Как индивидуальному предпринимателю нанять сотрудников

Видео-лекция об найме сотрудников для индивидуального предпринимателя

Всем привет, на связи Марат Самитов, я руководитель бухгалтерской компании "Самитов Консалтинг". Предприниматели не часто любят оформлять сотрудников, потому что знают, что надо платить налоги плюс различная бюрократия. Однако в некоторых случаях нужно обязательно оформить сотрудников, иначе выездная или камеральная налоговая проверка для вас гарантирована.

В каких случаях налоговая инспекция вас точно найдёт:

• У вас несколько кафе, например два или три, и вы работаете при этом без официально устроенных сотрудников. Ваши кассовые аппараты работают каждый день целый день. Тут не надо быть Эйнштейном, чтобы понять, что один человек в трёх местах одновременно находиться не может.
• То же самое, если у вас несколько розничных точек, где вы продаёте какие-то товары. Налоговая инспекция видит, что кассовый аппарат работает, и вы не можете находиться в разных местах. Плюс данные, которые получает налоговая инспекция из ОФД, показывают, кто там кассир. И очень часто там пишут ФИО человека, который реально стоит за кассой.
• Иногда ваши сотрудники подходят к вам и просят сделать какую-нибудь справку, чтобы получить кредит.
• Если вы работаете в какой-то трудоёмкой отрасли, например клининг, и у вас много объектов, где нужно убираться. А работает один-два человека максимум официально. Налоговая инспекция понимает, что, например, на двадцати объектах нельзя работать вдвоём-втроём. Она даже может понять, какое количество наёмных сотрудников необходимо, чтобы выполнить такой объём работ.
• Если у вас большие суммы поступлений на счёт ИП, то налоговики иногда сами делают такой вывод: если у вас выручка больше, чем 25 млн руб, например, то вряд ли один человек сможет такой объём работ выполнить. А значит, есть наёмные сотрудники, а значит, нужно платить налоги.

Какие санкции за это предусмотрены:

• Во-первых, административный штраф от 5 до 10 000 руб. Но это ерунда на самом деле.
• Основные суммы потерь — это налоги с зарплаты: 13% НДФЛ за ваш счёт плюс 30% страховых взносов. Может быть, вы МСП и выйдет чуть дешевле.
• До 40% штрафа от суммы доначисленных налогов плюс пени по ключевой ставке ЦБ (сейчас это 16% годовых). Так что сумма выйдет немаленькая.

Поэтому, чтобы не встать на грабли и не получить проблем с налоговой инспекцией, я настоятельно советую не работать с самозанятыми и не заниматься оформлением сотрудников по договорам ГПХ. Потому что договоры ГПХ особой экономии по налогам не несут, но вызывают повышенные вопросы у налоговой инспекции, у Социального фонда России. И плюс много нюансов по бумагам.

О том, как налоговая инспекция находит организации и ИП, которые работают с самозанятыми, я рассказал в этом видео. Здесь подробно останавливаться не буду.

Что нужно сделать, чтобы оформить сотрудника

1. Собрать паспортные данные, ИНН, СНИЛС, воинский учёт. Нужно посмотреть, есть ли военный билет, стоит ли человек на воинском учёте.
2. Получить документы об образовании и, возможно, справки 2-НДФЛ с прошлого места работы.
3. Получить трудовую книжку, если она у сотрудника в бумажном старом варианте. Возможно, она у него есть в электронном виде.
4. Желательно получить справки о рождении детей, если у сотрудника есть дети. Чтобы вы могли предоставлять стандартные налоговые вычеты.
5. Познакомить сотрудника с локальными трудовыми актами, подписать с ним трудовой договор.
6. Подписать приказ о приёме на работу.
7. Завести целую папку документов на данного сотрудника. На каждого сотрудника нужно собирать такой пакет документов.

Если это сотрудник, например кассир, то нужно дополнительно подписать договор о полной материальной ответственности. Чтобы если будет недостача, эту сумму полностью можно было взыскать с человека.

Если трудовая книжка в бумажном варианте, то нужно сделать запись в трудовую книжку. Потом на следующий день или в этот же день, но не позднее, нужно сдать отчёт СЗВ-ТД.

И если вы, как ИП, пока ещё не зарегистрированы в Социальном фонде России, то нужно зарегистрироваться в качестве работодателя. ИП там по умолчанию не зарегистрированы, по умолчанию там регистрируют только организации. Потому что ИП может работать один, но, как я уже объяснил, иногда по факту нужно всё-таки нанимать сотрудников.

