Инструкция: вносим сведения о награждении в электронную трудовую книжку
Если работодатель решил наградить работника, например, почетной грамотой или благодарственным письмом, то эти сведения он вправе внести в трудовую книжку. Но с 2020 года российские компании перешли на электронные варианты трудкнижек, и правила изменились. Разберемся, получится ли записать награждения в электронной трудовой книжке, какие конкретно сведения о поощрениях указывать и куда вносить.
Где в электронной трудовой указывать сведения о награждении
Все, что происходит с работником в процессе трудовой деятельности, записывают в трудовую книжку. Это касается и того, как внести благодарность сотруднику в электронную книжку, — все зависит от того, какие разделы включены в электронный документ о рабочей деятельности. Если говорить о бумажном варианте, то порядок, куда и как записывать основные сведения о работнике, и форма трудкнижки утверждены в Приказе Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021.
Среди обязательных сведений, которые записывают в трудовую:
- персональные данные сотрудника — Ф.И.О., дата рождения, информация о полученном образовании;
- сведения о работе — прием, перевод, увольнение со ссылкой на основание;
- информация о поощрениях с реквизитами документа, подтверждающего это.
С 2020 г. ввели цифровой аналог трудовой, и у кадровиков возник вопрос о внесении записи в электронную трудовую книжку о благодарности и награждениях: есть ли такая возможность и в какой раздел вносить эти сведения. Как выяснилось, информация в цифровой трудовой книжке, хоть и идентична бумажному варианту, но не полностью. Она представляет собой информацию о стаже и основных событиях, связанных с рабочей занятостью гражданина. Хранят эти сведения в специальной базе данных Социального фонда РФ в электронном виде.
Чтобы выяснить, отмечаются ли награды на работе в ЭТК, посмотрим на структуру электронного варианта книжки. Кроме личных сведений (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС), в нее включают (ст. 66.1 ТК РФ) следующие пункты:
- место, в котором трудится или трудился человек;
- его должность, специальность, квалификацию или вид работы, которую выполняет сотрудник;
- информацию о приемах, повышениях, переводах на другую должность, прекращениях трудовых отношений (с отметкой об основаниях);
- отметка о решении сотрудника — сохранить бумажный вариант книжки или отказаться от нее и перейти полностью только на электронный вариант.
Чтобы постоянно формировать и обновлять цифровую книжку, работодатели отправляют все эти данные в цифровом варианте по утвержденной форме ЕФС через специальный сервис в Соцфонд РФ. Информацию отправляют на всех трудящихся, а не только на тех, кто отказался от бумажной книжки в пользу электронной.
Поскольку информация о работе теперь доступна в цифровом виде, гражданин вправе узнать, как в электронной трудовой книжке посмотреть запись о грамоте, стаже или иные сведения о занятости. Обычно для этого заказывают выписку из Соцфонда РФ онлайн — через личный кабинет на сайте СФР или через единый портал Госуслуги.
Для сведения: как оформить дубликат трудовой книжки
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести электронные трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.
При необходимости есть возможность заказать выписку на бумаге. Для этого надо обратиться к работодателю (он выдаст форму СТД-Р), в территориальный орган СФР или в многофункциональный центр «Мои документы» (там выдадут форму СТД-СФР). Формы разные, но информация аналогичная. А вот раздела со сведениями о грамотах в трудовой книжке в электронном виде в выписке найти не получится. Раздел о награждениях не включен в отчет ЕФС-1 (раздел IV Постановления правления ПФР № 245п от 31.10.2022), следовательно, в ЭТК эта информация не попадает.
Как в электронной трудовой указывать сведения о награждении
Подробная процедура, как оформить данные в таблице о награждениях в бумажных бланках книжки, указана в п. 26 порядка из Приказа Минтруда РФ № 320н:
- в графе 3 посередине — название компании полностью и сокращенно;
- ниже в графе 1 — номер записи по порядку;
- в графе 2 — дата, когда наградили работника;
- в графе 3 — какой наградой и за какие заслуги наградили сотрудника;
- в графе 4 — ссылка на документ, обосновывающий награду.
Вот как выглядит раздел о награждениях в бланке трудовой книжки:
|
Сведения о награждении
|
|||||||||||||||||||||||||||
А это заполненный образец раздела о награждениях:
Среди награждений и поощрений, предусмотренных законодательством, — благодарность, грамота, премирование, почетное звание, ценный подарок (ст. 191 ТК РФ). Сведения, которые работодатель вправе вносить в трудкнижку по закону (п. 25 порядка из Приказа № 320н), — о почетных грамотах, дипломах, значках (от работодателей), государственных почетных званиях, госнаградах, в том числе от президента и правительства РФ, федеральных, региональных, местных властей, профсоюзов и др.
Что касается процедуры, как выразить благодарность работнику в электронной трудовой книжке при увольнении, она законодательством не предусмотрена. Эту информацию в ЭТК не отражают. Это связано с тем, что трудкнижка предназначена для учета стажа гражданина. А награды требуются для назначения льгот.
Но что делать, если сотрудник перешел на ЭТК, а ему надо предоставить информацию о награждениях в некоторые ведомства?
Например, иногда остро стоит вопрос, как занести награду в ЭТК, например, для получения звания ветерана труда. Если требуется уведомить работодателя или иные ведомства о получении грамот, почетных медалей и благодарственных писем, то внести эти данные непосредственно в ЭТК не получится. Придется подтвердить этот факт иными документами.
Поскольку решить вопрос, как отразить в электронной трудовой книжке награды, не получится, придется предоставить саму награду (если есть), бумажную трудкнижку (если она сохранилась) или, если ее нет, запросить у работодателя копию приказа о награждении. Поскольку награждают сотрудника после того, как издадут приказ и занесут этот факт в личную карточку сотрудника (в раздел VII).