Инструкция: заполняем счет-фактуру правильно

Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс

Скачать бланк счета-фактуры в word

Скачать бесплатно бланк счет-фактуры с 01.07.2021 в excel

Скачать бесплатно бланк счет-фактуры 2021 в excel (корректировочный)

Скачать образец новой формы счет-фактуры с 01.07.2021

Для чего счет-фактура бюджетникам

Бюджетные учреждения освобождены от уплаты налога на добавленную стоимость только по основной деятельности, финансируемой за счет госзадания. Если организация ведет любую предпринимательскую деятельность, возникает прямая обязанность уплачивать налог в бюджет. Документом, подтверждающим размер налоговой базы для расчета обязательств и на получение вычета, является счет-фактура.

Форму и формат счета-фактуры обновили с 01.07.2021

С 01.07.2021 вступила в силу новая редакция статьи 169 Налогового кодекса РФ, которая вводит на территории России механизм прослеживаемости товаров (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). В связи с этим плательщиков НДС обязали при реализации прослеживаемого товара составлять счета-фактуры (в том числе корректировочные) исключительно в электронной форме и включать в них:

• регистрационный номер декларации;
• номер партии прослеживаемого товара (РНПТ);
• единицы измерения;
• количество прослеживаемой продукции.

Налогоплательщиков, осуществляющих операции с прослеживаемой продукцией, обязали направлять в органы ФНС отчеты об операциях с такими товарами и документы, содержащие реквизиты прослеживаемости. Порядок оформления документов должно установить правительство РФ.

Для соответствия новым нормам НК РФ в счет-фактуру добавили новые поля:

• «Регистрационный номер декларации на продукцию или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости»;
• «Код количественной единицы измерения, используемой в целях осуществления прослеживаемости»;
• «Количество продукции, подлежащей прослеживаемости, в количественной единице измерения товара»;
• «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога в рублях».

Минфин России приказом от 05.02.2021 № 14н утвердил новый порядок выставления и получения электронных счетов-фактур с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Действующие сейчас правила утратят силу. Чиновники установили:

• обязанность операторов ЭДО проверять поступившие документы, если такое условие есть в договоре с продавцом;
• порядок действий при положительном и отрицательном результате проверки оператором ЭДО.

Новый порядок распространят на все счета-фактуры, выставленные в рамках системы прослеживаемости.

Обновленные документы начнут применять одновременно с вступлением в силу поправок в статью 169 НК РФ — с 01.07.2021.

Для чего нужен счет-фактура

По ст. 169 НК РФ, счет-фактура является основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров, работ или услуг, имущественных прав, подтверждающих суммы налога к вычету в установленном законодательством порядке.

Форма счета-фактуры унифицирована и утверждена постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Последние изменения в действующую форму бланка внесены постановлением правительства от 02.04.2021 № 534 и действуют с 01.07.2021. В нем сохранились идентификаторы.

Вот так выглядит обновленный бланк:

Составляем счет-фактуру правильно

Подробный порядок заполнения счетов-фактур представлен в ст. 169 НК РФ. Установлен перечень обязательных к заполнению реквизитов: для отгрузочного счета-фактуры — п. 5 ст. 169 НК, для счета-фактуры на аванс, когда выписывается бланк на предоплату, — п. 5.1 ст. 169 НК.

Допускаются несколько видов заполнения бланка счета-фактуры:

• полностью от руки;
• частично от руки и частично на компьютере;
• полностью печатный вариант;
• электронно (без бумажного носителя).

Счет-фактуру подписывают руководитель бюджетной организации и главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо. Для электронных форм используют усиленную квалифицированную электронную подпись уполномоченного лица.

Зашифрованные счета-фактуры смогут выставляться и приниматься только в следующих случаях:

• когда нормативными правовыми актами не установлен запрет на шифрование информации счетов-фактур в электронной форме;
• при выставлении счетов-фактур в электронной форме, не содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• когда оператору ЭДО не давалось поручения от покупателя или продавца относительно обязательной проверки электронного счета-фактуры, в том числе на соответствие утвержденному формату.

Дата и нумерация выписанной документации должны иметь строгий хронологический порядок. Сведения в графу счета-фактуры № 1а «Код вида товара» проставляются в соответствии с товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Заполняют эту графу только организации-экспортеры, которые ввозят продукцию на территорию ЕАЭС. Если вид по товарной номенклатуре определить невозможно, в графе следует поставить прочерк.

Формируется счет-фактура онлайн тоже легко. Существуют много бесплатных интернет-сервисов или специализированных бухгалтерских программ, позволяющих бланк счет-фактуры отправить файлом на почту налоговой службы.

Образец счета-фактуры с 01.07.2021

Рассмотрим, как заполнить форму, на конкретном примере: бюджетная организация «АЛЛЮР» реализует работы по ремонту конюшни. 09.07.2021 заключен договор на оказание услуг с ООО «Галоп» на 200 часов (образец заполнения счет-фактуры 2021 года в excel, но разрешено его составление и в других форматах):

Основные ошибки в составлении счета-фактуры

Все возможные неточности и ошибки в документе делятся на два вида: незначительные, которые не влияют на размер вычета по НДС, и значительные, при наличии которых налоговики не примут документ-подтверждение.

Ошибки, при которых налоговики не примут счет-фактуру:

1. Неверная информация о покупателе или продавце, не позволяющая идентифицировать субъект. Помарки не вызовут вопросов. Но если ИНН и наименование указаны неверно, например, в ИНН лишняя цифра, то такую бумагу не примут.
2. Сведения, не позволяющие определить, какая продукция реализована или приобретена. К ошибкам такого вида налоговики относятся с особым сомнением. Опечатки и сокращения допустимы. Не принимаются документы, в которых указан другой товар. Например, организация заключила договор на поставку футбольных мячей, а в счете-фактуре указала баскетбольные.
3. Невозможно определить сумму продукции или предоплаты. Часто допускают ошибки в указании валюты, в которой производятся расчеты между организациями, или определении ее кода. Арифметические ошибки в расчете стоимости тоже недопустимы.
4. Ошибки в определении ставки и суммы налога. Такие неточности возникают при неверном указании процентной ставки к конкретному виду товара. Например, продукция, облагаемая нулевой ставкой, в счете-фактуре указана под ставкой в 10%. Соответственно, и сумма НДС указана в документе неверно.

Чтобы исправить ошибки, сформируйте новый документ — корректировочный счет-фактуру.