Как правильно внести запись о сокращении в трудовую книжку
Если работодатель допустил ошибку при оформлении записи в трудовой книжке при сокращении штата или численности, работник не сможет получить положенные выплаты. А это чревато судебными разбирательствами и финансовыми потерями.
Общие требования к записям в ТК
Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н утверждены общие правила ведения ТК на бумажном носителе. В документе указано, что запись в трудовой книжке об увольнении по сокращению делают одновременно с указанием основания для расторжения договора.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как произвести увольнение работников по сокращению численности (штата). Используйте эти инструкции бесплатно.
Что касается правил заполнения, то:
- все сведения вносятся аккуратно черными, фиолетовыми или синими чернилами;
- цифры разрешено писать только арабские;
- каждое слово записывается полностью, и, к примеру, когда оформляется увольнение по сокращению штата, в трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо слова «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»;
- допускается использовать печати и штампы.
Дополнительно: как перейти на электронные трудовые книжки
Как правильно внести запись о сокращении
Отдельного порядка заполнения трудовой книжки при сокращении штата или численности сотрудников в НПА нет, поэтому специалист, который отвечает за ведение ТК, пользуется общими требованиями.
В документе он сначала фиксирует номер записи, затем дату в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. Как требует Приказ Минтруда № 320н, запись в трудовой при сокращении работника делается на основании приказа, и дата берется из него.
Пример.
Руководитель издал приказ 14 ноября о том, что сократить преподавателя верховой езды Петрова П.П. следует 15 ноября 2024 г. В ТК работника указывают дату 15.11.2024 по факту внесения записи.
В разделе, посвященном сведениям и основаниям для расторжения договора с сотрудником, указывают статью при сокращении работника в трудовой книжке — пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Внимание на формулировку: номер пункта и номер статьи даны цифрой, номер части — прописью, наименование кодекса дано полностью.
В этом же столбце сведения заверяются подписью специалиста, сделавшего их. В некоторых организациях это кадровик, в других — бухгалтер, в третьих — сам руководитель. Ответственное лицо указывает должность, Ф.И.О. и ставит подпись .
Если компания большая, и у кадровой службы имеется собственная печать, допустимо ее использовать для подтверждения сведений. Альтернатива — печать всей организации. Если такого атрибута нет, никаких дополнительных штампов не ставят. Учтите: если печать все-таки ставите, она должна быть легко читаема, а размещена таким образом, что не перекрывает ни одну из заполненных строк.
Последний раздел — для сведений о решении, на основании которого записывалась информация. Обычно это приказ с номером и датой выпуска. Вся эта информация попадает в ТК.
Подробнее:
- как внести пропущенную запись в трудовую книжку;
- как аннулировать запись в трудовой книжке.
Примеры оформления
Это образец записи в трудовую книжку о сокращении штата, оформленной по всем правилам и требованиям:
Еще один пример, но уже для ситуации, когда договор расторгается в связи с решением руководства сократить численность сотрудников (их должности):
Может пригодиться:
- как внести в трудовую книжку запись об увольнении по собственному желанию;
- как внести запись о благодарности;
- как сделать запись о повышении квалификации.