Недостача: что это такое и как учитывается

Что представляет собой недостача и откуда она появляется

Если фактические и учетные сведения по остаткам материальных ценностей расходятся, это недостача. Обычно недостатки в активах обнаруживают во время инвентаризаций и ревизий. Причин таких расхождений много: это и недопоставки товаров, и естественная убыль, и хищения.

Недостача при приемке товара

Когда поставщик привез товар, покупатель проверяет поставку. Сверка фактического товара с документами — обязательный элемент приемки. Если обнаружили несоответствия или недостаток товара, проинформируйте продавца в письменном виде (п. 2 ст. 513 ГК РФ).

Естественная убыль

Если материальные ценности потеряли в массе из-за биологических, физических или химических свойств, это естественная убыль. К естественным потерям относят усушку, выветривание, таяние заморозки.

Поскольку эти потери нельзя подтвердить документами, отраслевые ведомства вводят нормы естественной убыли (ПП РФ № 814 от 12.11.2002, Приказ Минэкономразвития № 95 от 31.03.2003). Недостачу в пределах норм естественной убыли учитывают в расходах для налогообложения (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Недостача при инвентаризации

Сверку активов и обязательств проводят каждый год — перед итоговой бухгалтерской отчетностью. Есть и другие основания для инвентаризации (ч. 1 ст. 11 402-ФЗ от 06.12.2011, п. 27 положения из Приказа Минфина № 34н от 29.07.1998).

Активы инвентаризируют, чтобы сверить их фактическое наличие с бухгалтерскими данными. Если во время инвентаризации обнаружили недостачу, проверьте, нет ли ошибок в бухучете. Если есть, их надо исправить.

А вот если ошибок нет, надо подготовить документы и списать недостачу. Если недостатки превысили норму естественной убыли, спишите их в прочие расходы.

Подробнее: что делать, если выявлена недостача при инвентаризации

Кто считается материально ответственным лицом

За имущественные ценности организации отвечает материально ответственное лицо. Обычно это кассир, кладовщик, водитель, курьер, продавец в магазине. С МОЛ обязательно заключают договор о полной материальной ответственности. А вот приказ о матответственности не обязателен: достаточно соглашения с сотрудником.

Для сведения: кого можно назначить материально ответственным лицом

Как оформить недостачу

Недопоставка

Если решили не отказываться от всей партии, примите и зафиксируйте количество фактически переданного товара. Расхождения по поставке покажите в акте о выявленных расхождениях по количеству товара. Используйте унифицированные ТОРГ-2 (ТОРГ-3 — для импорта), М-7 или акт собственной разработки (Постановления ГКС № 132 от 25.12.1998, № 71а от 30.10.1997, ч. 2, 4 ст. 9 402-ФЗ).

Если собираетесь запросить неустойку за недопоставку, вместе с актом о расхождениях передайте поставщику письменную претензию. Ее составляют в произвольной форме, но обязательно указывают все требования к продавцу (ст. 466, 520, 521 ГК РФ). В претензии надо сослаться на договор и на акт о расхождениях.

Может пригодиться: как составить акт о расхождениях при приемке товара

Инвентаризация

Оформите сличительную ведомостью (п. 4.1 Методических указаний из Приказа Минфина № 49н от 13.06.1995). Используйте (Постановление ГКС № 88 от 18.08.1998, ч. 2 ст. 9 402-ФЗ):

• унифицированную ИНВ-18 — для основных средств и нематериальных активов;
• унифицированную ИНВ-19 — для товаров, материалов, запасов;
• ведомость собственной разработки.

Подробнее: как правильно составить сличительную ведомость (формы ИНВ-18 и ИНВ-19)

Другой вариант оформления недостатков — совместить ведомость с инвентаризационными описями. Заполните формы № ИНВ-15 или ИНВ-16. Тогда отдельная ведомость не понадобится.

Вот что еще надо оформить:

• ведомость учета результатов. Заполните ИНВ-26 или свою форму. Ведомость нужна, чтобы обобщить результаты по отдельной инвентаризации или нескольким проверкам, которые провели в течение года. Поскольку окончательное решение по недостаче принимает директор, ему удобнее смотреть общий документ с детализацией по расхождениям, а не пачку описей и сличительных ведомостей;
• протокол заседания инвентаризационной комиссии. Внесите предложения и пояснения по исправлению недостач;
• приказ об утверждении результатов инвентаризации. Зафиксируйте решение руководства по недостачам — исправление учетных ошибок, зачет по пересортице или окончательное списание.

Как взыскать недостачу с виновного

Есть специальная инструкция по взысканию ущерба с виновного сотрудника:

Шаг 1. Проведите служебное расследование. Установите причины и размер имущественных недостатков (ч. 1 ст. 247 ТК РФ, п. 4 Постановления пленума ВС РФ № 52 от 16.11.2006). Подтвердите или опровергните вину сотрудника: возможно, есть обстоятельства, которые исключают его матответственность. Еще в ходе расследования определите стоимость имущества по данным бухучета и его рыночную стоимость по аналогичным товарам.

Шаг 2. Издайте приказ об удержании из зарплаты. Это надо сделать в течение месяца после того, как определите размер ущерба. Распоряжение составьте в произвольной форме, укажите сумму, которую надо удержать.

Согласие работника на такое удержание получать не надо. Но если ущерб больше его среднего заработка, стороны вправе договориться о добровольном возмещении — единовременно или в рассрочку (ст. 238, ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Если договориться не удалось, работодателю придется обратиться в суд, чтобы взыскать ущерб больше среднего заработка. При ограниченной матответственности взыскивать ущерб через суд нельзя.

Шаг 3. Удержите ущерб с зарплаты. Соблюдайте лимит по удержаниям — 20% от начисленной зарплаты за минусом НДФЛ. Если у работника уже есть обязательства по исполнительным листам, сначала удерживают их, и только потом — сумму ущерба (ст. 138 ТК РФ). И все это не превышает 20%.

Шаг 4. Проведите удержание в бухучете. Уменьшите задолженность перед работником по выплате положенных сумм проводкой Дт 70 Кт 73.2.

Отражение недостачи в бухгалтерском учете

Недопоставка

Недопоставку в пределах норм естественной убыли учтите по договорной цене — без расходов на доставку и НДС. Спишите недостачу с кредита со счета расчетов в дебет счета 94 (Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000). Одновременно спишите недостающие товары с 94 счета и отнесите к затратам на заготовку и доставку или на счета отклонений в стоимости матзапасов (п. 11, 12 ФСБУ 5/2019).

Дополнительно: что такое 94 счет Плана счетов и как его использовать

Если недопоставка сверх норм естественной убыли, учитывайте ее по фактической стоимости и включите туда:

• стоимость недостающей продукции: умножьте количество недопоставки на договорную цену поставщика без НДС (для подакцизных товаров включите акцизы);
• затраты на заготовку и доставку, которые сами же и оплачиваете, но только по недостающим товарам: посчитайте процентное соотношение затрат на момент списания к общей стоимости поставки по цене поставщика.

Когда поставщик довезет нужные товары, оприходуйте и уменьшите их стоимость, затраты на заготовку и доставку и НДС, которые включили в фактическую стоимость недостачи.

Инвентаризация

Недостачи, которые появились не из-за бухгалтерских ошибок и которые нельзя зачесть излишками по пересортице, зачитывайте так:

• в пределах естественной убыли. Отразите на счетах учета производственных затрат или расходов на продажу в корреспонденции с 94 счетом;
• свыше естественной убыли или в полной сумме, если не вводили такие нормы. Спишите в прочие расходы.

Проведите эти операции в отчетном периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации (п. 16 ПБУ 10/99).

Недостающие матценности списывают по инвентаризационным описям, сличительным ведомостям и приказам руководства. Списание подтверждают актом, но составлять его не обязательно.

Подробнее: бухгалтерские проводки при недостаче при инвентаризации

Отражение недостачи в налоговом учете

Недопоставка

Учет для налога на прибыль зависит от причин недостачи:

• если возникла по естественным причинам в процессе транспортировки, хранения — включаем в материальные расходы в пределах естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ);
• если возникла по вине работника или других МОЛ — учитываем во внереализационных расходах (при соблюдении условий);
• если произошла авария, пожар, стихийное бедствие — включаем во внереализационные расходы и прикладываем подтверждающие ЧС документы (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ);
• если истек срок годности — включаем в прочие или внереализационные доходы и прикладываем документы об уничтожении или передаче организации по сбору отходов (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст.265, п. 1, 4 ст. 252 НК РФ).

Инвентаризация

Учитывают по аналогии с недопоставкой: естественные недостачи списывают в матрасходы в пределах естественной убыли, а если произошла чрезвычайная ситуация или ущерб возник по вине работника — во внереализационные расходы. Чтобы включить инвентаризационные недостачи в налоговый учет, приложите один из документов:

• письменное обязательство работника о возмещении ущерба;
• решение суда о взыскании ущерба;
• подтверждение, что виновные не установлены;
• подтверждение чрезвычайной ситуации.

В письме № 03-03-06/1/10935 от 10.02.2023 Минфин пояснил: если компания не устанавливала норматив естественной убыли, учесть потери не получится.