Инструкция: отражаем вахтовую надбавку в персонифицированных сведениях

Какие выплаты отражаются в отчете РСВ

Отчетная форма «Расчет по страховым взносам» утверждена Приказом ФНС РФ от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. В 2024 году она скорректирована Приказом ФНС РФ от 29.09.2023 № ЕА-7-11/696@, включая порядок формирования РСВ и персонифицированных сведений к нему.

Как правило, РСВ заполняется плательщиками страховых взносов (работодателями-страхователями), производящими выплаты физическим лицам (застрахованным работникам). Возможны и иные плательщики, но их сейчас рассматривать не будем. Структура РСВ состоит из нескольких разделов, включая подразделы и приложения к ним. Для рассматриваемой ситуации обязательными являются:

• титульный лист;
• раздел 1 с обобщенными данными обязательств плательщика-страхователя по ОПС (обязательному пенсионному страхованию), по ОСС (обязательному соцстрахованию), по ОМС (обязательному медстрахованию);
• подраздел 1 раздела 1 с расчетом сумм страховых взносов на ОПС, ОСС, ОМС;
• раздел 3 с персонифицированными сведениями по каждому застрахованному лицу.

Для страхователей, осуществляющих вахтовую организацию труда, заполнение в РСВ раздела 1 (сводные данные) и раздела 3 (персонифицированные сведения) связано с проблемой: нужно ли отражать в них компенсацию за вахтовый метод работы?

Советуем прочитать: что такое вахтовый метод работы по ТК РФ

Обратимся к законодательству. Согласно ст. 302 ТК РФ всем работающим по вахтовому методу предусмотрена надбавка взамен суточных за каждый день нахождения на работе, а также за дни в дороге от точки сбора у нанимателя до рабочего места и обратно. Ее структуру можно представить следующим образом:

С 1 января 2024 года для такой компенсации введено ограничение по суммам, не подлежащим обложению НДФЛ и страховыми взносами. Размеры необлагаемых выплат установлены п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 Налогового кодекса:

• 700 руб. в день при вахтовой работе (нахождении в пути) внутри России;
• 2500 руб. в день — за границей.

Таким образом, с 2024 года сложилась ситуация, когда суммы вахтовой надбавки не облагаются страховыми взносами лишь в размере, предусмотренном п. 2 ст. 422 НК РФ, независимо от величины, установленной ЛНА (локальным нормативным актом) страхователя-работодателя.

Подробнее:

• облагается ли вахтовая надбавка НДФЛ;
• облагается ли вахтовая надбавка страховыми взносами.

При этом НК РФ не препятствует страхователям-работодателям выдавать эту надбавку своим сотрудникам в ином (повышенном) размере. Главное, чтобы при ее установлении размер выплаты был экономически обоснован с учетом иных гарантий работникам.

В целях отражения вахтовой надбавки в РСВ и персонифицированных сведениях необходимо иметь в виду одну особенность. Согласно п. 1.8 Порядка заполнения, РСВ формируется на основе данных о всех доходах, начисленных и выплаченных застрахованным лицам (работникам) за отчетный период. Поэтому при его составлении никаких исключений для рассматриваемых компенсаций (в т. ч. взамен суточных и за дни в дороге) не предусмотрено! Это требование распространяется и на сводные данные, и на персонифицированные сведения.

Как отразить вахтовую надбавку в РСВ

Правильно отразить вахтовую надбавку в РСВ и в персонифицированных сведениях помогут рекомендации Минфина РФ, которые содержатся в Письме от 24.03.2020 № 03-15-06/22936. В нем подробно изложены принципы отражения в отчетности сумм компенсаций, не облагаемых страховыми взносами.

Так, Минфин разъяснил, что в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами являются все выплаты в пользу застрахованного работника, в т. ч. и компенсационные. Но в базу для исчисления страховых взносов не включаются суммы, освобожденные от налогообложения по ст. 422 НК РФ, в нашем случае — вахтовая надбавка. Поэтому, чтобы правильно отразить надбавку в РСВ и в персонифицированных сведениях, необходимо указать ее сумму несколько раз: вначале — в общей сумме выплат (ст. 420 НК РФ), а затем в показателях строк для необлагаемых сумм (по ст. 422 НК РФ). Разница между этими данными и определит базу для обложения страховыми взносами (п. 2 ст. 421 НК РФ). Указанные требования применяются как при заполнении сводных данных (раздел 1), так и персонифицированных сведений (раздел 3).

Для иллюстрации рекомендаций Минфина покажем, как отразить суммы компенсационной надбавки за вахтовый метод работы при заполнении сводных и персонифицированных данных в обновленной форме РСВ, применяемой с 2024 года (с учетом изменений, утв. Приказом ФНС РФ от 29.09.2023 № ЕА-7-11/696@).

Так, при формировании обобщенных данных за расчетный период необходимо убедиться, что в подразделе 1 раздела 1 РСВ показатели строк 030, 040 и 050 заполнены с учетом сумм вахтовой надбавки. Если ее размер не превышает лимитов, установленных п. 2 ст. 422 НК РФ (например, надбавка установлена в размере 700 руб. за день работы), то страница 003 расчета, заполненная сведениями за январь 2024 года, может иметь такой вид:

Если вахтовая надбавка правильно учтена в подразделе 1 раздела 1, то необходимо убедиться в том, что сведения персонифицированного учета по каждому работнику также сформированы с выделением компенсации из общей суммы выплат, произведенных за отчетный период. В этом случае страница персонифицированного учета застрахованного лица в разделе 3 может выглядеть следующим образом:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Как видим, в персонифицированных сведениях по строкам графы 140 подраздела 3.2.1 указывается общая сумма выплат, начисленных застрахованному лицу за каждый месяц в соответствии с кодом его категории (в данном случае — НР). При этом база для исчисления страховых взносов уменьшается на величину вахтовой надбавки, что наглядно иллюстрируется данными персонифицированного учета по графам 150/160/170 подраздела 3.2.1 раздела 3.

В дальнейшем страховые взносы по каждому застрахованному лицу и в целом по работодателю будут рассчитаны исходя из сформированной налоговой базы для:

• целей персонифицированного учета — в строках граф 150/160/170 подраздела 3.2.1 раздела 3;
• сводных данных по страхователю-работодателю — в строке 050 подраздела 1 раздела 1.

При проверке правильности заполнения РСВ с учетом корректировки облагаемой базы на сумму вахтовой надбавки необходимо помнить, что отдельные показатели персонифицированного учета раздела 3 при их суммировании должны соответствовать общему размеру налоговой базы, указанному в разделе 1.

Полезное: как настроить вахтовую надбавку в 1С: ЗУП