Списываем задолженность с истекшим сроком исковой давности

Кто и зачем списывает задолженность

Для правомерного отражения списанной дебиторки в составе расходов следует правильно определить дату ее образования. Оформлением списания задолженности по истечении срока исковой давности занимается бухгалтерия. Эта процедура проводится в целях:

• актуализации состояния расчетов с покупателями и другими контрагентами;
• уменьшения налогооблагаемой прибыли на сумму убытков, возникших по причине непогашенного долга.

Срок исковой давности установлен в размере 3-х лет с даты, когда обязательство признано неисполненным (п. 1 ст. 196, ст. 200 ГК РФ).

Пример. ООО «Чайка» заключило контракт с ООО «Беркут» на поставку товаров на сумму 600 000 руб. По условиям договора поставщик (ООО «Беркут») обязуется отгрузить товары в срок до 31.03.2021 или вернуть сумму в размере 600 000 руб., полученную в качестве предоплаты. По состоянию на 01.04.2021 это обязательство не было исполнено. Следовательно, срок исковой давности, после которого можно списывать задолженность, отсчитывается с 01.04.2021.

Какие долги разрешено списать

В п. 2 ст. 266 НК приводится определение безнадежного долга. Долги, нереальные ко взысканию, — это не только дебиторка с истекшим сроком исковой давности, но и долги компаний, исключенных из ЕГРЮЛ. Кроме того, предприятие вправе списывать не только долги покупателей и заказчиков, но и кредиторскую задолженность.

Например, списание задолженности по выплате дохода учредителям в связи с истечением срока исковой давности производится на основании распорядительного документа, подписанного руководителем. Наряду с этим сумма невостребованных дивидендов восстанавливается. На финансовый результат такая операция не повлияет, но увеличит чистую прибыль.

При возникновении форс-мажора допускается прерывание периода исковой давности, если такая ситуация возникла в последние полгода течения этого срока (ст. 202, 203 ГК РФ). Тогда отсчет начинается заново, но он не превышает 10 лет с даты образования долга (п. 2 ст. 196 ГК РФ).

Сотрудник бухгалтерии производит списание долга по истечении срока исковой давности после инвентаризации, которую следует проводить ежегодно. Примерный механизм этой процедуры такой:

1. Формирование оборотно-сальдовых ведомостей по счетам учета расчетов с покупателями, поставщиками и другими контрагентами.
2. Двустороннее подписание актов сверки и проверка соответствия текущей дебиторки и кредиторки датам погашения обязательств по договорам.
3. Составление акта по форме ИНВ17.
4. Определение сомнительных сумм.
5. Формирование резерва.

Таким образом, к документам, подтверждающим образование долга, относятся:

• договор поставки;
• товарная накладная, ТТН, акт выполненных работ;
• акт сверки.

Этот комплект следует представить в суд при возникновении разногласий с контрагентом. Дополнительно прикладываются копии платежных поручений или приходных кассовых ордеров, подтверждающих частичное погашение задолженности.

Как оформить списание дебиторской задолженности

Шаг 1. Приказ о проведении инвентаризации подписывается руководителем организации. После этого создается специальная комиссия, куда входят руководитель, бухгалтер и другие сотрудники, отвечающие за документооборот с контрагентами. Например, менеджер отдела продаж, на которого возложена обязанность по предоставлению актов сверки от покупателей, или специалист по контролю дебиторской задолженности.

Шаг 2. Комиссия определяет, какая задолженность относится к сомнительной. Если приказом об учетной политике предусмотрено формирование резервов по сомнительным долгам — эти суммы включаются в резерв.

Шаг 3. Оформляется акт по форме ИНВ17, который выглядит так:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Шаг 4. Бухгалтерия делает проводки по списанию дебиторской задолженности с истекшим сроком давности после получения распорядительного документа от руководителя.

Как отразить списание в бухгалтерском и налоговом учете

Бухгалтерские проводки по списанию дебиторской задолженности в связи с невозможностью взыскания различаются в зависимости от того, формировала ли компания резерв сомнительных долгов:

На забалансовом счете списанный долг учитывается в течение 5 лет. Это делается в целях идентификации списанной суммы, если дебитор исполнит обязательства по оплате полностью или частично.

Таким образом, отнесение дебиторской задолженности к сомнительной находится в компетенции инвентаризационной комиссии.

Пунктом 7 статьи 272 НК установлен порядок, как списать задолженность по истечении 3 лет в налоговом учете. Суммы, отраженные в гр. 6 акта ИНВ17, включаются в состав внереализационных расходов отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (письма Минфина от 16.02.2021 №03-03-06/2/10482, от 13.01.2020 №03-03-06/1/569). Операция оформляется бухгалтерской справкой.

Убытки от списания задолженности отражаются по стр. 302 Приложения 2 к Листу 02 декларации по налогу на прибыль. Форма декларации утверждена Приложением 1 к Приказу ФНС №ММВ-7-3/475@ от 23.09.2019 (в ред. Приказа ФНС №ЕД-7-3/655@ от 11.09.2020).

Для спецрежимов включение списанной дебиторки с истекшим сроком давности в состав расходов не предусмотрено.

Дополнительно: срок исковой давности при банкротстве