Налоги и отчётность при наличии у ИП сотрудников

Помимо того, что с начисленной заработной платы вы должны платить НДФЛ и страховые взносы, нужно:

• Ежемесячно сдавать отчётность
• Ежеквартально сдавать отчётность
• Сдавать годовую отчётность

В общем, на самом деле достаточно много отчётов.

Плюс к этому нужно:

• Проводить специальную оценку условий труда
• Соблюдать трудовое законодательство, то есть вовремя выплачивать заработную плату. А если задержали, то выплачивать компенсации за несвоевременно выплаченную зарплату
• Следить, чтобы соблюдалась техника безопасности
• Выполнять требования по специальной оценке условий труда, трудовому законодательству, охране труда
• Оформлять больничные листы так, чтобы человек вовремя получал пособие по временной нетрудоспособности
• Вовремя сдавать отчётность, чтобы человек мог получить пособие по беременности и родам или пособие по уходу за детьми.

В общем, достаточно много нюансов, которыми обычно занимаются главные бухгалтеры.

Я у себя в бизнесе сразу же нанял главного бухгалтера и лично сам во всей этой суете не разбирался. Как я в прошлом главный бухгалтер, поэтому знаю и вам рассказываю.

Но вам лучше, если вы не работали главным бухгалтером в прошлом, если у вас нет финансового образования, делегировать это любому бухгалтеру или аутсорсинговой компании. Чтобы не занимать себе голову этим документооборотом, потому что бумаг много.

За несвоевременную сдачу любого отчёта минимальный штраф — 500 руб. И до 100 000 руб — в зависимости от количества, например, сотрудников.

Какие отчёты нужно сдавать ИП с сотрудниками

• 6-НДФЛ
• Расчёт по страховым взносам
• ЕФС-1
• СЗВ-ТД — он сдаётся в момент либо приёма нового сотрудника, либо каких-то кадровых изменений, например, когда сотрудник увольняется. И причём это делать нужно не позднее следующего дня.

В пылу работы и ведения бизнеса явно вы не будете думать о том, что нужно сдать какой-то отчёт. Скорее всего, вы его забудете сдать, потом получите штраф. Это в лучшем случае.

В худшем случае налоговая инспекция полностью заблокирует вам счёт, до тех пор пока вы не сдадите какой-нибудь 6-НДФЛ. И с точки зрения закона она будет права. Ваши деньги будут лежать на счету, какие-то поступления от покупателей туда будут приходить, а вот распоряжаться этими деньгами вы уже не сможете. Очень неприятная ситуация.

Начисление заработной платы

Обычно все бухгалтеры ведут начисление зарплаты либо в 1С (это по факту стандарт), либо сейчас в онлайн-бухгалтерии, например "Моё дело", "Точка Банк".

Но на практике скажу, что самое классное и правильное решение, каким лучше пользоваться, принимает ваш главный бухгалтер. Даже если вы хотите вести учёт в онлайн-сервисе — пожалуйста. Но главное, чтобы вы сами не занимались этим самым учётом, а делегировали эту обязанность главному бухгалтеру, чтобы он своевременно следил за сдачей отчётности.

У каждого процесса в вашей компании должно быть ответственное лицо. И за отчётность отвечает главный бухгалтер.

Поэтому, если вы не хотите заморачиваться со сдачей отчётности, напишите мне в личные сообщения либо оставьте заявку по ссылке под этим видео. Мы свяжемся с вами, посмотрим состояние вашего бухгалтерского учёта, сколько сотрудников нужно оформить, оформим всю кадровую документацию, поставим вас на учёт в Социальном фонде России в качестве работодателя. И будем сдавать ежемесячно, ежеквартально, ежегодно всю отчётность, которую требует действующее законодательство. А самое главное — подскажем, как сэкономить на налогах и снимем всю главную боль со всеми отчётами.

Если у вас остались вопросы, какие ещё налоги платить, какие ещё отчёты нужно сдавать, задавайте их в комментариях. Постараюсь на всё ответить.

Если вам понравился выпуск, ставьте лайк, подписывайтесь на канал. И обязательно перешлите это видео своему другу-предпринимателю.

Пока!

Полезные материалы от Марата Самитова:

• YouTube-канал с видео-ликбезами.
• Telegram-канал Налоги, законы и бизнес.
• Сайт Samitov consulting.