить налоговую нагрузку в размер арендной платы.
Арендодатели на УСН «Доходы минус расходы» смогут учесть затраты на оплату коммунальных услуг, потребленных арендаторами, в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Условия признания расходов:
- Коммунальные услуги должны быть фактически оплачены поставщикам.
- Услуги должны быть потреблены арендатором.
- В наличии есть документальное подтверждение: договоры с ресурсоснабжающими организациями, счета-фактуры, акты оказанных услуг, показания приборов учета, платежные поручения.
С 2026 года многие упрощенцы стали плательщиками НДС. Но здесь важно разделять: арендодатель начисляет и уплачивает НДС только с суммы арендной платы как с реализации услуг. Компенсация же коммунальных расходов не является реализацией, не облагается НДС, а значит, арендодатель не выставляет на эту сумму счета-фактуры.
Если арендодатель ошибочно начислит НДС на сумму компенсации, то он:
- завысит свои налоговые обязательства;
- создаст риск для арендатора, который может попытаться применить вычет по такому счету-фактуре, что впоследствии приведет к отказу в вычете и доначислениям.
ФНС тоже придерживается этой позиции. В Письме ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@ налоговики привели два варианта: или компенсация входит в состав арендной платы и облагается НДС, или же возмещается сверх арендной платы, и тогда объекта обложения НДС не возникает.
Чтобы избежать споров с налоговой, в договоре аренды или дополнительном соглашении к нему необходимо корректно сформулировать порядок расчета переменной части. Предлагаю несколько безопасных формулировок.
Вариант для помещения с собственными счетчиками:
«Арендная плата состоит из Постоянной части (фиксированная ставка за кв. м/мес.) и Переменной части, которая определяется как стоимость потребленных Арендатором коммунальных услуг. Расчет производится на основании показаний отдельных приборов учета и тарифов ресурсоснабжающих организаций».
«Арендатор ежемесячно компенсирует Арендодателю расходы на оплату коммунальных услуг на основании Акта, в котором указываются объем потребленных ресурсов согласно показаниям приборов учета, тариф и сумма компенсации. Оплата производится в течение 5 рабочих дней с момента получения Акта».
Вариант для помещений без отдельных счетчиков:
«Переменная часть арендной платы рассчитывается пропорционально доле площади арендуемого помещения в общей площади объекта недвижимости. Расчет производится на основании общего счета ресурсоснабжающей организации и данных о распределении потребления».
Пример расчета для арендодателя на УСН «Доходы минус расходы».
Арендодатель оплатил энергосбытовой компании 120 000 рублей за электроэнергию за месяц. Счетчики арендатора показали потребление 10 000 кВт.ч при тарифе 7 руб./кВт.ч. Итого сумма компенсации составила 70 000 рублей. При наличии всех подтверждающих документов арендодатель отражает в КУДиР:
- в доходах — 70 000 рублей;
- в расходах — 70 000 рублей.
В результате налоговая база по УСН по этой операции составит 0 рублей.
Еще читайте: