Как вести журнал движения товаров на складе по форме ТОРГ-18

Кто и когда ведет журнал учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18

Журнал учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18 — это первичный учетный документ, который предназначен для оперативного учета движения товаров и фиксации их остатков на складе. ТОРГ-18 утверждена Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 г. № 132. Обязательной к применению с 2013 г. не является. Используемые формы первичной документации закрепите в учетной политике. Для контроля за движением товарно-материальных ценностей (или ТМЦ) на складе можно использовать:

• ТОРГ-18;
• МХ-20;
• МХ-20а;
• самостоятельно разработанную форму с учетом обязательных реквизитов из ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о документах складского учета

Журнал учета движения товаров позволяет в любой момент получить информацию о наличии конкретной ценности, ее поступлении и остатке.

Документ ведет материально-ответственное лицо. Например, кладовщик, заведующий хозяйством, продавец или иной сотрудник. Обязанность по ведению закрепите в должностной инструкции работника.

Журнал учета движения товаров открывают на календарный год. Записи вносятся по мере совершения хозяйственных операций по факту поступления или отпуска товаров. Информация в ТОРГ-18 собирается по наименованию сорта ТМЦ. Основанием для записи является поступление ценностей или их выдача.

На каждое наименование в журнале заводится отдельная страница.

В чем разница между формами ТОРГ-18, МХ-20 и МХ-20а

ТОРГ-18 — это форма журнала, которую Госкомстат утвердил для учета торговых операций. МХ-20 и МХ-20а утверждены другим Постановлением Российского статистического агентства от 9 августа 1999 г. № 66. Постановление содержит унифицированные формы для учета ТМЦ в местах хранения. То есть, МХ-20 и МХ-20а — это первичка более широкого применения:

• МХ-20 — это отчет о движении товаров в местах хранения. Применяется организациями любых отраслей, в том числе производственными.
• МХ-20а — это отчет, который предназначен для учета движения партий товаров.

Узнайте, как вести партионный учет ТМЦ

Как правильно вести журнал учета движения товаров на складе ТОРГ-18

Журнал состоит из титульного листа (обложки) и отдельных страниц для записей движения ТМЦ. После окончания календарного года страницы журнала подсчитываются, нумеруются и сшиваются. Руководитель организации подписывает форму. Для каждого наименования ценностей при сортовом методе учета заводится отдельная страница журнала. Разберемся, как заполнить обложку и страницы ТОРГ-18.

Обложка ТОРГ-18

В верхней части обложки указывается:

• наименование организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• структурное подразделение (например, склад);
• код вида деятельности по ОКПД.

В средней части обложки указывается за какой год составлен журнал учета движения товаров. Внизу листа заполняется должность и Ф.И.О. лица, которое ответственно за ведение ТОРГ-18.

Страницы ТОРГ-18

В верхней части страницы указывается наименование ТМЦ и единицы измерения. В табличной части заполняется по графам:

• гр. 1 — дата операции;
• гр. 2 — номер документа;
• гр. 3 — сколько ТМЦ поступило;
• гр. 4 — сколько ТМЦ продано (передано и т.д.);
• гр. 5 — остаток ценностей;
• гр. 6 — примечание (например, от кого товар поступил, кому продан);
• гр. 7 — комментарий (при необходимости).

Например, ООО «PPT.ru» заведен журнал ТОРГ-18 на 2026 год. Отдельная страница выделена для учета движения бруса деревянного 4х4 см. Учет ведется в штуках. Первая запись в документе сделана об остатках товара по состоянию на 01.01.2026 г. Информация берется из ТОРГ-18 на последнюю дату 2025 года. На складе на начало года хранились 10 единиц товара. 19 января от ООО «Лес» по УПД № 56 поступило 100 шт. деревянного бруса. Кладовщик отметил поступление и указал остаток: 10 (остаток на начало года) + 100 (приход ТМЦ) = 110 шт.

20 января по УПД № 20 реализовали 20 штук товара ИП Пэпэтэшиной П.П. На остатке осталось 90 штук бруса (110–20). 21 января прошла следующая реализация в адрес ООО «Дом». Компания купила 30 штук деревянного бруса. Остаток на складе — 60 штук.

Образец заполненного журнала

Можно ли вести журнал в электронном виде

Вести журнал учета движения товаров в электронном виде можно. Из практики отмечу, что традиционный бумажный вариант подойдет для небольших организаций с малым товарооборотом. Для более крупных компаний лучше выбрать электронный формат. Используйте для ведения Excel, Google-таблицы, специализированные учетные системы. Если в компании организован электронный документооборот, то форма подписывается электронной подписью ответственного лица.

Установите правила ведения документа в электронном виде в отдельном положении. Обеспечьте сохранность данных и возможность предоставления журнала в контролирующие инстанции при необходимости.

Что грозит, если журнал не вести

Прямой ответственности за отсутствие журнала учета движения ТМЦ по форме ТОРГ-18 нет. Унифицированная форма не обязательна к применению.

Рекомендую вести ТОРГ-18 или иной аналогичный отчетный документ. Он поможет доказать достоверность данных о движении ТМЦ при проведении налоговой проверки. Часто информация из журнала используется в судебных разбирательствах.

Например, смотрите Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2025 № 10АП-15391/2025 по делу А41-4738/2025. Поставщик не смог доказать, что отгрузил товар покупателю. У него отсутствовали подписанные накладные и иные первичные документы. Апелляция оставила решение в силе и обязала поставщика вернуть около 870 тыс. рублей неотработанной предоплаты и проценты. Суд указал, что учет движения товаров на складе должен вестись. Одна из обозначенных судом форм — это ТОРГ-18. Ответчик не предоставил журнал, накладные и иные документы. Факт поставки товара поставщик доказать не смог.

Другой пример — Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.02.2024 № 09АП-80467/2023 по делу А40-101549/2023. Документ о споре налоговой и ООО. Суд поддержал инспекцию из-за того, что общество использовало технических поставщиков для создания формального документооборота. Суд указал, что при сортовом методе учета товаров складской учет должен вестись. Например, используя формы ТОРГ-18, МХ-20, МХ-20а. ООО не представило первичку о движении и хранении товаров. Факт реальности поставок от спорных контрагентов не доказан. Налоговые вычеты признаны неправомерно использованными.

Читайте также: как вести журнал выдачи ТМЦ по форме МХ-5

Журнал учета движения товаров на складе: частые вопросы