Алгоритм действий работодателя, когда работник меняет фамилию
Каждый кадровик сталкивался с тем, что сотрудницы выходят замуж и меняют фамилию. А иногда ее меняют по желанию человека на более благозвучную или при разводе. Разберем, что делать кадровику при смене фамилии работником: какие документы оформить и в какие уполномоченные организации об этом сообщить.
Содержание
Какие документы нужно изменить при смене фамилии работника
Кадровику потребуется внести корректировки в следующие документы:
- Трудовая книжка, если работник не отказался от ее ведения на бумажном носителе.
- Трудовой договор. Смена личных данных не требует обязательного внесения изменений в ТД, но внесение актуальных личных данных удобно обеим сторонам. Потребуется заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать новые данные работника, указав, что в остальном ТД действует без каких-либо изменений.
- Личная карточка сотрудника, если работодатель осуществляет их ведение.
- Карточка воинского учета — при смене данных военнообязанным или призывником.
Может пригодиться: какие личные документы можно переоформить в МФЦ при смене фамилии
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать отделу кадров при смене фамилии сотрудником. Используйте эти инструкции бесплатно.
Основания для внесения изменений о новой фамилии в документы
Кадровику необходимо затребовать у работника следующие документы:
- свидетельства, выданные органами загса, которыми подтверждается изменение данных. В зависимости от ситуации это: свидетельство о заключении брака или его расторжении, перемене имени;
- паспорт, в котором указаны новые данные.
ВАЖНО!
Получение от работника вышеуказанных документов я рекомендую оформить заявлением. Это позволит кадровику зафиксировать дату, когда ему стало известно о смене данных сотрудника. Бывают ситуации, когда сотрудник сообщает о том, что он сменил личные данные, и представляет подтверждающие данный факт документы, спустя продолжительное время. Из-за этого для компании могут наступить неблагоприятные последствия. К примеру, привлечение к административной ответственности за несвоевременное уведомление военкомата.
Пример заявления:
Заявление о смене фамилии в связи с вступлением в брак
Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке
Чтобы кадровику сделать запись в трудовую книжку сотрудника, необходимо действовать следующим образом:
- На титульном листе одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, а рядом впишите новую.
- На обложке книжки с ее внутренней стороны укажите документ, выданный загсом, на основании которого вносится запись о смене данных. Заверьте запись подписью кадровика руководителя или другого ответственного работника, скрепите печатью, если используете ее в деятельности компании.
- При наличии вкладыша в трудовую книжку, в него делаете запись в аналогичном порядке.
Подробнее: как внести запись о смене фамилии в трудовую книжку
Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке:
Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке
ВАЖНО!
Не делайте запись о смене фамилии, если работник изменил ее во время работы у другого работодателя. Направьте работника для внесения записи к этому работодателю. Так, в моей адвокатской практике были случаи, когда при оформлении пенсии Социальный фонд не принимал к рассмотрению стаж до 2002 г. по такой трудовой книжке. Приходилось в судебном порядке устанавливать акт ее принадлежности конкретному работнику.
Отчетность и уведомление госорганов при смене фамилии работника
О том, что сотрудник сменил фамилию, кадровику необходимо сообщить:
- В Социальный фонд. Изменение таких данных требует от сотрудника направления в СФР заявления по форме АДВ-2, которую он вправе подать сам или через работодателя. Сообщите сотруднику об этом, оформите такое заявление и отошлите его в Соцфонд. После этого СФР вносит новые данные в систему персонифицированного учета.
- Военкомат. Необходимо подать документы о том, что произошла смена данных, если фамилию сменил военнообязанный или призывник. Такое сообщение необходимо делать не позднее пяти дней с момента получения от сотрудника документов, подтверждающих соответствующие изменения.
- Банк. Уведомление банка, в котором у организации открыты счета, потребуется, если данные сменили руководитель и главный бухгалтер. В банк направляется карточка с образцами новых подписей и копия вновь выданного паспорта.
- Налоговая служба. По общему правилу налоговая получает данные о том, что у руководителя организации поменялись личные данные, по каналам межведомственного взаимодействия с МВД. Но иная ситуация будет в случае, когда руководитель является иностранным гражданином. Тогда потребуется направить уведомление о смене им фамилии в ФНС.
Подробнее: кого нужно уведомить о смене паспорта
Работник сменил фамилию: частые вопросы
-
Какие документы необходимо изменить при смене фамилии сотрудника?
Трудовую книжку, если она ведется на бумажном носителе; трудовой договор; личную карточку; карточку воинского учета — для военнообязанных и призывников.
-
На основании каких документов вносятся изменений о новых данных?
Свидетельств, выданных загсом (о заключении или расторжении барка, перемени имени), и паспорта с новыми данными.
-
Какие госорганы требуется уведомить при смене фамилии сотрудником?
Социальный фонд; военкомат — для военнообязанных и призывников; банк — если данные сменил руководитель или главбух.