Как оформить электронный путевой лист

Что такое электронный путевой лист

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — это документ, который фиксирует информацию о времени выезда, маршруте, пройденном расстоянии, времени возвращения и других данных, необходимых для учета работы и использования грузового и легкового автомобиля. В отличие от традиционной бумажной версии, электронный путевой лист заполняется с помощью специального программного обеспечения или приложений и хранится в электронной форме, что обеспечивает более простой доступ к данным и упрощает процесс учета.

Организации оформляют ЭПЛ не только на собственный, но и арендованный транспорт без экипажа. Об этом сказано в Приказе Минтранса № 390 от 28.09.2022.

Может пригодиться: как составить договор аренды транспортного средства без экипажа

Как оформить электронный путевой лист грузового автомобиля

Для внедрения ЭДО в отношении грузового или легкового автомобилей требуется предпринять следующие шаги:

1. Выбор программного обеспечения или веб-сервиса, позволяющих вести учет работы автотранспортных средств. На рынке представлены различные решения, такие, как 1С: ЭПД, Sabytms, Такском-Транспорт, Контур-Диадок.
2. Регистрация автомобиля: перед началом использования программы по работе с путевыми листами необходимо зарегистрировать транспортное средство в системе, указав его характеристики и соответствующие данные (регистрационный номер, водителя, марку, модель и пр.).
3. Ввод данных о маршруте и задачах: в системе водитель или диспетчер вводит информацию о маршруте и поставленных задачах, включая место назначения, цель поездки, ожидаемое время начала и завершения, а также другие важные сведения.
4. Фиксация работы: в процессе использования автомобиля система фиксирует необходимые данные о работе транспорта: время начала движения, маршрут (часто с использованием GPS), пройденные километры, время прибытия в пункты назначения и возвращения на базу.
5. Отчетность: по завершении поездки система формирует отчеты на основе полученных данных. Они помогают анализировать эффективность использования автомобиля и являются основой для расчетов с водителями, клиентами и внутреннего учёта.
6. Дополнительные функции: многие программы для электронного путевого листа имеют дополнительные возможности, такие, как контроль за топливом, режимом труда и отдыха водителей, обслуживанием транспортного средства и другими аспектами работы автотранспорта.
7. Предусмотрены различные требования к документообороту для грузового и легкового автомобилей. Они не зависят от вида автомобиля, но опираются на специфику деятельности компании и учитывают требования законодательства.

Заполнение ЭПЛ в программе 1С:ЭДП включает в себя несколько этапов:

• оформление, включающее в себя сведения о составителе документа, собственнике ТС, сведения о водителе, даты составления и период использования;
• медосмотр с указанием того, кто его проводит;
• контроль техпараметров ТС, время проведения и данные лица, проводившего его;
• показатели одометра при выезде и заезде.

Основные реквизиты ЭПЛ:

• дата, номер и название документа;
• реквизиты владельца ТС;
• срок действия;
• данные водителя;
• марка и номер ТС;
• виды сообщения и перевозки;
• показания одометра при выезде и возвращении;
• отметки о медицинском и техническом контроле;
• данные и подписи ответственных лиц.

Надо знать: кто имеет право подписывать путевые листы

Образец путевого листа грузового автомобиля:

Последний этап — ЭДО между участниками.

Подробнее: как заполнить путевой лист грузового автомобиля

Как оформить электронный путевой лист легкового автомобиля

Заполнение и передача ЭПЛ легкового автомобиля не отличаются от грузового. Реквизиты понадобятся те же. Также не отличается алгоритм действий. Нужно лишь помнить, что для тех транспортных средств, которые занимаются перевозкой пассажиров, обязательным является послерейсовый медицинский осмотр.

Подробнее: как заполнить путевой лист легкового автомобиля

Часто задаваемые вопросы по теме